Estoque: controlando a acuracidade no armazém

Operar um armazém efetivamente não é como estocar produtos: é como gerenciar o processo. Isto é, frequentemente, desprezado e há muita confusão entre gerenciamento do estoque e controle do armazém. São, de fato, duas atividades bastante separadas, embora relacionadas. O gerenciamento do armazém é executar previsão, determinar necessidades, estabelecer alvos e planejar toda a cadeia de abastecimento. É mais amplo do que as operações do armazém. O gerenciamento do armazém é executar o controle de rastreamento, acuracidade do controle e níveis de serviço. É crucial nas operações diárias e para o desempenho da cadeia de abastecimento.

A tarefa de operar um armazém inclui alguns aspectos do gerenciamento do armazém, mas o gerenciamento do estoque não inclui os processos pelos quais um armazém é controlado. O armazém moderno é um sistema dinâmico, um sistema de controle complexo com inputs, outputs e circuitos de feedback. Exige profissionais altamente especializados para gerenciar os processos e eles exigem sistemas de informações acuradas, confiáveis e responsivas. Os requisitos, tais como, manutenção
de estoque, demonstração das capacidades do fornecedor aos clientes, lidar com sistemas e as demandas para acesso a mais informações são exemplos de algumas formas nas quais os gerentes, na cadeia de abastecimento, são desafiados com mais pressão.

A necessidade de um gerenciamento efetivo e acurado dos processos do armazém é, dessa forma, mais e mais um elemento vital na batalha contínua de permanecer competitivo. O figura 1.6 demonstra uma configuração típica de armazém. O gerenciamento do estoque está interessado no controle de estoques em toda a cadeia de abastecimento. O monitoramento e a medição do estoque ocorrem em cada ponto da cadeia de abastecimento. Dentro de armazéns e depósitos, o controle do estoque
é somente uma das muitas atividades que devem ser cuidadas como uma parte do gerenciamento de todo o processo do armazém.

O controle do estoque refere-se à manutenção do nível correto de estoque e registro de sua movimentação. Lida, principalmente, com dados históricos. O controle do processo do armazém fica no nível de execução e refere-se às atividades dentro do armazém e fazer a melhor utilização dos recursos (capital e humano). Na maioria dos casos, um sistema de gerenciamento do armazém precisa ser ligado com um sistema de controle do estoque, mas o contrário não é verdadeiro. No nível dos dispositivos, temos hardwares, os quais fornecem a interface entre o armazém físico e o software do nível de execução. A armazenagem é, principalmente, sobre o controle físico de produtos e materiais. Entretanto, um princípio fundamental da administração de materiais é que o fluxo de materiais e o fluxo de informações precisam andar de mãos dadas. O controle de processo do armazém não é simplesmente uma questão de verificação do estoque. É sobre conhecer sempre tudo que é preciso ser conhecido sobre o estoque para assegurar o gerenciamento efetivo do armazém, e o feedback confiável dos dados para gerenciamento do negócio, incluindo controle do estoque, suprimentos, processamento do pedido de vendas e faturamento. Isto significa conhecer o progresso dos produtos e materiais à medida que são processados através do armazém. Isto significa que monitoramento e medição ocorrem após a ocorrência de cada ação, dessa forma destacando erros imediatamente.

Se erros são eliminados, a idéia de uma verificação periódica de estoque ou produtos em inspeção torna-se supérflua. O que deve ser monitorado e medido para controlar o processo? Há uma série de formas nas quais as informações de estoque podem ser classificadas a fim de descrever as propriedades, condição, quantidade e localização de um produto. Mas é conveniente dividir as informações, de forma ampla, em três categorias principais, como apresentado no figura 1.7.

Informações fixas

Isto descreve aqueles aspectos de uma stock keeping unit (SKU), que não mudará ou não mudará freqüentemente. Estes aspectos incluem:

? Descrição do código do produto;
? Número de lote ou similar (se adequado);
? Tamanho e peso;
? Tipo de estocagem/movimentação (por exemplo, palete ou caixa);
? Quantidade mínima de separação;
? Prioridade de separação (por exemplo, first-in/first-out (FIFO) = primeiro que entra/primeiro que sai);
? Zona ou área do armazém preferida;
? Zona ou área de armazém secundária.

