A Importância dos Estudos de Tempos

“O conhecimento do tempo é um dos principais insumos de uma empresa”, se isso é mesmo verdade, por que tantas vezes os estudos de tempos são deixados em segundo plano por muitas empresas? Provavelmente devido ao tempo e as exigências técnicas necessárias para realização de um estudo confiável.

Os estudos de tempos devem ser realizados por pessoas com os conhecimentos necessários para definir a ferramenta utilizada na determinação dos tempos dos processos, levando em conta o tipo de processo a ser estudo, o objetivo do estudo e o nível de detalhe e precisão que se deseja atingir. Somente com a ferramenta correta será garantida a qualidade esperada dos estudos de tempos evitando erros e retrabalhos, otimizando a qualidade do estudo e o tempo de quem está executando.

Embora a cronometragem dos tempos das atividades seja o método mais conhecido e provavelmente o primeiro que veio à mente da maioria das pessoas quando iniciaram a leitura do artigo, ele pode não ser o mais adequado às suas necessidades. Por exemplo, a cronometragem é muito útil para levantar, com precisão e detalhamento satisfatórios, o tempo de execução de determinadas operações bem definidas e padronizadas, mas não é a ferramenta mais adequada para determinação dos tempos de atividades não repetitivas e não padronizadas, como por exemplo determinar, com a confiança e o erro desejados, quanto tempo um vendedor ou uma secretária dedica à cada uma de suas atividades diárias.

Diferente da cronometragem, a técnica de Observação Instantânea não utiliza nenhuma ferramenta para medir os tempos das atividades, estes são definidos através de observações (apontamentos realizados ao longo de um período necessário para satisfazer as condições impostas ao estudo. A quantidade de observações necessárias para definir quanto tempo é gasto em cada atividade é definida por fórmula que considera a Confiança (geralmente entre 90% e 95%) e o Erro (geralmente entre 5% e 10%) aceitos pelo estudo. A realização do estudo é fácil e pode ser distribuída em um número maior de pessoas com um treinamento mínimo, o que ajuda a reduzir o tempo e os custos para realização do estudo.

Para as atividades industriais, bem definidas e padronizadas, dependendo do objetivo do estudo, do nível de detalhes e a precisão que se deseja atingir, a cronometragem pode ser o método mais adequado. A cronometragem, embora muito utilizada, nem sempre é compreendida e utilizada corretamente, seja quanto ao seu principal objetivo ou quanto a aplicação correta da ferramenta.

A cronometragem é a ferramenta mais indicada para se conhecermos os tempos de uma operação, definida e padronizada, sendo executada nas condições atuais (ferramentas, métodos, layout, etc.) e executadas por uma pessoa em ritmo normal, através da observação e tomadas dos tempos com um cronómetro.

Uma das críticas à cronometragem é que ela se destina a determinar o tempo baseado em uma operação que está sendo executada e observada, portanto, sujeita a interferências do colaborador que está sendo observado. As interferências por parte do colaborador que está sendo observado podem ser involuntárias, quando não é feita a escolha adequada do colaborador (descartando, por exemplo colaboradores iniciantes que não conheçam o processo ou algum equipamento) ou quando o operador não é preparado adequadamente para o estudo e se deixa afetar emocionalmente por estar sendo observado, cometendo erros que normalmente não cometeria ou alterando o ritmo de trabalho por estar mais tenso que o normal, mas também podem ocorrer interferências maldosas, quando o operador tenta alterar seu ritmo com o intuito de afetar os tempos e assim não ser cobrado por aumentos de produtividade. Além das interferências causadas pelos colaboradores que executam as tarefas, também podem ocorrer erros por parte de quem executa o trabalho, tanto por falta de conhecimento dos fatores e parâmetros que devem ser considerados antes de iniciar as tomadas de tempos (confiança e erro esperados do estudo), durante as tomadas de tempos (definição dos fatores de ritmo, fadiga e cálculo das quantidades de tomadas de tempos necessárias às exigências do estudo) e após as tomadas de tempos (definição dos tempos padrão das atividades à partir dos tempos cronometrados). Com estes pontos, entre outros, podemos perceber que a cronometragem envolve técnicas e metodologias que devem ser seguidas para garantirmos a qualidade dos estudos gerados, portanto, devem ser realizadas por um cronometrista treinado.

