Planejamento do armazém: uma atividade contínua

O planejamento do armazém deve ser uma atividade dinâmica, pois o armazém existe dentro de um ambiente muito dinâmico. Nada permanece igual por muito tempo num armazém. Vários fatores contribuem para este ambiente dinâmico:

– A proliferação de produtos veio para ficar. Em muitos negócios, o número de itens exclusivos que devem ser armazenados está aumentando uniformemente. O cliente está exigindo mais variedade;
– Os ciclos de vida dos produtos estão se tornando mais curtos. Conseqüentemente, o giro de códigos no armazém está aumentando;
– Os clientes estão exigindo um nível mais elevado de serviço. As filosofias just-in-time e fabricação em fluxo contínuo estão estabelecendo que os produtos certos sejam entregues nos locais apenas nos momentos certos;
– Os tradicionais limites da área de serviço estão desaparecendo. Agora estamos lidando com um mercado global;
– A tecnologia de armazenagem está avançando rapidamente. O computador chegou ao armazém para ficar.

Clientes dentro desta economia global possuem exigências significativamente diferentes que devem ser acomodadas pela rede de distribuição.
Como o ambiente dentro do qual o armazém deve funcionar muda, é lógico concluir que os recursos e procedimentos de operação do armazém devem periodicamente mudar. O planejamento do armazém deve ser um processo contínuo no qual o plano existente está constantemente sendo analisado e moldado para atender a necessidades futuras antecipadas.

Dois tipos distintos de planejamento contínuo do armazém deverão ser adotados:
1. Planejamento de contingência
2. Planejamento mestre estratégico

A figura 2.3 contrasta os dois enfoques de planejamento.

5.1. Planejamento de contingência

O planejamento de contingência é uma ferramenta defensiva utilizada para proteger contra uma previsível futura mudança nas exigências do armazém, onde o momento é extremamente difícil, se não impossível, de antecipar. Em outras palavras, um plano de contingência responde à pergunta “O que eu faço se algum
evento ou condição imprevista aparecer?” Os planos de contingência são necessárias para proteger contra o curto prazo:
– Parada do equipamento;
– Problemas de mão-de-obra;
– Oscilação de atividade;
– Interrupções no suprimento de materiais;
– Outras emergências.

O planejamento de contingência não é a administração da crise ou “apagar incêndios”, pois envolve o desenvolvimento de soluções para os problemas após estes ocorrerem. O adequado planejamento de contingência desenvolve o plano de ação para a mais completa extensão possível. Antes que o problema ocorra.

Conseqüentemente, um planejamento de contingência adequado pode reduzir significativamente o leadtime necessário para corrigir ou acomodar o evento imprevisto. Você não espera até começar um incêndio para depois instalar no armazém um sistema de sprinkler. Todavia, o sistema de sprinkler é instalado muito
antes como contingência contra um incêndio cujo momento é imprevisível. Da mesma forma, planos de contingência formais podem proteger o armazém de outras circunstâncias concebíveis com o momento imprevisível.

Para desenvolver planos de contingência para seu armazém, use o seguinte procedimento:
– Faça uma lista das “coisas ruins” concebíveis que podem acontecer para ou dentro de sua operação;
– Classifique as “coisas ruins” com os eventos de maior probabilidade de ocorrência e/ou maiores conseqüências adversas se ocorrerem no topo da lista;
– Começando pela “coisa ruim” de classificação mais alta, determine cuidadosamente, com o máximo possível de detalhes, os passos e ações adequadas que deveriam acontecer para resolver, eliminar, tratar, etc. As conseqüências para as operações do armazém da “coisa ruim” se e quando, ocorrer.
– Revisar estes passos e ações com seu pessoal-chave e aprimorá-las baseado nas informações recebidas;
– Divulgue os planos de contingência resultantes de forma impressa e explore aquelas pessoas responsáveis pela execução dos planos no momento da necessidade nos detalhes dos planos para que todos saibam exatamente quando, como e por quem o plano será executado;
– Revisar e atualizar periodicamente os planos de contingência para mantê-los atualizados com as condições existentes na operação.

