Projeto da Expedição

Porque a expedição é uma atividade muito importante dentro dos armazéns?
A expedição é, no processo de armazenagem, a última atividade a ser realizada dentro de um armazém, portanto devemos assegurar o seu sucesso operacional para que todas as atividades anteriores, desenvolvidas com eficiência, não sejam perdidas por um inadequado processo de expedição.
Se a função principal da armazenagem está relacionada diretamente com a prestação de serviços, pois a mesma não agrega valor ao produto, então conclui-se que a expedição é a consolidação deste serviço no armazém.
Desta forma, um adequado projeto do processo de expedição é uma das condições básicas para um adequado serviço aos clientes.

Expedição e suas inter-relações

A expedição atualmente se inter-relaciona com praticamente todos os processos operacionais de um armazém, bem como assegura alguns aspectos de produtividade operacional na distribuição física até o cliente final.
Além destes aspectos, a expedição sofre influência direta de inúmeras situações inesperadas ( “Murphys”) que afetam diretamente a sua eficiência.

Como exemplo, podem ser relacionadas algumas situações:

– Atrasos de transportadoras, provocando bloqueio da área de expedição com o material separado;

– Atrasos na emissão da lista de separação, provocando sobrecarga de trabalhos operacionais que acaba tendo de ser administrada com horas extras;

– Quebra na sincronia entre os processos de recebimento e expedição (“cross-docking”), transformando a área de expedição em área de estocagem, dificultando parcialmente a atividade de expedição;

– Utilização da área de expedição como área de estocagem, em função de uma sobrecarga de estoque, bloqueando parcialmente a atividade de expedição;

– Falta ou quebra de recursos operacionais para carregamento (equipamentos e pessoal operacional), aumentando significativamente o tempo de permanência dos veículos de transporte;

– Criação de procedimentos complexos de conferência, diminuindo a velocidade do fluxo na expedição;

– Picos de demanda (ex.: fechamentos de mês) não planejados adequadamente em relação à capacidade do processo de expedição, entre outros.

Como projetar a expedição de um armazém?

Quando do projeto de um sistema de expedição para um armazém, devemos considerar alguns fatores básicos que podem ser classificados nos principais grupos a seguir:

– Estratégias de distribuição física que a expedição irá atender;

– Operações de conferência e controle que serão adotadas;

– Sistemas e equipamentos operacionais que serão utilizados para receber, estocar e separar;

– Intensidades de fluxos e sazonalidades;

– Tecnologia de informação e identificação a ser utilizada;

– Restrições de espaço.

Estes fatores se desdobram em uma série de outros que devemos considerar no projeto do sistema de expedição. Porém, o que observamos com certa freqüência é que muitas empresas entendem que a expedição deve ser apenas uma área livre para carregamento de materiais. Isto gera uma série de implicações negativas que são detectadas apenas no momento da operação, que pode ser até tarde demais ou antieconômico para correções.

Estratégias de distribuição física

As estratégias de distribuição física adotadas pela organização, para ser competitiva, provocam uma série de necessidades, e o projeto do armazém deve considerar e analisar o seu impacto operacional adequadamente.

Algumas questões que podem interferir na atividade de expedição e que derivam das estratégias de distribuição física são:

– A distribuição de itens fracionados é feita no armazém ou esta atividade é desenvolvida por uma transportadora ou operador logístico?

– Nossos principais clientes são distribuidores e atacadistas ou atendemos diretamente o varejo?

– Nossos principais clientes possuem ou não infra-estrutura para recebimento de cargas paletizadas?

– Temos frota própria ou o transporte é terceirizado?

– Temos uma distribuição por meio de um armazém centralizado ou descentralizado?

– Podemos desenvolver um sistema integrado e exclusivo de transporte com nossos clientes?

– O tempo de atendimento que o mercado exige é atendido pelo nosso armazém no curto, médio ou longo prazo?

– Podemos incorporar em nosso armazém algumas atividades de customização de produtos aos nossos clientes (ex.: embalagens diferenciadas, etiquetas, etc.)?

– Podemos otimizar os roteiros de entrega por meio de um planejamento mais adequado (ex.: roteirizadores)?

