Como Efetivamente Monitorar e Controlar os Custos do Armazém?

Por IMAM em 5 de outubro de 2023

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As demandas de serviço ao cliente de hoje são cada vez mais intensas. Isto tem nos feito trabalhar mais horas, acrescentar turnos e oferecer serviços de valor agregado a que nunca chegamos no passado.

Além deste orçamento estourado, preocupa o custo da mão-de-obra.

Nada eleva os custos como a mão-de-obra

Esforços impedidos sobre custos da mão-de-obra, particularmente durante picos de períodos de separação.

Outras áreas de alto custo identificadas sob esta categoria incluíam salários de sindicatos, pagamento de hora extra, faltas de funcionários disponíveis em meio período e o preço dos benefícios e seguro. Tudo isso, os gerentes de CD indicaram, estavam indo contra suas tentativas de baixar os custos.

Um grande índice de rotatividade, disse o vice-presidente de operações de uma empresa distribuidora de bebida alcoólica, é resultado de um correspondente grande número de erros.

Os custos do funcionário continuam subindo num mercado de trabalho competitivo. Erros e danos são muito caros e difíceis de controlar. Observa-se que a rotatividade de funcionários em si é tanto excessiva quanto cara.

Auxiliando as demandas do cliente

Outro fator na elevação dos custos em muitos CDs é a demanda dos clientes por serviços cada vez mais especializados e de valor agregado. Como um entrevistado colocou bem: as necessidades do cliente são um alvo móvel.

As demandas do cliente que estabelecem um desafio para contenção de custo incluem:

? Programas especiais para suporte ao cliente;

? Demanda flutuante;

? Mudanças inesperadas nas vendas;

? Programas exclusivos de recebimento e comercialização;

? Identificação e avisos de embarque antecipados.

Um gerente de logística, que supervisiona mais de 100 funcionários em seu CD, prevê que seu maior desafio seja aumentar a flexibilidade logística, visibilidade e atendimento às necessidades do cliente/mercado. Um vice-presidente de distribuição/planejamento acredita que seus custos subirão devido ao aumento nas demandas do cliente por itens JIT que aumentarão os custos de manutenção do estoque.

Cargas de trabalho irregulares elevam os custos

Quando a carga de trabalho é mais pesada no final do mês do que em qualquer outro período, o potencial de custos de hora extra e aumento dos erros é predominante. Os problemas provocados por flutuações imprevisíveis da carga de trabalho brotam em conjunto com aumentos dos custos da mão-de-obra e demandas de serviço ao cliente como uma preocupação significante.

Flutuações no inventário do estoque de segurança ocorrem diariamente. Sem uma programação balanceada, estamos trabalhando em horas extras um dia e tendo pessoas sobrando no outro.

Também existem outros fatores que contribuem para elevação dos custos, entre eles:

? Sistemas de automação caros que não têm feito tudo o que prometeram;

? Erros de expedição;

? Refugo de produtos.

Um entrevistado indicou a inconsistente comunicação entre instalações separadas como o maior desafio para seu orçamento.

Demandas do cliente criam inovação

Quando você está à frente de uma alta taxa de desemprego, com aumento das demandas ao cliente por entregas JIT, identificação especial, fitas gomadas impressas, filme encolhível e outras considerações exclusivas de embalagem, ou você se torna criativo rapidamente, ou você é engolido pela competição.

Determinar seus custos totais antes de reduzir despesas

Antes de considerar se as estratégias de redução de custo funcionariam em seu CD, é crucial que primeiro você determine onde podem estar seus custos ocultos e quais funções podem ser dinamizadas para maior produtividade e eficiência.

Você pode descobrir que uma peça do equipamento aparentemente barata pode apresentar um substancial custo de operação, enquanto um item caro no final reduz suas despesas de operação do CD.

Para tanto, você precisará de um método de cálculo de suas despesas totais . Existem várias formas de se fazer isso, bem como determinar custos mais específicos com divisões dos custos de mão-de-obra, movimentação e estocagem de materiais.

Levantar todos os custos na criação de um orçamento

Todos os custos associados à operação de um CD público ou privado podem ser calibrados, permitindo a criação de um orçamento que leva em conta todos os aspectos de despesa de uma instalação, que está reunido e categorizado sob quatro grupos:

1. Custos de movimentação ou movimento;

2. Custos de estocagem ou “produtos em descanso”;

3. Despesas administrativas de operação;

4. Despesas administrativas gerais.

O primeiro tópico diz respeito a qualquer despesa incorrida na movimentação de materiais de ou para o CD. Estas incluem a descarga de veículos recebidos, espera de pedidos, cargas de veículos a partir, treinamento e reuniões.

