PDM e o Inventário Físico

Como já vimos, o PDM (Padrão de Descrição de Materiais) ajuda na identificação de itens, mas que relação pode ter com o Inventário Físico?

Antes desta resposta, vamos conhecer mais sobre o Inventário Físico.

A palavra Inventário origina-se da palavra inventarium, que era um termo Romano ( latim ) para designar um grande documento/lista onde se encontravam registrados os produtos dos armazéns.

No mundo corporativo, em Administração de Materiais, trata-se da contagem de todos os itens em estoque: pode ser de produtos utilizados como matéria-prima ou mesmo utilizados no processo de alguma maneira para fabricação de produtos finais.

Também pode ser de produtos acabados, que estão em estoque.

Estes materiais que aguardam para entrar de alguma maneira no processo de produção estão geralmente sob a guarda do almoxarifado e podem estar estocados em locais fechados como armazéns, galpões e silos ou locais abertos como pátios.

A finalidade do Inventário é aumentar a acuracidade por meio da contagem periódica dos materiais para confrontar o resultado entre a quantidade física e a que consta no sistema.

Esta “conta tem que bater”, mas poderá não bater por alguns dos motivos abaixo:

•       roubo;
•       perda total por algum motivo como acidente;
•       erro de digitação em documentos de entrada ou saída no estoque;
•       devolução física ao estoque não contabilizada ou contabilizada e não devolvida fisicamente;
•       saídas parciais para o usuário com unidade de medida diferente da oficial do item, que é um erro, mas acontece por alguns motivos.       

Balanço anual

No Brasil, as empresas tributadas com base no lucro real, devem realizar trimestralmente ou anualmente o Livro de Registro de Inventário. Neste caso, elas são obrigadas a registrar todas as mercadorias presentes no estoque para poder fazer o balanço anual.

Cada país tem sua regulamentação. No Brasil é regulamentado pelo Conselho Federal de Contabilidade, que determina os padrões para se fazer Inventários por meio das Normas Brasileiras de Contabilidade.

Existem basicamente 2 tipos de Inventário:

• Inventário Rotativo (contagem cíclica): É realizado várias vezes durante o ano. Normalmente utilizado para itens mais significativos, como os itens classe A (maiores valores), onde uma diferença pode representar grandes perdas no processo. Também pode ser utilizado em itens de grande movimentação no ano, como os itens P, o que os tornam importantes no processo. Pode ainda ser utilizado para os demais itens, o que ajuda a minimizar erros quando for feito o Inventário Periódico.

• Inventário Periódico (contagem anual): É realizado ao final do exercício fiscal, o que normalmente é o final de cada ano. Ele tem como característica ser feito em pequeno espaço de tempo, em torno de no máximo até 5 dias para empresas com muitos itens (SKU’s).

Durante a contagem dos itens, para não gerar erros nos controles, é importante que não haja movimentações de materiais (entradas e saídas) ou que se diminua ao máximo, avisando aos fornecedores para não fazerem entregas nestes dias já preestabelecidos e aos clientes internos que não solicitem materiais. Também é solicitado a produção que não envie produtos acabados para o estoque e que a expedição identifique materiais já separados e ainda não faturados, ou seja, tenta-se minimizar as causas para erros e diferenças.

Muitas empresas fecham as portas e informam com faixa na fachada do estabelecimento “Fechado para Balanço”. Isso caracteriza bem a operação.

Normalmente no Inventário Periódico são utilizadas equipes de força-tarefa num grande mutirão e até recomenda-se que participem pessoas de outros departamentos, que não do almoxarifado.

As equipes são formadas por várias duplas, onde um conta a quantidade de cada material e outro anota. Vão se revezando nesta tarefa ao longo do dia.

Se há diferença de quantidade, conta-se novamente, invertendo quem contou na dupla ou chama-se outra dupla para fazer a recontagem.

Aproveitando o fato que no Inventário verificam-se todos os itens, recomenda-se ficar atento para identificar materiais diferentes para aquele SKU (Stock Keeping Unit) ou código do material. Ex.: Por distração pode-se ter colocado um determinado parafuso cabeça sextavada numa gaveta de um determinado parafuso de cabeça redonda.

Aliás, quando acontecem erros de diferença de quantidades, esta é a primeira verificação a ser feita, pois é comum acontecer, principalmente quando se muda a localização de determinado material por algum motivo e a pessoa do almoxarifado coloca na localização antiga automaticamente pelo hábito.

Dos tipos de inventários existentes, vale mencionar ainda:

•    Inventário por Amostragem: Tem mais característica de ser uma forma de checar o serviço feito pelas equipes, do que propriamente uma forma de se fazer Inventário.

•    Inventário Permanente: É necessário em algumas empresas industriais, onde as matérias primas precisam ter um acompanhamento constante devido a sua importância no planejamento e controle da produção. Utiliza registros para cada item, com as quantidades existentes no início do período (normalmente dia), os recebimentos, as retiradas e o saldo no final do período. Repete-se assim no novo período (dia) e constantemente. Com este controle especial do almoxarifado, fica mais fácil ter a qualquer momento a posição real e multiplicando-se respectivamente pelos seus valores unitários, o custo de cada um e total, conforme a necessidade da informação.

Nesta operação de inventário as vezes acontece das quantidades “baterem”, mas mesmo assim ter que fazer um acerto com baixa do estoque, pois o material teve sua validade vencida ou por deterioração pelo tempo parado no local. Isto normalmente tem que ser acompanhado e não poderia acontecer. É uma falha no sistema de administração de materiais.

Também é uma ótima oportunidade para identificar os itens inativos e obsoletos, deixando-os separados fisicamente para tentar vende-los, transferir para outra empresa do grupo, etc. Importante ficarem numa parte da estante em separado, para chamar a atenção que estão disponíveis.

As diferenças comprovadas tem que ser resolvidas com ajustes, conforme recomendações contábeis e tributárias, afim de atender as exigências do Bloco K (controle da produção e estoque) em questões quantitativas e do Bloco H (livro de Registro de Inventário) em questões qualitativas (valores).

O indicador de eficácia em % é a Acuracidade do Inventário, que significa a qualidade ou confiabilidade das informações e indica o grau de precisão e exatidão. Para se obter este índice, pega-se a quantidade de itens com saldo correto, dividida pela quantidade de itens verificados, vezes 100.

O indicador de Divergência é o grau de desvio do saldo físico em relação ao saldo informado pelo sistema.

Para se obter este índice, pega-se a quantidade de itens contados menos a quantidade de itens no sistema, dividida pela quantidade de itens no sistema, vezes 100.

Sobre a pergunta do começo deste artigo, de que relação o PDM pode ter com o Inventário Físico?

Vamos a resposta: É que o PDM trabalha em conjunto com toda a cadeia de Administração de Materiais, sendo assim um “elo desta corrente”. Age como um facilitador para as demais funções e consequentemente vem ajudar para a devida identificação visual do material, quando se olha fisicamente no local onde está estocado em comparação com a sua narrativa completa da listagem.

Além disto, com o PDM aplicado nos materiais, acabam as multiplicidades do cadastro e isto diminui o número de itens a serem verificados, trabalhados e auditados.

Mais detalhes poderão ser obtidos com a assessoria de especialistas em Supply Chain Management.