– Quais são as tendências de nossa distribuição física?

Portanto, estas e outras questões relacionadas à estratégia de distribuição física ajudam na determinação do melhor sistema de expedição.

Operações de conferência e controle

A área de expedição, para muitas empresas, é um local excelente para a descoberta de erros cometidos pelos separadores de pedidos. Porém, devemos entender que todas as atividades de conferência e controle, incluindo emissões de documentos, que puderem ser desenvolvidas antes do material chegar a esta área possibilitarão um processo de expedição mais ágil e rápido.

Os critérios de conferência e controle usados nas empresas brasileiras são os mais variados, portanto devemos simplificar ao máximo tal atividade, pois a mesma somente acrescenta custos ao nosso processo.

Sistemas e equipamentos operacionais

Os sistemas e equipamentos operacionais que serão utilizados para receber, estocar e separar, também deverão interferir na expedição, pois eles deverão ser aqueles que farão a movimentação dos materiais do estoque ou recebimento para a expedição.

Além disso, atualmente, inúmeros equipamentos apóiam o processo de expedição e possibilitam diferentes tempos operacionais de carga.

Desta forma, é possível visualizar na tabela de equipamentos operacionais a seguir aqueles utilizados na expedição que possibilitam oportunidades que devem ser avaliadas caso a caso.

Além destes sistemas, existem diversos outros que devem ser pesquisados e considerados no projeto de um armazém.

Intensidades de fluxos e sazonalidades

As intensidades de fluxo de materiais que são analisadas quanto a paletes/dia, caixas/hora, etc., bem como as suas sazonalidades (ex.: concentração de carregamento no final de mês), também afetam a determinação do melhor sistema de expedição.

Devemos tomar cuidado no dimensionamento do sistema de expedição para atender às situações de pico ocasionadas pela sazonalidade, pois o mesmo poderá gerar um investimento significativo que ficará sem utilidade nos períodos de baixa. Portanto, se o projeto está sendo direcionado para uma solução automatizada, avalie cuidadosamente se não é mais viável sistemas mistos, considerando o automatizado para a alta intensidade de fluxo regular e um sistema mais simples para atender às variações da demanda.

O projeto do armazém deve considerar também que, muitas vezes, uma grande intensidade de fluxo não significa necessariamente um maior número de docas ou áreas para carregamento (lembre-se que os tempos de carregamento podem ser alterados drasticamente: por exemplo, pode-se detectar nas empresas brasileiras tempos que variam de 3 a 4 horas até o mínimo de 2 minutos para uma mesma carreta).

Restrições de espaço

As restrições de espaço são importantes de serem avaliadas, pois as alternativas de sistemas de expedição afetam mais do que somente a área interna do armazém, ou seja, dependendo do processo adotado, deveremos planejar também o tráfego externo ao armazém.

Desta forma, o projeto da expedição deve considerar uma análise integrada de necessidades de áreas que considere as seguintes:

– Área de pedidos prontos para carregar (interna ao armazém);

– Área de conferência de pedidos e consolidação de carga (interna ao armazém);

– Área para circulação de equipamentos e movimentação de cargas (interna ao armazém);

– Área para carregamento dos veículos de transporte (interna ou externa ao armazém);

– Área para estacionamento (pátio) dos veículos de transporte (externa ao armazém);

– Área para circulação (ruas e pátios de manobra) de veículos de transporte (externa ao armazém);

– Áreas para controle de acesso (portaria(s)) de veículos no armazém (externa ao armazém).

Portanto, quando estamos dimensionando tais áreas devemos fazer uma análise de investimentos para verificar se não compensa um investimento na automação da expedição (equipamentos que propiciam agilidade e rapidez no carregamento), pois poderíamos eliminar uma grande necessidade de áreas (docas de carregamento, pátios, etc.).

Tecnologia de informação/identificação

A tecnologia de informação adotada pelo armazém, incluindo os sistemas de identificação de materiais e localizações é fundamental para a eficácia do processo de expedição.

Com o ganho de velocidade e qualidade de informações que temos quando da utilização de sistemas de informação, podemos racionalizar, principalmente, os nossos processos de conferência, controle e documentação, entre outros que interferem na expedição.