Acrescentar nesta lista o volume gasto em mão-de-obra e equipamento para movimentar os produtos e qualquer coisa diretamente relacionadas à movimentação, separação ou carregamento. Os custos de mãode-obra do armazém incluem salários de todos os funcionários, salários de funcionários em meio-período, bônus regulares e hora extra. Além disso, compra de empilhadeiras, compra e reparo de filetes e despesas com outros equipamentos são adicionados neste tópico.

O próximo grupo – estocagem – inclui aluguel e depreciação e todas as despesas envolvidas com manutenção da instalação (cuidados com o piso, guarda de equipamentos, utilidades, etc.

Os custos gerais diretamente associados à instalação, mas não necessariamente incorridos como resultado do processamento, caem, no terceiro grupo – despesas administrativas de operação. Nessa área, despesas como salário do gerente geral, salários administrativos, telefones/faxs e processamento de dados são avaliados. Em outro custo geral não diretamente incorrido é encontrado sob despesas administrativas gerais. Por exemplo, se a matriz está em outro local, então parte do salário de executivos, despesas de marketing, processamento de dados e despesas legais é atribuída ao armazém.

Após montar estes números, os custos totais de movimentação e os custos totais de estocagem podem ser calculados repartindo as despesas administrativas de operação de despesas administrativas gerais para as categorias de movimentação e estocagem, ou o que funcionar melhor para determinar as despesas.

Conhecer os custos totais de movimentação também pode ajudar a determinar seus custos de movimentação por homem hora quando este dado é acrescido na equação. Conhecer a metragem quadrada total de seu CD também lhe permitirá determinar os custos de estocagem por esta unidade de medida.

Dicas de redução de custo do início

Às vezes, o melhor conselho vem de colegas. E as dicas sobre estratégias de redução de custo não são diferentes. A seguir apresentamos alguns destes conselhos.

? Assuma uma forte posição de barganha contra o sindicato.

? Mantenha seus funcionários envolvidos, consiga sua participação, implemente algumas de suas idéias. Eles sabem melhor como fazer o trabalho.

? Reavaliar todos os contratos de serviço.

? Desenvolver medidas para tantas funções e atividades do armazém quanto possíveis. Medir o progresso (ou falta dele) das mudanças em métodos e procedimentos.

? Centralizar a distribuição.

? Monitorar o consumo de energia. Fazer todos se envolverem na economia de energia.

? Estabeleça padrões e expectativas bem altas para si mesmo, seus gerentes e seus funcionários.

? Não se esqueça dos fundamentos – como manter itens de giro rápido próximos da doca.

? Torne cada equipe do armazém responsável pelos dólares.

? Ajustar os programas de trabalho e quadro de mão-de-obra.

? Monitorar todas as responsabilidades pelo seu orçamento. Quando algo não parece certo, procure encontar a resposta.

? Faça as pessoas justificarem a hora extra até o enésimo grau.

? Revisar seu estoque e ter certeza que você não possui estoque morto tomando espaço valioso.

? Implementar um processo contínuo de separação de pedidos em vez de um caro processo de seleção segregada.

? Trate os funcionários como profissionais. Motivá-los, oferecer-lhe os recursos que precisam para executarem a atividade. Você ficará agraciado com os resultados.

Qual é o maior contribuinte nos custos do armazém? Mão-de-obra

Quaisquer pagamentos, benefícios, compensação ou impostos pagos aos funcionários que movimentam os produtos de seu armazém estão sob a categoria de custos de mão-de-obra. Embora sejam os maiores itens de despesa associados à movimentação e estocagem também são controláveis. A seguir, apresentamos uma figura que lhe ajudará a calcular com exatidão suas despesas de mão-de-obra direta.

Use os espaço em branco para preencher os números que se aplicam diretamente à sua instalação. Use um número médio se as taxas de pagamento são aproximadamente as mesmas para cada classificação da mãode-obra. Os custos por hora poderiam incluir:

1. Impostos de folha de pagamento (indenização de funcionário, impostos federais, estaduais e locais, etc.);

2. Benefícios como seguro saúde, pensão, seguro de vida, etc.;

3. Treinamento e outras despesas educacionais.

Taxas de movimentação e estocagem: uma comparação

O modelo acima é usado para comparar os custos de movimentação e estocagem em duas instalações separadas. A fim de fazer os cálculos, os gerentes do CD também devem determinar o total de homem-horas por ano trabalhadas no armazém para todas as funções com mão-de-obra. Inclua o total de horas pagas menos as pagas com dias não trabalhadas como feriados, férias, doença, etc. Depois divida o total da despesas de movimentação do armazém pelo total de homem horas anual do armazém para obter o total das despesas de movimentação por homem-hora.

Determinar a despesa de estocagem por m2 bruto pelo método levantando o total de m2 bruto do armazém e dividindo pela despesa total de estocagem.