Plano Estratégico para Transformar seu Processo de Separação de Pedidos Manual em Automatizado – Parte 1
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– Diagnóstico
Como já comentado no Artigo anterior (DICAS E ESTRATÉGIAS PARA MELHORAR A PRODUTIVIDADE DA SEPARAÇÃO DE PEDIDOS) a primeira etapa de um processo de melhoria, seja somente para racionalizar as atividades, aumentar a produtividade da separação ou automatizar o processo, é fazer o diagnóstico do seu processo de separação de pedidos, para entender o funcionamento e identificar os pontos críticos, gargalos e gap´s.
Obtenha os dados operacionais, tais como: quantidade média de linhas de cada pedido, tempos de separação, volumes médios por dia, índice de erros, produtividade dos separadores, quantidade de retrabalhos, etc.
Mapeie o fluxo de separação atual:
- Identificar problemas recorrentes: erros de separação, baixa produtividade, deslocamentos excessivos, longas distâncias percorridas, falta de rastreabilidade.
- Classificar os produtos por categorias: Demanda, Volume, Valor, etc.
– Definição dos Indicadores de Performance
Estabeleça os critérios para medição dos resultados para comprovação das melhorias ou insucessos.
- Indicadores sugeridos:
- Produtividade (linhas de pedidos separadas por hora e por separador)
- Acuracidade da Separação (% de pedidos separados sem nenhum tipo de erro)
- Lead time de separação (é o tempo total gasto desde o momento em que o pedido é liberado para separação até a conclusão, deixando-o pronto para as próximas etapas do processo). Normalmente é composto pelos tempos de: deslocamento, localização dos SKU´s, coleta/picking, conferência na coleta, transporte interno, etc.
- Rastreamento de pedidos (visibilidade interna das etapas a partir do recebimento do pedido no sistema, separação, conferência, embalagem e expedição).
- Defina as metas, segundo o critério “SMART” – Específicas, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e Temporais.
Tecnologias disponíveis no mercado
A definição e a escolha da tecnologia mais adequada, está intimamente relacionada ao modelo do negócio e porte da operação.
OBS.: Importante alinhar o tipo de tecnologia ao nível de maturidade da operação.
A seguir, detalharemos cada uma das alternativas e soluções de automação para o seu processo de separação de pedidos (picking). Estamos partindo do princípio, que a operação atual é feita através de Processo Manual, ou seja:
O operador recebe uma relação de pedidos ou um pedido específico impresso em papel e realiza a separação e coleta dos produtos manualmente, percorrendo todo Armazém/CD/Almoxarifado, sem uso de nenhuma tecnologia. As vantagens do formato manual são: baixo investimento e custo operacional, flexibilidade para diferentes tipos de produtos e de layouts, não exige grande qualificação da mão de obra, facilidade do processo de treinamento e capacitação dos separadores, menor dependência tecnológica – redução dos riscos relacionados a falhas de sistemas ou problemas na área de TI (Tecnologia de Informação). Como desvantagens, podemos citar: baixa produtividade – normalmente os separadores percorrem grandes distâncias, maior necessidade de mão de obra para atender demanda de grandes pedidos, maior probabilidade de erros – impacta na acuracidade do estoque e no nível de serviço ao cliente, tem menor rastreabilidade, lentidão para pedidos com grandes quantidades, dependendo das dimensões do Armazém/CD, o trabalho se torna desgastante, podendo gerar aumento do absenteísmo e do turnover da equipe.
Lembrando que a separação de pedidos manual pode ser vantajosa para operações de menor porte com baixa complexidade e grande variedade de SKU’s.
IMPORTANTE: A dúvida que pode ocorrer antes de iniciar o processo de automação na separação de pedidos:
É possível automatizar sem ter um WMS (Warehouse Management System)?
A resposta é sim, há níveis de automação que não exigem um WMS.
Por exemplo: Os Coletores de dados que funcionam off line – trocam dados em batch podem funcionar sem WMS, apenas trocando arquivos com o ERP da empresa. Até os sistemas Pick to Light ou Picking by Voice também podem ser integrados diretamente ao ERP, sem o WMS. Algumas soluções de automação parciais, tais como: separação com coletor de código de barras, esteiras, transportadores, podem operar com lógicas programadas diretamente no próprio equipamento. Nestes casos, o ERP da empresa (ou até mesmo planilhas ou sistemas internos), controla os pedidos e a automação somente executa processos mais simples.
O WMS se torna obrigatório e essencial quando a operação exige controle em tempo real dos estoques e das movimentações, necessidade de roteirização inteligente da separação de pedidos para definir qual o melhor caminho (mais curto, mais rápido) do operador ou até mesmo de um robô, gestão de múltiplas tecnologias de automação (por voz, luz, RF, AGVs, AMR´s, shuttle, etc.), integração total com automação física (esteiras, sorter, mini-load, AS/RS) e atender grandes volumes de pedidos e com operações com várias áreas de separação ou diferentes estratégias (por onda, por zona, consolidado, etc.).
– Separação com Coletor de Dados (Código de barras/RFID)
- Processo: O separador utiliza um leitor de código de barras ou terminal de RF (Radiofrequência) para escanear os produtos conforme a relação do pedido no formato digital.
- Possíveis Tecnologias:
- Leitores de código de barras
- Smartphones com aplicativo
- Terminais de Radio Frequência (handhelds)
OBS.: Todo Coletor de Rádio Frequência é um coletor de dados, mas nem todo coletor de dados é Rádio Frequência. A diferença básica entre eles está no formato de comunicação com o sistema, ou seja, Coletor de Rádio Frequência funciona on-line e troca dados em tempo real e o outro pode funcionar off-line e trocar dados posteriormente (em batch).