Informações variáveis

Isto descreve aqueles aspectos, que serão altamente dinâmicos e que podem mudar, freqüentemente, durante um dia de trabalho. Estes são associados com o processo do armazém e incluem:

? A identidade única de cada carga unitária em estoque (por exemplo, número de paletes);
? Local de cada carga unitária;
? Quantidade de SKUs em cada local;
? A movimentação de cada item separado;
? Condição da carga (por exemplo, disponível, quarentena, mantido pelo controle de qualidade).

Informações derivadas

Estas são as informações que podem ser determinadas pela análise das informações fixas e variáveis. Isto irá variar de organização para organização, dependendo dos requisitos gerenciais, mas, provavelmente, incluirá:

? Taxa de movimentação por SKU;
? Discrepâncias de estoque (comparadas com o registro mestre no sistema do controle de estoque);
? Utilização do espaço no estoque;
? Produtividade do operador.

Contagem de estoque

Embora as informações necessárias para gerenciamento do processo abranjam muito mais do que somente contagem de estoque, este requisito, em particular, merece alguma atenção maior somente pelo fato de que, para muitas organizações, é um processo que consome tempo e interrompe as outras tarefas. O primeiro
ponto a fazer é que, com sistemas efetivos monitorando e gerenciando o processo do armazém, a contagem de estoque periódica e formal (usualmente mensal ou anual), não é necessária. Uma vez que haja suficiente monitoramento do processo, não há necessidade de parar tudo para executar a contagem de estoque.
Existem duas opções principais para substituir a contagem periódica freqüentemente encontrada. Estas são, normalmente, referidas como contagem perpétua de estoque.

Contagem cíclica

Com este método, um número selecionado de itens são contados diariamente. A contagem pode ser por SKU, o que permite a freqüência da contagem (isto é, com qual freqüência um item é contado anualmente) a ser baseada na taxa de movimentação. Alternativamente, a contagem pode ser por local, o que é, discutivelmente, mais acurado. Os registros são mantidos para assegurar que todos os itens serão verificados, pelo menos, uma vez por ano. Todas as discrepâncias são imediatamente solucionadas e ajustes são feitos, como adequado.

Contagem de saldo residual

Este método pode ser feito para funcionar, especialmente bem, se um sistema de gerenciamento do armazém em tempo real está em funcionamento, como descrito a seguir. Sempre que um operador visita um local para executar uma separação ou guarda, ele reporta o número de itens restantes em tal local. O número
reportado é comparado com o registro mestre do estoque e, se discrepâncias são encontradas, medidas adequadas são tomadas imediatamente.
Um registro é mantido sobre os locais visitados e sistemas são mantidos para contar, em intervalos regulares (mas, pelo menos, uma vez por ano), os itens em tais locais que não foram visitados durante as operações diárias.

Há uma série de variações deste método, tal como somente reportar se o estoque for zero, somente reportar após um número determinado de visitas ao local, onde o número de visitas é uma função da taxa de movimentação do SKU em tal local. A análise dos dados pode fornecer informações que ajudam a localizar com precisão áreas fracas. Assim, se o sistema for inadequado, atenção precisa ser dada para desenvolver as informações em outras formas. A seguir encontram-se alguns parâmetros básicos de como isto poderia ser realizado.

? Tornar as responsabilidades claras – Quem é responsável pelo registro e análise dos dados para ajudar a medir a operação nos termos da movimentação de materiais.

? Impor disciplinas de procedimento. No caso extremo de um armazém totalmente automatizado, disciplinas são impostas por definição. Com sistemas de gerenciamento do armazém em tempo real, disciplinas são impostas, dando uma instrução de cada vez. Em um sistema menos que o perfeito, é fácil quebrar regras, a menos que rígidos padrões de gerenciamento sejam aplicados.

? Simplificar o papel de trabalho e concentrar-se no registro de dados é o que realmente conta. Utilize ferramentas simples de informática, tais como planilhas, para ajudar a transformar dados em informações. Isto deve visar as operações de processo de monitoramento, conquanto isto seja possível.

? Concentrar em se certificar de que haja informações sobre os movimentadores rápidos. Quando você estiver satisfeito com esta movimentação, vá para os movimentadores médios e depois para os lentos.

? Pense nas informações em termos de gerenciamento da qualidade, como um meio de gerar melhorias.

? Grave erros e inicie o trabalho para eliminar a fonte desses erros. Comece com o erro mais freqüente e trabalhe para encontrar sua causa. Mude os procedimentos, se necessário, para eliminar o erro e, então, vá para o próximo.

O controle do processo é vital para a operação de sucesso do armazém moderno.