Cultura do Armazém Enxuto

Conheça algumas formas de estimular a mudança de cultura e ativar as melhorias no armazém

Existem três partes centrais para coordenar táticas enxutas em um armazém: ferramentas, métodos e cultura. A maioria das empresas tem os equipamentos e os processos para adotar as táticas enxutas. Entretanto, muitas vezes o que falta é a cultura. Compor uma cultura organizacional que possibilite os conceitos enxutos é um desafio recorrente para as empresas, mas proporciona maior retorno sobre o invertimento. Ela não acontece da noite para o dia. Exige mudança de paradigma. Aqui estão algumas dicas para tornar as melhores práticas enxutas uma realidade:

1. Invista na confiança e respeito mútuos.
   A prática enxuta requer sinceridade sobre os objetivos de longo prazo e o progresso no curto prazo. As ideias dos colaboradores devem ser levadas a sério. A prática enxuta é uma jornada que requer que toda pessoa da empresa seja treinada na solução de problemas e sinta-se como uma ativo da empresa, altamente valorizado. Reconheça com frequência um trabalho bem feito.O reconhecimento e o trabalho em equipe são os elementos críticos do aumento de desempenho da mão de obra do armazém. O reconhecimento do esforço dos trabalhadores não requer troféus em cheques de bonificação. Pequenas lembranças dos colegas podem fazer a diferença. Algumas empresas usam sistemas de cartões para reconhecer instantaneamente qualquer colaborados – desde o iniciante até a liderança. A implantação de um programa de reconhecimento sólido com planos de incentivo aumenta o moral e o desempenho.
2. Liberte seus colaboradores do medo.
   Quando os trabalhadores sentem que serão punidos por cometerem um erro, a jornada enxuta fracassa. Os profissionais precisam correr riscos e aprender com os erros. O objetivo da logística enxuta é desafiar os processos existentes e buscar formas de reduzir as perdas. A prática enxuta não é uma questão de eliminar empregos, mas de se tornar tão valiosa que a segurança no emprego na realidade aumenta.
3. Comunique com clareza.
   Altos executivos e gerentes operacionais precisam comunicar suas visões enxutas e o motivo da mudança. Eles precisam tratar do por que os trabalhadores devem estar fazendo coisas diferente daquelas feitas no passado. Muitas empresas fracassam nas práticas enxutas porque o sucesso não é imediato. Assim que a jornada começa, os problemas institucionais se tornam visíveis. As apreensões e expectativas devem ser comunicadas como parte de um diálogo constante. A solução desses desafios pode ser muito recompensadora.
4. Meça o que é importante.
   Muitas empresas usam vários indicadores para avaliar seus progressos na caminhada enxuta. Contudo, a mais importante comparação de desempenho é o moral dos trabalhadores. Quando os colaboradores estão empolgados e envolvidos, gostam de solucionar problemas e de eliminar as perdas, outros indicadores que refletem a realidade.
5. Comemore o sucesso.
   Junto com a jornada enxuta, cada conquista, embora pequena, deve ser reconhecida e comemorada. Pequenas vitórias se acumulam ao longo do tempo e indicam progresso. O reconhecimento e a premiação do bom desempenho são um bom começo para a formação de uma equipe de primeira linha.
6. Saiba que líderes devem ser como mestres.
   Os gerentes que atuam como tutores de seus colaboradores nas melhores práticas enxutas lideram com exemplos. É importante ser visível e assumir um papel pró-ativo na curva de aprendizado para que os trabalhadores reconheçam o compromisso com a empresa.
7. Faça do trabalho em equipe uma regra.
   Crie uma mudança cultural da velha escola, autocrática, de cima para baixo, para aquela que aumente o empenho e a criatividade do colaborador. Envolva as pessoas que executam as tarefas do dia a dia na melhoria de cada processo de seus trabalhos. Em uma atmosfera de comunicação aberta, seus talentos e experiência levarão as melhores ideias de melhorias e elas terão uma sensação de orgulho e propriedade dos novos processos implementados.
8. Foque a melhoria contínua utilizando o pensamento “A3”.
   Crie um plano sólido no formato A3 – um resumo de uma página em papel A3 que conte num relance a história de uma proposta ou revisão do progresso. O plano motiva os colaboradores a revisar e melhorar continuamente os processos existentes e mantém o espírito de trabalho em equipe e de envolvimento. Quando todos trabalham juntos para eliminar as perdas e melhorar o fluxo de toda a instalação, o grupo consegue responder com agilidade às mudanças dos negócios à medida que vão surgindo
9. Use ferramentas enxutas, como o mapeamento do fluxo de valor, para criar um plano de melhorias.
