Por Onde Começar a Aprender e Implementar Dashboards Onde Trabalho?

INTRODUÇÃO

Para este artigo nossa ideia foi selecionar alguns pequenos cases para ajudar àquelas pessoas que começaram há pouco tempo ou ainda não começaram a implementar Dashboards e estão na dúvida de por onde começar.

Estes cases são pessoais, mas acredito que serão bastante úteis. O software que utilizo para os Dashboards é o Power BI. No entanto, já utilizei o Tableau e funciona muito bem. Não recomendo ter qualquer preconceito entre os dois softwares. Se puder ter os dois, melhor.

Em meu primeiro contato com o Power BI lembro de ter estranhado bastante. Não sabia por onde começar. Devo ter deixado instado no computador por um ano até criar coragem para aprender.

Considero que meus primeiros passos foram quando conheci a ferramenta de conexão de dados do Excel: o Power Query. E este utiliza a linguagem M para o carregamento e tratamento dos dados

PRIMEIROS PASSOS

Decidi começar com pequenos problemas de rotina. Aqueles que vão tomando nosso tempo e mal nos damos conta. Como atualizar os relatórios nas planilhas, por exemplo. Eu não precisava mais copiar uma tabela de uma planilha para outra, era possível fazer uma conexão de dados entre as planilhas – este processo é muito semelhante no Excel e no Power BI -. Fui implementando esta melhoria em todas as planilhas de rotina e o ganho de tempo substancial. Com o tempo economizado fui apreendendo a fazer um tratamento básico dos dados ao longo desta etapa de carregamento, como por exemplo: juntar tabelas mensais de movimentação de estoque.

Para iniciar os trabalhos de análise das movimentações de estoque era necessário o seguinte:

• copiar 12 tabelas de movimentação de materiais do sistema e ir colando uma em baixa da outra na planilha,
• o mesmo com mais 12 tabelas de movimentações de produtos,
• e o mesmo com outras 24 tabelas referentes às outras unidades da empresa.

Além de todo o tempo gasto neste processo era necessário conferir se não havia linhas faltando ou duplicadas. A chance de se cometer qualquer erro era enorme.

Com o Power Query era possível fazer carregamentos em lote, ou seja, carregar as 12 tabelas de materiais e as 12 de produtos de uma só vez. Uma economia de tempo realmente expressiva. Sem contar o aumento da segurança. O Power Query não iria esquecer de copiar alguma linha.

Continuei aprendendo mais da ferramenta e aprendi a fazer uma série de tratamento de dados – concatenar colunas, multiplicar uma coluna por outra e vários outros tratamentos -. Com isso uma série de pequenos Cases começaram a acontecer.

ALGUNS CASES COM O POWER QUERY

DRE E ORÇAMENTO

Na planilha de DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício) e Orçamento, anteriormente, havia muitas abas com diversas tabelas e muitas fórmulas para se chegar ao resultado desejado. Grande parte dos computadores nem seria capaz de abrir a planilha devido ao alto consumo de memória e processador. Vez ou outra a planilha fechava de repente, e mesmo quando não fechava cada movimento nas células levava alguns segundos para ser realizado. Era bastante incômodo.

Com o Power Query fiz toda a parte pesada: carregar as várias tabelas, criar as colunas calculadas e mesclar. Desta forma pude reduzir substancialmente o tempo de atualização dos dados e deixar a planilha muito mais leve em termos de consumo de processador e memória.

FLUXO DE CAIXA

O fluxo de caixa era um caso semelhante ao das movimentações de estoque. Havia um relatório de contas a pagar e um de contas a receber para cada unidade da empresa. A equipe pegava estes relatórios, colava em planilha e buscava as contas a pagar e receber do dia, da semana, do mês e as contas em atraso.

Com o Power Query fiz o carregamento dos dados com todo o processamento necessário para se obter as informações desejadas. Bastava, então, inserir uma tabela dinâmica e navegar facilmente pelos dados.

ÁRVORE DE PRODUTO

Este era um caso que eu considerava muito difícil de resolver. Para se obter o custo dos produtos dependíamos de alguns relatórios com layout  em .txt e muito complicados de se copiar e colar em planilhas. Além de ter de consultar um produto por vez. Mesmo que fizéssemos um esforço (e grande) de copiar vários produtos na planilha, ao mudar um parâmetro de custo no sistema (custo do m², por exemplo) era necessário fazer todo o processo novamente. Era, aparentemente, impossível de fazer alguma automação.

Com o Power Query, mas desta vez no Power BI, utilizei a linguagem R para carregar os dados a partir do próprio banco de dados. Precisei de uma boa ajuda do desenvolvedor do banco de dados para entender quais eram todas as tabelas que eu precisava e entender todo o conteúdo delas. Após esse entendimento consegui fazer todo o tratamento dos dados e obter, no final, uma tabela relacionando todos os produtos, subprodutos, processos, máquinas, ferramentas, pessoas e materiais.

ALGUNS CASES COM DASHBOARDS

A etapa de carregamento e tratamento dos dados não só é importante com é fundamental. Isto ficou claro quando comecei a montar os primeiros Dashboards. Como os dados estavam bem arrumados eu não precisava elaborar muitas fórmulas. O que facilitou as primeiras entregas.

Assim como com o Power Query as primeiras entregas foram Dashboards bastante simples, mas que economizavam tempo dos usuários.

TABELA DE PLANO DE INVESTIMENTO DOS SETORES

O diretor havia solicitado aos departamentos que planilhassem suas necessidades de investimento: criar uma tabela, no caso. Estas tabelas continham: uma lista com a descrição breve do investimento, o Centro de Custo e o fluxo de caixa mês a mês (cada mês em uma coluna).

Pedi para que fosse criada uma pasta na rede com todas essas tabelas. Para evitar procurar cada tabela dentro das pastas de cada departamento.

No Dashboard carreguei todas as tabelas e juntei em apenas uma geral. O diretor podia, assim, facilmente visualizar os dados e tomar as decisões cabíveis.

UM GRÁFICO COM INDICADORES MACROECONÔMICOS

Eu tinha uma planilha na qual, para atualizar os dados, era preciso acessar vários sites, copiar e colar tabelas na planilha para, então, gerar um gráfico de acompanhamento geral.

Com o Dashboard fiz uma conexão de dados com cada um dos sites, fiz os devidos tratamento dos dados e gerei o gráfico. Com isto evitei um belo desperdício de tempo.

CONSIDERAÇÕES

Espero que estes pequenos Cases possam ter contribuído e dado motivação para se utilizar esta incrível ferramenta que é o Dashboard. Basicamente a ideia foi mostrar um dentre muitos outros caminhos para o aprendizado. A recomendação que deixo é começar pequeno e mirar nas atividades mais consumidoras de tempo. Os resultados logo vão aparecendo.

Mais Cases interessantes contaremos nos próximos artigos.

Sucesso para todos!