PDM: como o padrão de descrição saneia o cadastro de materiais

PDM em resumo: O PDM, Padrão de Descrição do Material, detalha os atributos de cada material para identificar itens iguais e sanear o cadastro. Além disso, é fundamental em grupos com várias empresas ou após aquisições, quando o cadastro fica heterogêneo e cheio de duplicidades. Assim, o cadastro fica mais enxuto e confiável, e as compras ganham poder de negociação.

Como está o cadastro de materiais da sua empresa?

No Brasil é comum encontrarmos grupos empresariais que possuem várias empresas independentes, ou seja, cada uma com uma razão social, CNPJ e administração própria.

Isto deve-se pelo fato de estarem em cidades ou estados diferentes e optou-se em ser assim por vários motivos, como estratégia empresarial, incentivo fiscal da prefeitura/governo local, etc.

Também existe um fato que é muito comum, das aquisições e fusões de novas empresas. Grandes grupos vão adquirindo concorrentes para crescerem ou mesmo empresas de outros segmentos, com a ideia de diversificar o ramo de atuação no mercado.

Nestes dois casos é comum encontrarmos no cadastro de materiais das empresas, famílias e grupos diferentes entre elas, códigos de materiais diferentes (sem padronização e critério), muitas duplicidades/multiplicidades, falta de NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) ou mais conhecida na prática como Classificação Fiscal dos materiais, com erros nas descrições, enfim totalmente heterogêneo.

Isto dificulta muito para o departamento de Compras, pois ter que lidar com todas estas diferenças citadas acima, faz com que seja mais difícil formar pacotes/lotes de compra econômicos, onde se agrega o maior número possível de itens do mesmo grupo, que poderiam ajudar em uma negociação com maior poder de barganha para obter junto aos fornecedores, melhores descontos e melhores condições comerciais em geral.

Normalmente neste caso o departamento de Compras é centralizado, pois para reduzir custos as empresas já passaram por esta fase de ter vários departamentos de Compras espalhados pelo País. No máximo mantém um departamento de Compras pequeno em cada empresa só para compras locais.

Também já passaram pela fase de centralizar o departamento responsável pelo cadastramento de novos materiais, em um só lugar.

Nos casos de aquisição de empresas é comum os grupos optarem em trazer para o cadastro central todo o cadastro da empresa adquirida, sem fazer um saneamento prévio para tirar materiais iguais, acertar erros de descrições, fazer acerto de grupos, acerto de unidades de medida, etc., isto pelo fato de não terem ferramentas próprias, tempo hábil ou mesmo profissionais habilitados para fazerem esta análise criteriosa.

Devido a isto é comum vermos empresas com uma quantidade absurda de itens no cadastro, sendo que se fosse fazer esta análise cairia drasticamente o número de SKU’s (Stock Keeping Unit).

Ter um cadastro “inchado” tem um alto custo para a empresa, devido a todo o processo operacional envolvido, arrumar espaço nos almoxarifados, muitos materiais perdem a validade parados na prateleira, tornam-se obsoletos ou se deterioram parados por anos no estoque, enfim administrar todo este enorme cadastro. Também é importante considerar a dificuldade maior para fazer os inventários periódicos.

Para empresas nesta situação, utilizar a ferramenta de PDM (Padrão de Descrição do Material) é fundamental, pois com o devido detalhamento dos atributos de cada material, começa-se a utilizar critérios para identificar os mesmos e assim fazer o saneamento do cadastro.

Utilizar PDM não está necessariamente ligado a acertar as famílias e os grupos de materiais, pois pode-se acertar a narrativa do material e o mesmo continuar onde já está cadastrado. Não há esta ligação. Mas será uma ótima oportunidade para acertar as famílias e os grupos, depois alocar os materiais corretamente, criar uma lógica de formação dos códigos de materiais e também acertar os NCM’s para não correr riscos de sofrer multas por alocação errada, referente a atribuições fiscais e tributárias.

Fazendo um diagnóstico da situação atual da empresa por um profissional com conhecimento de PDM e Administração de Materiais como um todo, é possível indicar soluções, que reduzirão custos e prejuízos e deixarão o cadastro saneado e assim mais enxuto e confiável.

Veja também: Invista Corretamente em PDM/PDS

Problemas do cadastro inchado e o que o PDM permite

Em resumo, o diagnóstico e a solução descritos no post:

Problema no cadastro	O que o post afirma
Heterogêneo	Famílias e grupos diferentes, códigos sem critério, duplicidades, falta de NCM e erros nas descrições
Compras	Fica mais difícil formar lotes de compra econômicos e negociar melhores condições
Custo operacional	Espaço nos almoxarifados, materiais vencidos ou obsoletos e inventários mais difíceis
Com PDM	Saneamento do cadastro e oportunidade de acertar famílias, grupos, códigos e NCMs

Perguntas frequentes sobre PDM

📚 Conteúdos complementares recomendados

• Padrão descritivo de materiais: Além disso, o PDM explicado em detalhe.
• Invista corretamente em PDM: Ou seja, o artigo indicado pelo autor.
• Codificação de materiais: Por fim, a lógica de formação dos códigos.

Por: Marcos Valle