   O mapeamento do fluxo de valor é o processo de estabelecimento de uma quadro claro do fluxo de produtos e de informações. Ele ilustra o estado atual e o estado futuro desejado de maneira que todos os membros da equipe consigam entender. O mapa do fluxo de valor apresenta aos trabalhadores uma visão geral de todas as atividades do armazém, possibilitando a eles sugerirem melhorias em suas áreas e em outras áreas. Mostre o mapa do armazém de modo que os trabalhadores consigam consultar as melhorias e colocar em prática as próximas medidas.
10. Estabeleça um sistema de gerenciamento visual.
    A instalação de painéis de status salientes que possam ser vistos num relance é crucial para o sucesso e o máximo desempenho dos trabalhadores. Assim como o torcedor vê o placar em um jogo de futebol, o colaborador deve ser capaz de fazer o mesmo para descobrir o que está acontecendo no chão do armazém. Uma sinalização clara e consistente facilita aos funcionários executar com eficiência suas tarefas e funções em todas as áreas da operação. Uma boa prática é posicionar os painéis de status de modo que sejam vistos e usados em locais específicos, tais como as entradas e saídas dos produtos, próximos à doca. A intenção é rastrear regularmente como o armazém está indo sem olhar em um computador, em seguida indicar o progresso em “tempo real”.
11. Adote o caminho dos 5S para organização da área de trabalho.
    Seguir os 5S – liberar área, arrumação, limpeza, padronização e disciplina – minimiza as perdas de tempo, de movimentação e de percurso. Também permite a melhor utilização possível do espaço disponível. O sistema 5S significa eficiência, pois um funcionário que não precisa ir a caça de uma ferramenta tem melhores chances de terminar um trabalho e identificar possíveis melhorias no processo. Avaliações periódicas em toda a instalação garantem que os 5S se mantenham implementados ao longo do tempo e não haja perda de pessoal.
12. Nivele a carga de trabalho.
    As operações de armazéns mais bem conduzidas equilibram as cargas de trabalho para o uso mais eficiente do tempo e das capacidades de cada colaborador. O treinamento multifuncional contínuo rende trabalhadores ágeis e flexíveis com sólido moral e a capacidade de responder rapidamente às necessidades de mudanças nos negócios. Cada gerente deve manter uma matriz de treinamento multifuncional atualizada para monitorar o progresso da equipe e seus conjuntos de habilidades em evolução.
13. Implemente o trabalho padronizado.
    A elaboração de procedimentos operacionais padronizados (POPs) e de instruções de trabalho padronizadas (LUTs) bem detalhadas e ilustradas para cada serviço é uma etapa crucial para o objetivo da qualidade dos processos repetitivos. Com os POPs e LUTs disponíveis, os novos colaboradores caminham no armazém com material de referência específico para consultar. Isso resulta em uma curva de aprendizado mais superficial e facilita aos gerentes o monitoramento e avaliação do desempenho.
14. Integre a qualidade nos processos.
    Os sistemas acurados de medição da qualidade estabelecem linhas de base quantitativas e permitem que a empresa monitore o status atual a todo momento. Quando ocorre uma variação ou erro, a equipe foca o processo e não a pessoa envolvida. Utilize uma investigação dos cinco “por quês”, quem que os membros da equipe perguntam “por quê”? não uma só vez e sim pelo menos cinco vezes. Por exemplo, se uma empilhadeira bate em um sprikler, você simplesmente não vai perguntar por que aconteceu e sim por que a empilhadeira estava tão alta, por que ela estava naquele local, por que o sprinkler estava colocado lá, etc. O detalhamento das causas-raiz permite que a equipe reconstrua colaborativamente o processo para evitar a recorrência.
15. Vise à estratégia em just-in-time (JIT).
    O gerenciamento do armazém em just-in-time tenta eliminar a espera, a estocagem e a movimentação desnecessária do produto, dos materiais ou das informações. O objetivo é estabelecer um fluxo mais contínuo possível sem a constante movimentação e a necessidade de etapas intermediárias. A estagnação na movimentação de peças, de pessoas, de processo ou de comunicação dentro do armazém – por exemplo, um e-mail parado na caixa de entrada de alguém por três dias – interrompe o fluxo e pode levar a erros de processo.

A implementação dos princípios enxutos por todos os aspectos da operação de um armazém é um meio eficaz e econômico de aumentar o desempenho da mão de obra. A busca implacável da eliminação das perdas transforma a cultura da empresa e constrói a base para o máximo desempenho desde o chão do armazém até o escritório.