Aprovisionamento: O Que É, Importância E Desafios

Já pensou em como seria ficar sem um item fundamental para produzir seu produto mais vendido? Ou ter um estoque lotado de itens que não estão sendo vendidos? 

Para driblar esses desafios existe a operação logística chamada aprovisionamento.

Ele consiste na ‘’arte’’ de encontrar o equilíbrio perfeito entre a demanda e a oferta. Dessa forma, a sua empresa tem sempre os recursos necessários para atender aos seus clientes, sem desperdiçar tempo e dinheiro com excessos.

Quer entender mais detalhes sobre o assunto e como utilizar o aprovisionamento da melhor maneira? Continue conosco e acompanhe:

• O que é aprovisionamento no trabalho?
• Como funciona o processo de aprovisionamento?
• Qual é a importância do aprovisionamento para as empresas?
• Quais são os principais desafios no aprovisionamento? 

O que é aprovisionamento no trabalho?

Aprovisionamento no trabalho é a gestão da compra de materiais, produtos e serviços. O objetivo é adquirir e disponibilizar todos os insumos, materiais e mercadorias necessários para as operações ocorrerem continuamente, sem interrupções.

Em outras palavras, é como fazer as compras de um lar garantindo que nunca faltem itens essenciais para o funcionamento do dia a dia. Ao mesmo tempo, o aprovisionamento evita excessos que geram custos desnecessários e podem se tornar obsoletos.

Para as empresas, o aprovisionamento evita paradas na produção, atrasos na entrega ou falta de produtos nas lojas. Por exemplo, a montadora Toyota enfrentou um desafio em sua cadeia de suprimentos devido à escassez de chips, em 2021. Como resultado, ela precisou diminuir a produção global em 40%.

Como funciona o processo de aprovisionamento?

O processo de aprovisionamento funciona em etapas bem definidas que garantem que a empresa tenha todos os materiais e insumos necessários para operar sem interrupções. Essas etapas incluem:

Planejamento de necessidades

• Identificação das necessidades – Quais materiais, produtos ou serviços são necessários para a produção, distribuição ou venda?
• Definição de quantidades – Qual a quantidade ideal de cada item para atender à demanda?
• Estabelecimento de prazos – Qual o prazo para a entrega de cada item?

Seleção e negociação com fornecedores

• Pesquisa de mercado – Identificar os fornecedores disponíveis no mercado;
• Análise de propostas – Comparar as propostas dos diferentes fornecedores, considerando preço, qualidade, prazo de entrega e condições de pagamento;
• Seleção – Escolher o fornecedor que melhor atende às necessidades da empresa.

Negociação

• Elaboração de propostas – Elaborar propostas de compra, detalhando os itens a serem adquiridos, as quantidades, os preços e as condições de pagamento;
• Negociação – Negociar com os fornecedores para obter as melhores condições possíveis.

Emissão de pedidos

• Geração de pedidos de compra – Efetuar os pedidos de compra formalmente, incluindo todas as informações relevantes;
• Envio de pedidos – Enviar os pedidos aos fornecedores.

Recebimento e conferência

• Recebimento dos materiais – Receber os materiais adquiridos;
• Conferência – Verificar se os materiais recebidos estão conforme o pedido, tanto em quantidade quanto em qualidade.

Pagamento

• Emissão de notas fiscais – Receber as notas fiscais dos fornecedores;
• Pagamento – Pagar os fornecedores conforme as condições negociadas.

Gestão de estoques

• Controle dos níveis de estoque – Monitorar os níveis de estoque para evitar faltas ou excessos;
• Análise de consumo – Analisar o consumo de cada material para ajustar os pedidos futuros.

Qual é a importância do aprovisionamento para as empresas?

O aprovisionamento é importante para o funcionamento eficiente das empresas, pois garante que todos os materiais e insumos necessários estejam disponíveis no momento certo. Sua importância se destaca em diversos pontos:

Continuidade das operações

Um bom aprovisionamento evita paradas na produção e falhas no atendimento, mantendo o fluxo constante de atividades. Por exemplo, imagine uma fábrica de automóveis sem peças para montar os carros. Sem um bom sistema de aprovisionamento, a produção para, gerando diversas consequências.

Redução de custos

Ao planejar e controlar o que é adquirido, a empresa evita excessos que geram despesas desnecessárias e otimizam o uso do capital de giro. Afinal, por que imobilizar recursos em estoque parado quando eles poderiam impulsionar outras áreas estratégicas?

Agilidade e competitividade

Com os insumos certos em estoque, a empresa responde mais rapidamente às demandas do mercado, melhorando sua capacidade de atender clientes com eficiência.

Minimização de riscos

Um aprovisionamento bem estruturado permite que a empresa esteja preparada para enfrentar imprevistos na cadeia de suprimentos, como falta de matéria-prima ou atrasos dos fornecedores. 

Por exemplo, durante a pandemia de Covid-19, muitas empresas enfrentaram dificuldades com a escassez de materiais e atrasos nas entregas. Entretanto, aquelas que haviam estruturado um aprovisionamento eficiente conseguiram manter a produção, diversificando fornecedores ou ajustando seus estoques.

Quais são os principais desafios no aprovisionamento? 

Os principais desafios no aprovisionamento envolvem:

• previsão de demanda – antecipar a quantidade exata de materiais necessários pode ser difícil, especialmente em mercados voláteis ou com sazonalidades imprevisíveis;
• gestão de fornecedores – manter um bom relacionamento com fornecedores pode garantir que os prazos sejam cumpridos e a qualidade dos produtos seja mantida;
• controle de estoque – um estoque mal gerido pode levar a desperdícios, custos de armazenagem elevados e, em alguns casos, obsolescência de produtos;

• custo de aquisição – negociar preços e condições vantajosas exige habilidade e tempo, além de uma análise constante de custos;
• riscos na cadeia de suprimentos – fatores externos, como desastres naturais, mudanças econômicas ou crises globais, podem afetar a cadeia de suprimentos.

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