Acuracidade no armazém

É Fácil administrar o estoque

Muitos gerentes de armazém têm pouco controle sobre as funções de administração do estoque envolvendo o armazém . Além disso, eles sentem que nunca podem estar envolvidos no planejamento do estoque. O propósito é mudar esta atitude.
Muitos de nós temos visto armazéns com itens que não são movimentados há meses ou mesmo anos, mas não podem ser liquidados porque ninguém tomará a iniciativa de dispor deles. Ao mesmo tempo, muitos de nós têm sofrido com itens de movimentação rápida que são estocados em locais de difícil acesso ou com itens que sempre são embarcados juntos, mas são armazenados em locais distantes.
Este artigo o ajudará a entender o impacto sobre seu negócio com a efetiva administração do estoque e lhe fornecerá algumas ferramentas para desenvolver uma análise que mostra as oportunidades de planejamento do estoque para sua organização.

Regra de Pareto

Vilfredo Pareto foi um sociólogo e economista cujos livros foram publicados no início do século XX. Ele era professor de economia política na Universidade de Lan Sanne na Suiça. Uma das sua primeiras observações foi o fato de que 80% da riqueza na Itália estava nas mãos de 20% da população A regra de Pareto foi ampliada e aplicada a um número substancial de atividades.
Repetidos testes têm mostrado que a regra de Pareto realmente funciona em quase todos os tipos de atividades e negócios. Em muitos casos, a regra passa de 80/20 para 90/10, ou uma concentração ainda mais exagerada de atividade.
Não existe evidência de que Pareto tivesse alguma ligação com armazenagem, embora a lei desenvolvida por ele tem tudo a ver com administração do estoque e eficácia das operações.
Quando a regra de Pareto é ignorada, como é em muitos armazéns, itens de movimentação rápida e lenta são estocados juntos e o separador de pedidos caminha por centenas de itens de movimentação lenta para chegar a alguns de giro rápido que estão estocados em locais remotos.

Pareto e a definição do layout do armazém

A aplicação mais u?til da regra de Pareto para gerentes de armazém está na definição do layout do armazém e na administração do seu estoque. Se for verdade, como quase sempre é, de que 80% da atividade do armazém é representada por 20% das SKUs, então há pouca desculpa para pedir ao separador para passar ou andar por centenas de itens de baixo giro até chegar aos de giro mais rápido num canto do armazém. Estocando os itens de giro rápido próximo das portas do armazém, tanto a distância percorrida quanto o tempo necessário para separar os pedidos são bastante reduzidos.
Em algumas operações de armazém, existe uma forte necessidade de manter os itens armazenados em grupos de família. Por exemplo, um armazém de materiais de construção poderia armazenar escadas de mão, madeira compensada e canos na mesma área porque são normalmente embalados em longos feixes que são difíceis de manusear e armazenar. Estocando itens de formato similar juntos, existem claros ganhos na movimentação de materiais e eficiência de estocagem.
Onde o agrupamento em família parecer necessário, a análise de Pareto ainda deveria ser executada dentro da família. Por exemplo, dentro dos SKUs de canos estocados no armazém de materiais de construção, isole os itens de giro rápido.
Em outras situações de estoque, pode não ser necessário separar por família de produto. Nesses caos, a análise de Pareto revelará um grupo de itens de giro rápido que deveriam ser armazenados juntos. Alguns profissionais de armazenagem dizem que a concentração de itens de giro rápido criará congestionamento na separação de pedidos. Obviamente isso é possível, mas não precisa acontecer se os itens de giro rápido forem dispostos de tal forma que sejam facilmente acessados e armazenados em mais de um local para que os separadores de pedido não esperem na fila para acessar um item popular.
Outro fato para manter em mente é que a popularidade muda. Um item de giro rápido em janeiro pode ser um item de giro lento em junho, particularmente se for um estoque de mercadoria sazonais. Empresas de produtos sazonais podem mudar o layout em diferentes estações para refletir o fato de que a atividade muda durante o ano.