Outra dificuldade comum em estudos baseados nas observações de operações existentes é que frequentemente encontramos processos/operações/atividades que não estão bem definidos ou padronizados, os desvios podem ser desde um simples posicionamento diferente de algum componente ou ferramenta, podem ser desvios mais graves, como uso de ferramentas ou métodos diferentes, ou até mesmo nem existir um detalhamento do processo/operações/atividades formalizados (procedimentos operacionais, instruções de trabalhos, LUTs, etc.).  Neste caso o ideal é que o trabalho seja realizado por um cronoanalista, que além de realizar os estudos dos tempos utilizando as técnicas e metodologias necessárias, também está apito à levantar corretamente os processos (e as possíveis variações encontradas) avaliar suas vantagens e seus riscos e à partir destas observações e análises propor alternativas que permitam a racionalização (pela adequação de métodos, materiais, ferramentas, layout, etc.), a padronização necessária (pela definição e descrição adequada dos processos/operações/atividades/tarefas) e a definição correta dos tempos padrão.

Por ser uma ferramenta de média complexidade, ela pode ser a mais adequada à maioria das empresas que desejam conhecer melhor seus tempos operacionais e ainda aproveitar para identificar e implementar melhorias nas operações.

Outra técnica muito utilizada quando se necessita de um nível de detalhamento maior ou de análises de micro movimentos, são os estudos baseados em tempos pré-determinados, como MTM e MOST. Neste caso, não nos baseamos na observação de alguma atividade que está sendo realizada para definir os tempos, mas sim na descrição detalhada de cada movimento realizado (por exemplo, alcançar a chave de fenda, pegar a chave de fenda, movimentar a chave de fenda até a posição, posicionar a chave de fenda, girar 90⁰, etc.) e a partir desta descrição detalhada buscamos o tempo de cada movimento na sua respectiva tabela. Nestas técnicas de tempos pré-determinados todos os tempos de cada movimento básico já estão definidos e tabelados pelos desenvolvedores destas técnicas, cabendo ao analista apenas identificá-los, considerando os diversos parâmetros envolvidos em cada movimento.

O primeiro ponto importante destas técnicas é que como não dependem de observações de nenhum colaborador, o estudo não pode ser influenciado pelos mesmos e os tempos nestas tabelas são mundialmente reconhecidos como válidos, ou seja, são atingíveis por qualquer colaborador treinado e capacitado para a aquela operação.

Esta técnica também é muito utilizada quando desejamos definir com maior assertividade os tempos de uma atividade que ainda não existe, sendo necessário apenas que seja descrita detalhadamente (cada movimento e seus parâmetros) para que seus tempos sejam obtidos através das tabelas corretas. Um dos pontos fortes é que o conhecimento do analista sobre as tabelas e sobre as possibilidades de variações dos tempos quando se utiliza determinados métodos, movimentos, posicionamentos, ajustes, etc., lhe permite criar um processo já racionalizado, adequado e eliminando (ou pelo menos reduzindo) perdas tradicionais que muitas vezes são negligenciadas.

Outro ponto positivo desta ferramenta, além de permitir o desenho do um processo limpo e sem perdas desnecessárias, é que o nível de detalhamento obtido também permite maior segurança na utilização dos seus tempos na definição das capacidades operacionais, programações etc., e também pode ser utilizado no desenvolvimento de procedimentos operacionais e instruções de trabalhos, além do treinamento adequado de novos colaboradores.

Podemos apontar como dificultadores no uso destas técnicas, a necessidade de maior capacitação do analista e a necessidade de grande detalhismo e análise crítica deste analista. Esta necessidade de detalhar cada movimento executado é justamente um ponto de atenção, pois se o analista se esquecer algum componente do movimento, errar na descrição ou na obtenção do seu respectivo tempo nas tabelas corretas, o estudo pode ser comprometido.

Esta ferramenta é mais comum em empresas que já atingiram um alto grau de maturidade em suas operações e que agora buscam aprimorarem-se ainda mais através dos estudos detalhados dos tempos ou empresas com alta frequência de alterações em seus processos, seja por programas de melhoria contínua das operações, por alterações do portifólio de produtos ou por atualizações nos produtos existentes.

Agora que demos uma visão geral dos principais aspectos destas técnicas de estudos de tempos, esperamos que fique mais fácil decidir qual utilizar e garantir que a empresa disponha de informações fundamentais para o planejamento, a gestão da produção e o apontamento correto dos custos envolvidos.