Inventário de estoque: a importância de um processo robusto

Sumário executivo

Inventário de estoque em resumo: O inventário de estoque é a contagem do estoque físico disponível comparada ao estoque registrado no sistema, o estoque contábil. O objetivo é medir a acuracidade e corrigir desvios que afetam vendas, compras, faturamento e logística. Além disso, deve ocorrer no mínimo uma vez por ano e depende de planejamento prévio e preparação das pessoas.

O inventário de estoque é uma atividade fundamental para a realização de um processo de gestão de estoque adequado, consiste na contagem do estoque físico disponível na empresa e se compara com o estoque que está registrado no sistema (chamado de estoque contábil). O objetivo é mensurar o nível de acuracidade bem como corrigir todo e qualquer desvio de que possa comprometer os demais processos da empresa: vendas, compras, faturamento, logística e etc.

Os inventários ocorrem em períodos de tempo determinados no mínimo uma vez por ano, para atender os requisitos legais.

Dentre as várias recomendações para a realização de um bom inventário vale destacar a necessidade de se realizar um planejamento prévio das atividades, que deverá ser realizada mediante a implantação de um ambiente de trabalho que promova a qualidade no processo de contagem. Podemos destacar as seguintes premissas para a realização de um inventário com qualidade:

– Organização física: A organização do produtos armazenados é fundamental para um inventário produtivo e eficaz, aplicação das técnicas de House Keeping (5´S) e revisão do sistema de endereçamento do produtos. Sem essa organização a procura pelos produtos durante o processo de contagem será confusa e irá consumir muito tempo.

– Padrão de Descrição de Materiais (PDM): O PDM serve para a identificação e classificação inequívoca, precisa, unificada e uniforme dos materiais. É comum durante o inventário os funcionários terem dificuldade de identificar o produto perante o cadastro do mesmo no sistema, sendo necessário durante a contagem buscar inúmeras vezes suporte para solucionar problemas de cadastro. O sistema de codificação e identificação dos itens deve respeitar um Padrão de Descrição de Materiais, através de uma estrutura chamada SKU – Stock Keeping Unit.

– Identificação visual: Empresas utilizam quadros explicativos com fotos dos produtos para ajudar os contadores a identificar os produtos durante a contagem, ou em alguns casos utilizam-se de mostruários com amostras. Neste quesito identificação visual recomenda-se também identificar cada etapa do inventário (1° contagem, 2° contagem e divergência), para que não haja duplicidade, para isso utilizamos uma ficha de contagem fixada em cada seção a ser preenchida pelo contador.

Uma vez implementado e revisado essas premissas para a realização de um inventário com qualidade, destacamos que na fase de planejamento um dos pontos mais importantes é a Preparação das Pessoas, os colaboradores deverão passar por avaliação e treinamento de escrita, contagem, preenchimento de impressos e esclarecimentos sobre o processo de inventário, para que possamos assegurar a qualidade na fonte e uma produtividade adequada de modo a reduzir o volume de divergências de contagem por erro.  O uso de leitores de código de barras contribui para a redução dos erros e aumento da produtividade, mas não elimina a necessidade de se preparar a equipe.

Na fase de preparação sempre recomendamos que os materiais em processo deverão ser recolhidos em enviados ao almoxarifado (evitar contar in loco), pois itens em processo normalmente não possuem código por não serem matéria prima e nem produto acabado o que pode gerar confusão no momento da contagem, em se tratando de materiais que foram rejeitados devemos segregar o mesmo para que sejam contados separadamente.

Avaliar os materiais que serão inventariados antes para que possamos dar uma tratativa especifica se faz necessário, bem como o cuidado com as pessoas, organização do cadastro de produtos e da área em que o produto está armazenado são fundamentais para um processo de inventário robusto. Em nossos projetos recomendamos um diagnóstico na qual avaliamos a maturidade do processo de controle de materiais e inventário da empresa a partir disso desenhamos a melhor solução com transferência de conhecimento, com isso garantimos um processo robusto de controle da acuracidade do estoque.

Veja também: Inventário de materiais: por que sua empresa perde dinheiro sem ele?

Premissas para um inventário de estoque com qualidade

Em resumo, as premissas e cuidados apresentados no post:

Premissa	O que o post recomenda
Organização física	Aplicar housekeeping (5S) e revisar o sistema de endereçamento dos produtos
Padrão de Descrição de Materiais (PDM)	Identificar e classificar os materiais de forma inequívoca, com estrutura de SKU
Identificação visual	Quadros com fotos ou mostruários e ficha de contagem por seção para cada etapa
Preparação das pessoas	Avaliação e treinamento de escrita, contagem e preenchimento de impressos
Materiais em processo e rejeitados	Recolher ao almoxarifado os itens em processo e segregar os rejeitados para contagem separada

Perguntas frequentes sobre inventário de estoque

Conteúdos complementares recomendados

• Inventário de materiais: Além disso, por que a empresa perde dinheiro sem ele.
• Acuracidade de estoque: O indicador que o inventário mede.
• Padrão descritivo de materiais (PDM): Por fim, como padronizar o cadastro.