5.2. Planejamento estratégico

Planejamento estratégico é uma ferramenta ofensiva projetada para proteger contra uma previsível futura mudança nas exigências do armazém cujo momento pode ser antecipado. Planejamento mestre estratégico é direcionado à previsão de futuras necessidades de armazenagem com antecedência suficiente à condição
atual para permitir suficiente lead-time para eficiente e efetivamente atender a essas necessidades.
Planos estratégicos do armazém são necessários para acomodar:
– Crescimento ou queda prevista no processamento;
– Deficiências de espaço, mão-de-obra e equipamento;
– Alterações no mix de produtos;
– Aumentos ou reduções do estoque;
– Problemas de controle do armazém.

Muitos destes “problemas” não se desenvolvem da noite para o dia. Futuros níveis de estoques e mixes de produtos normalmente podem ser previstos baseado em planos de negócio, históricos e futuros, com anos de antecedência. As previssões freqüentemente não são exatas. Não obstante, a previsão é a melhor informação
disponível que temos com relação ao futuro. Com os custos de hoje do espaço, mão-de-obra e equipamento do armazém, mais e mais tomadores de decisão estão exigindo que as futuras necessidades do armazém sejam expressas em termos quantitativos em vez de avaliações subjetivas e qualitativas das necessidades. É disto que trata o planejamento estratégico.

O planejamento de contingência e o planejamento estratégico são complementares. O planejamento estratégico sem planos de contingências efetivos sujeitarão o armazém a problemas não previstos que não aparecem numa previsão de futuras necessidades. Da mesma forma, a falta de um bom planejamento mestre estratégico sujeitará o armazém a uma contínua barragem de “incêndios” a serem tratados como planos de contingência, muitos que poderiam ser evitados por meio de um critério apropriado e planejamento estratégico. Em qualquer situação, uma abordagem de planejamento limita severamente a eficácia da outra.

5.3. Qualidades de um plano estratégico

Um plano estratégico de um armazém é um conjunto de documentos que descrevem ações a serem realizadas e quando devem ser realizadas para satisfazer as necessidades de armazenagem de um empreendimento sobre um dado horizonte de planejamento. Uma análise mais profunda desta definição revela os importantes atributos de um bom plano estratégico do armazém. Um bom plano mestre estratégico do armazém é um conjunto formal de documentos. Este não deveria consistir simplesmente de idéias, pensamentos, possibilidades, desejos, etc. os quais são casualmente registrados em algum lugar, se o forem. Um bom plano é um conjunto formal de documentos que foram criados, coletados, editados, etc., especificamente como um plano de ação estratégico. Os componentes
comuns deste conjunto de documentos inclui:
– Plano de implementação;
– Uma narrativa descritiva;
– Desenhos em escala da instalação;
– Custo econômico de suporte e informações para justificativa.

Segundo, um bom plano estratégico do armazém é voltado à ação. Onde possível, o plano deverá estabelecer ações muito específicas a serem tomadas para atender às necessidades, em vez de simplesmente declarar as ações alternativas disponíveis para atender à essas necessidades. O plano estratégico é estabelecido baseado num conjunto de premissas relativas a futuros volumes de produção, níveis de estoque, níveis de mão-de-obra, tecnologia disponível, etc. Enquanto estas premissas são claramente declaradas como parte de um plano estratégico, não deverão surgir problemas relativos a ações de implementação que comprovam serem baseadas em falsas premissas. O plano estratégico deve ser baseado no tempo, para indicar quando cada ação recomendada deveria ser implementada para atender às mudanças de necessidades de armazenagem. Normalmente, desenhos em escala da instalação deverão acompanhar cada ação recomendada para ilustrar qual será a aparência da instalação após uma dada ação ter sido implementada.

Por último, um bom plano estratégico do armazém deverá abranger um horizonte de planejamento especificado. Deverá ter um ponto de partida definido e um ponto de término definido. Normalmente, o horizonte de planejamento é dado em termos de anos. Um plano mestre de 5 anos deveria atender os anos de 2002 a 2007.