Em outras situações, o nível de atividade pode depender da idade ao produto. Por exemplo, peças de reposição de automóveis possuem uma curva de demanda na forma de sino. Peças para um veículo de modelo recente giram lentamente pelos primeiros anos, já que esses veículos ainda não tiveram desgaste ao ponto de as peças precisarem ser substituídas. A atividade de pico vem no momento em que muitos componentes devem ser substituídos devido ao desgaste normal ou acidentes, e a demanda diminui rapidamente quando o veículos se tornam tão antigos que poucos carros deste ano estão em circulação. Especialista em automóveis geralmente são capazes de prever exatamente como funcionará essa curva em forma de sino na sua linha de produtos.
O mundo da moda é menos certo. Fabricantes de peças de roupa para senhoras sabem que apenas alguns itens serão campeões de venda, mas até um novo item da moda ser lançado é muito difícil prever quais peças terão demanda e quais morrerão no mercado simplesmente porque não são aceitas pelos consumidores.
O peso dos produtos (unitários ou agrupados em contentores), não deve ser desconsiderados, pois pode gerar distorções. Por exemplo, paletes com 450 kg e 900 kg podem demandar o mesmo esforço se a movimentação for mecanizada.
Isso significa que a utilização do Pareto como uma ferramenta de análise do estoque é um processo ativo e mudando constantemente. A relação de itens de giro rápido torna-se mais estável conforme o tempo passa.

Portanto, a análise de Pareto deverá ser repetida numa base frequente e regular e o layout deverá ser alterado para refletir as mudanças que foram descobertas.
Pareto e a administração do armazém/estoques
No contexto da administração do estoque a aplicação do Pareto para valor monetário e giro dos materiais é certamente a aplicação mais importante. No caso de valor monetário, para identificar as concentrações de capital (muitas vezes 10% de itens representam 90% do capital), e paralelamente a avaliação do giro para os itens mais relevantes.

O que provoca erros

A regra 80/20 pode ser aplicada a muitas outras atividades além do layout e administração do estoque. Qualquer um que opera num armazém deve lidar com erros e normalmente estes têm origem no processo de recebimento ou expedição.
Além disso, é provável que aproximadamente 20% dos funcionários cometam 80% dos erros e que 80% dos erros ocorrerão em 20% dos itens estocados. Isso acontece porque certas pessoas são mais propensas a erro ou alguns itens são tão mal identificados que frequentemente ocorrem falhas.
Utilizando a análise de Pareto, a administração pode descobrir essas pessoas e aqueles itens que provocam mais erros. No lado das pessoas, a causa poderia ser dislexia ou mesmo analfabetismo. Quanto ao item, o problema pode estar no projeto da etiqueta. Quando uma causa raiz é descoberta, uma ação corretiva deve ser tomada. Pessoas propensas a erros deveriam ser designadas para outras atividades.

Monitorando danos

Quando danos no armazém são analisados, é comum uma concentração similar de ocorrências serem descobertas. Alguns produtos são mais suscetíveis a danos e a análise de Pareto permitirá á administração destacar aqueles itens que oferecem um risco incomum de infortúnio. Alguns funcionários são mais prováveis de sofrerem acidentes. Quando uma análise de Pareto for concluída, o funcionário propenso a acidentes pode ser designado para uma atividade mais segura ou aconselhado a verificar o desempenho. Produtos propensos a danos poderiam se beneficiar da melhoria da embalagem ou um método novo e mais seguro de armazenar e expedir esses itens.

