Inventário De Estoque: Guia para Controlar, Otimizar e Ganhar Competitividade

Você não pode gerir o que não consegue medir – e no estoque, cada item não controlado é uma oportunidade perdida. Por isso, o inventário é uma ferramenta fundamental para revelar a real condição do seu negócio. 

Quando bem executado, o inventário de estoque revela o que está disponível no estoque, aponta os excessos, identifica as faltas e possíveis itens que já perderam valor. Esse processo, muitas vezes subestimado, é o ponto de partida para melhores decisões operacionais.

Afinal, com essas informações em mãos, é possível alinhar setores, evitar desperdícios, melhorar o fluxo logístico e, principalmente, tomar decisões com base em dados concretos. Quer entender mais detalhes sobre o assunto para tirar proveito do inventário de estoque? Continue a leitura!

• O que é inventário de estoque?
• Qual a diferença entre estoque e inventário?
• Por que o inventário de estoque é importante?
• 3 Perguntas frequentes sobre o inventário de estoque
• Como fazer um inventário de estoque passo a passo?

O que é inventário de estoque?

Inventário de estoque é a listagem detalhada de todos os produtos, materiais ou insumos que a empresa tem armazenados — seja para venda, produção ou uso interno.

Essa listagem inclui a quantidade, a classificação e, muitas vezes, o valor de cada item. E ela serve tanto para o que é da empresa quanto para o que está em posse temporária (como consignados, por exemplo).

Pense no inventário como uma fotografia atualizada do seu estoque. Ele mostra o que está ali naquele momento, informação importante para planejar os próximos passos.

Qual a diferença entre estoque e inventário?

O estoque mostra o que você tem guardado. Já o inventário indica como está esse estoque e se ele faz sentido. Ou seja, eles caminham juntos, mas com papéis diferentes. Um sem o outro perde o sentido, entende? Saiba mais a seguir!

Estoque

Estoque consiste em tudo que a empresa possui fisicamente e que está guardado: desde matérias-primas e peças de reposição até produtos prontos para venda.

Inventário

O inventário é o processo de conferir item por item, registrar, comparar com o que está no sistema e verificar se está tudo certo.

Em outras palavras, o estoque é como a despensa da sua casa. Você sabe que tem arroz, feijão, macarrão etc. mas será que tem a quantidade certa? Será que venceu? Para responder essas dúvidas, entra a atuação do inventário. 

Ele é como a lista de compra que você faz antes de ir ao mercado. Afinal, você não quer comprar arroz, por exemplo, à toa se ainda tem 5 pacotes fechados, certo?

Por que o inventário de estoque é importante?

Ter um estoque sob controle é importante para estratégia, economia e competitividade da sua empresa. Isto é, você confiaria na performance de um time que não sabe quantos jogadores tem em campo?

Assim é uma empresa que não mantém seu inventário de estoque atualizado. Sem essa informação, não há gestão eficiente, há apenas suposições.

Por outro lado, quando o inventário está em dia, você consegue:

• saber com precisão o que precisa repor (nem mais, nem menos);
• evitar perdas com produtos vencidos ou esquecidos;
• reduzir custos com armazenagem desnecessária;
• tomar decisões mais rápidas e seguras sobre compras, vendas e produção;
• atender melhor o cliente, com mais agilidade e menos erros;
• cumprir obrigações contábeis e fiscais.

3 Perguntas frequentes sobre o inventário de estoque

Listamos 3 das principais dúvidas sobre o inventário de estoque.

1. Quais são os tipos de inventário de estoque?

Os tipos de inventário de estoque são anual, periódico, rotativo, geral, parcial, permanente. Entenda:

• Inventário anual – é feito uma vez ao ano, geralmente no encerramento do exercício fiscal;
• Inventário periódico – acontece em intervalos definidos: pode ser mensal, trimestral ou semestral;
• Inventário rotativo – realizado por partes do estoque, ao longo do ano. Excelente para quem não pode parar tudo para fazer uma contagem geral;
• Inventário geral – é a contagem total de todos os itens, mas pode ser feita a qualquer momento do ano;
• Inventário parcial – focado apenas em um grupo de produtos ou setores do estoque. Ótimo quando a empresa quer investigar uma categoria específica;
• Inventário permanente – é o mais dinâmico. O estoque é atualizado em tempo real, sempre que há entrada ou saída de produtos.

2. Quem deve fazer o inventário de estoque?

O gerente de estoque ou de logística é o principal responsável por planejar e coordenar o inventário de estoque. É ele quem define quando e como a contagem será feita, com base em critérios como histórico de vendas, sazonalidade e previsões de demanda.

3. O inventário de estoque da empresa é obrigatório?

Sim, o inventário é uma exigência legal para empresas que mantêm mercadorias em estoque. É necessário para compor o balanço contábil anual e deve ser registrado no Livro de Inventário, usado em declarações como o SPED Fiscal e o SINTEGRA.

Como fazer um inventário de estoque passo a passo?

Com organização e tecnologia, dá para fazer um inventário de estoque muito mais simples e eficiente. Confira:

1. Escolha bem a data

Evite períodos de pico. Um momento mais calmo nas operações facilita tudo. Por exemplo, começo do mês ou fim do ano fiscal são boas opções.

2. Organize o estoque antes da contagem

Nada de começar a contar com tudo bagunçado. Agrupe os itens, separe por categoria e identifique tudo. Isso já elimina boa parte dos erros.

3. Defina com que frequência vai fazer o inventário

Pode ser anual, rotativo, parcial… O ideal vai depender do tamanho do seu estoque e da movimentação. O importante é ter uma rotina.

4. Detalhe bem os produtos

Inclua o máximo de informações úteis: código, validade, localização, tipo etc. Assim fica mais fácil conferir e tomar decisões depois.

5. Conte e revise

Nada de confiar em uma única contagem. Sempre que possível, faça uma segunda conferência para garantir que tudo bate com o sistema.

6. Aproveite a tecnologia

Sistemas de gestão (como ERPs ou WMS) ajudam muito. Eles automatizam a comparação com os dados já cadastrados e tornam tudo mais rápido e confiável.

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Como você acompanhou, ter o inventário de estoque em dia pode garantir decisões melhores, reduzir desperdícios e alinhar melhor as operações da empresa. E ainda, é um passo importante para quem quer mais controle e competitividade no mercado.Se você quer colocar isso em prática, podemos te ajudar. Conheça nosso Curso de Gestão de Estoques! Ele foi feito para quem busca uma abordagem prática, direta e alinhada às melhores estratégias do mercado.