? 5.3.1. Metodologia do planejamento estratégico

A metodologia geral para desenvolvimento de um plano mestre estratégico consiste do seguinte procedimento de sete passos:

1. Documentar a operação do armazém existente;
2. Determinar e documentar as necessidades de estocagem e processamento do armazém sobre o horizonte
de planejamento especificado;
3. Identificar e documentar deficiências na operação do armazém existente;
4. Identificar e documentar planos do armazém alternativo;
5. Avaliar os planos do armazém alternativo;
6. Selecionar e especificar o plano recomendado;
7. Atualizar o plano mestre do armazém.

O primeiro passo envolve a obtenção ou desenvolvimento de desenhos em escala das instalações existentes do armazém e verificação da sua acuracidade. A acurácia do existente nunca deveria ser assumida. Sempre deveria ser fisicamente verificada no piso do armazém. O equipamento existente no armazém deverá ser identificado e documentado. O complemento de mão-deobra de cada área do armazém deverá ser determinado e as responsabilidades gerais de cada pessoa documentadas. Os procedimentos de operação padrão existentes deverão ser estudados e comparados com o que realmente acontece no chão-de-fábrica. Este primeiro passo do processo de planejamento mestre estabelece uma referência cujas recomendações de melhoria podem ser comparadas.

O passo dois envolve a definição dos materiais a serem estocados no armazém e o volume antecipado durante o horizonte de planejamento. Os itens a serem estocados no armazém deverão ser classificados em categorias de acordo com as características de movimentação e estocagem de materiais.
Previsões ou programas de produção deverão ser usados para prever os volumes de estocagem e índices de giro de cada categoria de material sobre um horizonte de planejamento especificado. Idealmente, estes volumes seriam declarados em termos das cargas unitárias nas quais os materiais seriam estocados e movimentados.

O terceiro passo envolve a identificação das áreas de melhoria em potencial na operação existente no armazém. O potencial de melhoria pode existir porque a operação não possui capacidade suficiente para conduzir futuras necessidades ou porque instalações, métodos, equipamentos e/ou forças de trabalho
existentes não são as mais eficientes ou efetivas disponíveis. O passo quatro trata da identificação de planos alternativos de instalação, equipamento, procedimento e/ ou pessoal que eliminarão ou minimizarão as deficiências identificadas na operação existente do armazém.

A partir destes planos de ação alternativos virão os planos de ação programados especificados, a serem recomendados para atender às necessidades do armazém sobre um dado horizonte de planejamento. O quinto passo do processo de planejamento envolve a realização de uma avaliação tanto econômica quanto qualitativa dos planos de ação alternativos. A avaliação econômica deverá consistir de uma avaliação tempo-valor-do-dinheiro do custo total do ciclo de vida dos planos de ação alternativos. A avaliação qualitativa das alternativas requer que estas sejam subjetivamente comparadas sobre atributos como segurança do pessoal, flexibilidade, facilidade de implementação, manutenção, danos em potencial ao produto, etc.
O passo seis envolve a seleção dos melhores planos de ação alternativos envolvidos com avaliações econômicas e qualitativas e especificação do plano estratégico do armazém recomendado. O plano documentará as necessidades de espaço, equipamento, pessoal e procedimento de operação padrão do armazém num dado horizonte de planejamento. Além disso, deverão ser incluídos desenhos em escala da instalação mostrando o layout do armazém recomendado para todas as previsões recomendadas pelo plano de ação.

Os primeiros seis passos deste procedimento resultarão num plano estratégico do armazém. O processo de planejamento estratégico não será completo. Na verdade, nunca estará completo, já que o planejamento estratégico é uma atividade contínua. O sétimo passo no processo trata as atualização do plano. Por sua natureza, um plano estratégico é impreciso. Já que é baseado, em grande parte, em previsões do futuro, o plano mestre estratégico do armazém exigirá atualização conforme informações melhores relativas ao futuro são obtidas. Conseqüentemente, nunca deveria ser utilizada como uma ferramenta exata, mas apenas como uma valiosa diretriz para o planejamento das futuras operações do armazém.

O objetivo do planejamento contínuo do armazém é tornar sua operação capaz no futuro e propiciar um grau de eficiência e eficácia no trato com a mudança. O planejamento estratégico e o planejamento de contingência são ferramentas que permitem ao armazém tenha sucesso em vista das mudanças que podemos prever, bem como aquelas que são imprevisíveis. Um gerente de armazém sábio estará armado com ambas.