Garanta o Sucesso de um Projeto

Épocas de grandes mudanças e incertezas sobre o curto prazo como a que vivemos hoje, exige dos profissionais da Supply Chain e Logística, flexibilidade, criatividade além de muita rapidez e velocidade para tomar decisões e implementar novas formas de trabalho.

Dadas as necessidades, que na maioria das vezes neste ambiente são urgentes, as pressões por prazos e resultados se tornam gigantescas, exigindo dos responsáveis pelos projetos e implementações, uma grande atenção para que não ocorram problemas que comprometam os objetivos.

Especificamente um tipo de problema é bem comum, os popularmente chamados atropelos, que são sintomas de pressa, consistindo em falta de atenção e cuidado com detalhes, e decorrem do afrouxamento e até mesmo do abandono do uso de metodologias de gestão de e implementação, em nome da velocidade. As consequências, podem ser bastante desagradáveis, gerando efeito contrário ao esperado, ou seja, no final, o prazo e os custos de implementação se ampliam por conta de retrabalhos e ajustes, que normalmente não deveriam existir.

Metodologias

As metodologias clássicas de gestão do PMI – Project Management Institute, administração de cronogramas Gantt, caminho crítico, 5W 2H para planos de ação, desdobramento em fases, etapas, atividades e tarefas a partir do nível estratégico até o de execução operacional, permanecem válidas e são aplicáveis em muitas situações e não se tornaram obsoletas como muitos pregam. Embora mais burocráticas e lentas para muitos, existem situações onde estas metodologias ainda são as únicas possíveis.

Com a evolução da administração porém, cada vez mais se utilizam as chamadas metodologias ágeis, que seguem formatos de workflow (fluxo de trabalho), como por exemplo no método Kanban que privilegia métodos de fácil visualização e na metodologia Scrum onde se estruturam equipes com foco na agilidade, interatividade e rapidez na tomada de decisões. Estas duas metodologias inclusive podem ser usadas em conjunto, como muitas outras que estão evoluindo constantemente.

Ferramentas e Soluções de Tecnologia

Qualquer que seja a metodologia, existem ferramentas especialistas de tecnologia de informação para apoio a gestão e controle em diversos formatos, desde em nuvem, por assinatura, aplicativos gratuitos de smartphones. E ainda há a opção das ferramentas generalistas como planilhas, que obviamente não oferecem funcionalidades e recursos específicos, mas que podem ser úteis e até mesmo a melhor solução em muitas ocasiões.

Cada profissional de gestão e implementação de projetos deve avaliar qual a melhor forma, modelo e ferramenta a utilizar, cuidando para não se deixar levar pelos atropelos.

Dicas para o Sucesso na Gestão e Implementação de Projetos

É importante não subestimar os problemas que podem surgir caso não tenhamos os cuidados necessários, quaisquer que sejam os escopos, temas e portes dos Projetos. A seguir, alguns pontos importantes para que tenhamos o sucesso na Gestão e Implementação de Projetos:

1. Definir claramente escopo e premissas: certificar-se de que todos os envolvidos e stakeholders do projeto e implementação, direta ou indiretamente, estejam adequadamente alinhados sobre o escopo, forma de execução e produtos finais.
2. Definir os stakeholders: entendendo que este termo dos anos 1980 criado por Robert Freeman identifica pessoas, áreas ou empresas impactados por uma ação ou projeto, estes devem ter capacitação e autonomia para falar, agir e decidir sobre suas áreas e especialidades.
3. Criar um Plano de Gestão: definir claramente como o projeto será gerenciado em relação a metodologia como vimos anteriormente, ferramentas de gestão, documentos a serem utilizados (relatórios de progressos, cronogramas, etc), período de divulgação e formato de comunicação.
4. Criar um Plano de Comunicação: empresas atualizadas possuem áreas de comunicação muito eficientes, que já possuem metodologias para transmitir informações e motivar os colaboradores. É importante um alinhamento e trabalho conjunto entre a gestão de projetos e a área de comunicação para potencializar o sucesso, considerando que a conscientização e motivação são dois fatores imprescindíveis.
5. Disponibilizar recursos Logísticos, de Infraestrutura e Financeiros: a gestão do projeto deve se certificar que os recursos necessários estarão disponíveis, ou no mínimo, poderão ser avaliados e providenciados em um prazo definido. Projetos sem ligação com a realidade ou possibilidade de implementação, na maioria dos casos são enorme perda de tempo e dinheiro.
6. Envolver a alta da direção: dependendo da importância e impacto do projeto, o envolvimento da alta direção, que atua como orientadora e cliente ao mesmo tempo, deve ser calibrada. Projetos de menor impacto, menos envolvimento, de maior impacto mais envolvimento. O que não deve acontecer é não envolver ou comunicar a alta direção sobre projetos em andamento, projetos não podem ser surpresas em uma empresa moderna.
7. Mapear os riscos: os riscos do projeto devem estar adequadamente mapeados, para minimizar eventuais problemas na implementação. Muito cuidado neste ponto, pois esta é uma atividade frequentemente esquecida ou minimizada em situações que citamos no início do artigo, quando há pressão sobre prazos e resultados.
8. Compartilhar decisões: as decisões devem compartilhadas, nunca baseadas em opiniões individuais ou particulares. O sucesso de um Projeto depende do alinhamento de visão da equipe que deve trabalhar em perfeita sintonia.

Conclusão

Evidentemente que existem muitos outros cuidados que podem ser considerados além dos acima citados como principais, o que deve ser avaliado pelos gestores de Projetos e Implementações a cada caso, mas cuidando destes itens acima, a chance de sucesso de um Projeto será muito maior.