Danos de transporte podem ser conduzidos da mesma forma. Contudo, neste caso a análise de Pareto poderia voltar o foco para a transportadora que despachou ou entregou a mercadoria danificada. Quando a administração descobre uma concentração de danos em algumas poucas transportadoras, a ação corretiva poderia incluir o alerta ou eliminação de certas transportadoras que provocam danos substanciais.
A análise de danos também deveria incluir uma pesquisa dos clientes. Na ocasião, 80% dos danos ao produto ocorrem com 20% dos clientes que recebem o frete. Quando o foco se volta para esses pontos críticos, alguns fatos surpreendentes podem ser revelados.
Em uma determinada situação, um gerente de recebimento estava falsamente reclamando que os danos que ocorriam dentro do armazém eram provocados pelo transporte. O supervisor de recebimento devolvia esses produtos danificados, forçando as transportadoras a pagarem pelos danos que não haviam causado. A análise de Pareto permitiu voltar-se o foco para um supervisor de recebimento desonesto e um minucioso exame dos números de série dos produtos danificados provou que ele, na verdade, estava devolvendo itens diferentes daqueles que estavam no embarque para seu centro de distribuição.

Isolar os dados de transporte pode revelar que a transportadora deve percorrer pavimentos irregulares ou que a empresa sempre provoca danos no mesmo pátio de manobras. A utilização desse tipo de análise torna mais fácil descobrir a causa raiz do problema.

Pareto e recursos humanos

A regra 80/20 pode ser utilizada com esses problemas disciplinares que fazem parte do gerenciamento de pessoas. Uma análise de atrasos e faltas revelará que tais problemas estão concentrados com poucos. Quando você reconhece quais funcionários representam a maior fonte de problema, a ação corretiva é mais fácil.
Acidentes no serviço são uma oportunidade similar. Quando pessoas propensas a acidentes são identificadas, você ás vezes, descobre outros problemas comportamentais como a utilização de drogas.
Quando você destaca as poucas pessoas que provocam os maiores problemas de disciplina no armazém, atenção especial pode ser dada ou para ajudar essas pessoas a melhorarem ou encorajá-las a mudarem de profissão.

Manutenção de equipamento

A regra de Pareto quase sempre funciona com relação á manutenção de empilhadeiras. Um pequeno número de veículos provocará a maior parte das despesas de manutenção. Mantendo registros de manutenção individual para cada veículos, a administração pode determinar o tempo ideal para reformar ou substituir um ou mais veículos que estão criando a maioria dos problemas de reparo.

Pareto e marketing

Conforme as práticas de marketing e contabilidade de custo tornam-se mais sofisticadas, podemos descobrir que alguns clientes são mais desejáveis que outros, pois são mais fáceis de trabalhar ou porque geram mais lucro. A análise de Pareto também funciona aqui. Se a administração percebe que uma ou mais contas- problema geram uma alta porcentagem de reclamações e também produzem um lucro subnormal, uma reação sensível poderia ser parar de vender para esses clientes muito difíceis.
No extremo oposto, alguns gerentes de marketing deixam de reconhecer aqueles clientes que são muito mais atrativos que outros e então não oferecem atenção suficiente para dar o melhor serviço possível ás contas preferidas. Sem uma contínua análise do lucro e crescimento, é difícil saber quais clientes são mais atraentes.

Desenvolvimento de fornecedor

Os mesmos princípios também se aplicam aos fornecedores. No nosso mercado competitivo, você nunca deveria ter um fornecedor que não possa ser substituído por outro com um produto similar. Quando uma análise 80/20 revela que os problemas estão concentrados com poucos fornecedores, mudar o foco para essas empresas permite que a administração corrija o problema ou encontre um recurso substituto.

Outras aplicações do Pareto

Nesse artigo propomos várias formas de usar o Pareto para virar o foco sobre problemas ou concentrar esforços na melhoria de produtos, concentrando-se nas áreas onde os maiores resultados podem ser alcançados com mínimo esforço. A chave para fazer isso está na análise necessária para descobrir quais 20% representam os 80% de oportunidade.
Obviamente, o Pareto funciona ainda em outras áreas além dessas mencionadas.