Vantagens: Minimiza as ocorrências de falhas humanas, fornece rastreabilidade de dados em tempo real (localização do separador e movimentação de SKU’s) e versatilidade – pode operar em diversos tipos de ambientes (estoque, varejo, etc.)
Desvantagens: Necessidade de investimento, treinamento para qualificar e capacitar a mão de obra, alto custo inicial (se for uma solução do tipo RFID é necessário investir em tags – etiquetas, leitores – mais caros que os de código de barras ou QR code e nos portais de leitura, dependem de uma boa infraestrutura de TI – redes de Wi-Fi/Bluetooth estáveis e dependendo do tipo do produto, os sinais de RFID podem sofrer interferência.
– Separação por Display – Pick to Light
- Processo: O Pick to Light consiste em dispositivos eletrônicos com displays digitais (Led´s) normalmente instalados em frente às posições de armazenagem (estantes metálicas, estruturas dinâmicas – flow racks).
A partir da liberação de um pedido no sistema, o local exato do SKU acende uma luz, indicando ao separador o local onde coletar. No display é indicada a quantidade a ser separada, e o separador confirma a coleta pressionando um botão no dispositivo.
Vantagens: Aumento da produtividade eliminando a necessidade de leitura ou de coletores de dados, diminuição dos erros de separação, redução da movimentação dos separadores, possibilita treinamento mais rápido da equipe, se integrado ao ERP/WMS, atualiza os dados em tempo real, permite separação de pedidos por onda, ideal para alta rotatividade de SKU’s.
Desvantagens: Alto investimento inicial, restrição de flexibilidade tanto do layout quanto de endereçamento e mais indicado para produtos repetitivos e de pequenas ou médias dimensões, necessidade de serviços de manutenção para substituição de lâmpadas/sensores/Led’s que correm o risco de queimar por serem sensíveis.
– Separação por voz – Picking by Voice ou Voice Picking
- Processo: O separador de pedidos usa um headset (fone de ouvido com microfone acoplado) que está conectado a um dispositivo (terminal RF, smartphone) e recebe as instruções por voz e confirma as informações recebidas também por comandos de voz. Ao invés de olhar para o coletor, o separador recebe as orientações sobre qual endereço deve ir, qual SKU deve coletar, qual a quantidade solicitada e responde as confirmações por voz e o sistema atualiza as informações em tempo real. É uma tecnologia indicada para operações de alto volume, alta rotatividade e foco em acuracidade.
Tecnologias:
- Sistema de reconhecimento por voz
- Headset específico
Vantagens: O separador tem as mãos e os olhos livres para realizar as coletas, maior ergonomia e produtividade, redução dos erros em função das confirmações de endereço e quantidade, pode aumentar o nível de segurança pela atenção ao ambiente, treinamento é rápido – os separadores aprendem de forma intuitiva e possibilita rastreamento em tempo real pela integração direta ao sistema.
Desvantagens: O investimento é alto em função dos equipamentos, tem limitação para operar em ambientes com muito barulho que podem prejudicar a comunicação, pode necessitar de uma adaptação cultural – resistência ou desconforto dos separadores em falar continuamente, depende da voz dos separadores – alguns podem ter dificuldade de dicção ou sotaques de separadores de outras nacionalidades, maior dificuldade em operações complexas onde é necessário registrar outras informações, tais como: lotes, data de validade, número de série, o processo pode ficar mais lento se comparado ao uso de coletor de dados, custos de manutenção principalmente com os headsets (microfone, bateria, higienização), requer treinamento e a curva de aprendizagem pode ser mais demorada.
– Dispositivos Móveis – App de Separação de Pedidos
- Processo: Dispositivos móveis, podem ser coletores de dados, tablets, smartphones ou terminais portáteis. Os App’s são softwares ou aplicativos instalados nesses dispositivos que orientam os separadores e são conectados ao sistema ERP e/ou WMS. O separador visualiza no dispositivo as tarefas de separação (localização do endereço, SKU, quantidade, lote/validade) e, muitas vezes, utiliza a câmera ou leitor integrado para confirmar o código de barras.
Vantagens: Baixo investimento inicial – podendo usar smartphones mais simples ou até dispositivos comuns, reduzindo custo em comparação a tecnologias de pick to light ou voice picking, normalmente as interfaces são mais intuitivas e com fotos dos produtos, descrições, endereços, reduz erros de separação, possui boa flexibilidade – pode atuar em diferentes tipos de operação – separação unitária (caixa aberta), por embalagem (caixa fechada), por lote, FIFO, FEFO, etc.), possui alto grau de mobilidade e integração – Wi-Fi, 4G, 5G, e integrado com ERP e WMS, proporciona acessibilidade (Androig/iOS), permite a utilização para outras tarefas: recebimento, conferência, inventário.
Desvantagens: Desempenho inferior se comparado ao pick to light e voice picking – pode gerar dificuldade para operações de altíssima demanda, dependendo do dispositivo, algumas telas pequenas podem ser difíceis de visualizar, baterias de capacidade limitada podem gerar maior rotinas de recarga, dificuldade ergonômica em função do separador ficar segurando o dispositivo, maior risco de danos e quebras elevando os custos de manutenção, exige rede estável – falhas de conexão prejudicam o processo de separação, apesar de ser de fácil operação, para separadores com pouca familiaridade com tecnologia, pode demandar mais tempo para adaptação.
No próximo artigo (Parte 2), apresentaremos outros exemplos de automação com maior nível de tecnologia e mais detalhes sobre o processo de implementação de cada uma delas.
Obrigado pela leitura!
