Vendendo Ideias de Melhorias no Armazém
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Você já teve dificuldade em conseguir aprovação do diretor financeiro dos investimentos de capital para seu armazém? Muitos gerentes de armazém tem de competir com colegas da manufatura, marketing ou outros departamentos que estão procurando investimento de capital para melhorarem suas operações. Alguns gerentes são mais persuasivos que outros e a administração pode ficar mais inclinada a aprovar um investimento em um novo maquinário para a planta do que uma nova empilhadeira para o armazém. O objetivo deste artigo é lhe oferecer novas idéias e novas ferramentas para convencer o diretor financeiro quanto ao investimento de capital para melhorar o armazém.
Ao considerar este desafio, lembre-se que armazenagem não é nada mais ou menos do que a efetiva utilização do espaço e tempo. Todo investimento de capital que você considera tem seu principal retorno no ganho de espaço ou ganho de tempo.
Melhoria da produtividade de estocagem
O retorno pela melhoria da densidade de estocagem é evitar uma nova construção, aluguel de um depósito ou eliminação de armazenagem terceirizada. Contudo, a justificativa não é tão simples quanto parece frente ao custo do novo equipamento e seu retorno através da redução de espaço. Em muitos casos, a melhoria da densidade de estocagem provoca um aumento na mão-de-obra.
A produtividade da estocagem é medida pelo número de unidades que podem ser estocados em cada metro quadrado ou cúbico de espaço. Existem várias formas pelas quais a densidade de estocagem pode ser aumentada: empilhadeiras para corredores estreitos; tipo de estrutura de estocagem; melhoria da embalagem para permitir melhor aproveitamento do espaço; melhor administração do estoque.
Empilhadeira para corredores estreitos trilateral poderia permitir uma redução de largura do corredor de 3,6 m para 1,8 m. Contudo, as empilhadeiras para corredores estreitos não são projetadas para carga e descarga de veículo. Um pessoal diferente (ou pelo menos empilhadeiras frontais) serão necessários para carregar e descarregar os veículos rodoviários. Numa operação separada, o veículo de corredor estreito seria então usado para transferência entre a área de espera e o corredor de estocagem. Mais mão-de-obra será gasta na nova operação do que na atual, para permitir que uma empilhadeira realize toda a tarefa no armazém.
Um passo vital na melhoria da produtividade de estocagem é determinar como as estruturas de estocagem poderão melhorar a densidade de estocagem. Em alguns casos, mais de um tipo de estrutura deverá ser usado. Mudanças na estrutura geralmente significam mudanças no layout. Ao justificar a melhoria, considere o custo da movimentação no armazém, para acomodar uma mudança no layout. Se o atual layout de estocagem inclui sprinklers, a mudança deve prever a a reinstalação deste sistema. Em alguns casos, a melhoria da estocagem é realizada simplesmente pela compra de estruturas de estocagem com colunas mais altas, reutilizando as mesmas barras da estrutura.
Mesmo tendo pouco controle sobre a embalagem, você precisa entender como a melhoria da embalagem pode aumentar a densidade de estocagem. Por exemplo, os fabricantes de plástico a granel usam uma caixa de carga unitária. Muitos destes contentores não possuem resistência suficiente para permitir que o produto seja empilhado livremente até a altura do teto de 6-7 m, já que a altura da pilha é limitada pela embalagem. Em contraste, outros produtos químicos são armazenados em tambores, uma embalagem mais forte que possui uma capacidade de empilhamento livre mais alta. Se o contentor pudesse ser reprojetado para ter a mesma resistência de empilhamento que um tambor, os custos de estocagem seriam reduzidos.
Ironicamente, um dos caminhos mais efetivos para melhorar a produtividade do estocagem pode nem envolver qualquer investimento em bens de capital. Uma melhor administração do estoque pode reduzir o volume mantido no estoque e ao mesmo tempo facilitará um layout mais efetivo. Todo gerente de armazém deveria identificar e eliminar o FISH (“First In Still Here” – Primeiro a Entrar- Ainda Aqui), ou os ítens mortos que existem em quase todo armazém. Se o seu armazém se tornou um arquivo morto em vez de um centro de distribuição, um dos melhores caminhos de conseguir melhorias é liquidar o produto que simplesmente está pegando poeira. Além disso, quando seu sistema de administração do estoque identifica quais itens giram mais rápido, você pode criar um layout de estocagem que reduza o tempo de percurso colocando os itens de giro mais rápido próximos do piso e próximos da porta. A melhoria da administração do estoque certamente tem um custo, mas comparado ao custo de uma nova estrutura ou empilhadeiras para corredores estreitos, o gasto é modesto.
Calculando o retorno de investimento em estocagem
Se a melhoria da produtividade de estocagem evitar uma nova construção, considere o m2 proposto da nova construção e fixe o preço em R$ x/m2. Se a opção for armazenagem em terceiros, você poderia usar um custo projetado de R$ x/mês. Obviamente, estes cálculos grosseiros seriam refinados desenvolvendo um preço detalhado para se adequar a sua situação. Se estiver considerando a construção de uma ampliação de 930 m2 no seu armazém, você poderia evitar este investimento com a compra de estruturas de estocagem, mais empilhadeiras para corredores estreitos e em mão-de-obra para pagar a reorganização do armazém. Neste caso, o investimento necessário pode ser menor daquele da nova construção. A outra opção é usar a armazenagem de terceiros e este custo poderia se estimado em R$ x/mês por palete. Calculando o número de paletes adicionais que podem ser armazenados no layout revisado, você pode criar uma justificativa que pode ser aprovada por seu diretor financeiro.
Justificando as melhorias na movimentação
Aqui estão quatro caminhos para melhorar o rendimento da movimentação:
? Programando horas de serviço mais longos;
? Melhorando procedimentos de separação de pedidos;
? Reduzindo atrasos por espera; e
? Utilizando a tecnologia para substituir o operador de empilhadeira.
Muitas operações de armazém trabalham 40 horas por semana, quando realmente existem 168 horas disponíveis durante a mesma semana. Quando as instalações e equipamentos podem ser usados por mais horas, o custo por hora deste investimento de capital é reduzido. Portanto, agregar uma mudança para jornadas mais longas pode permitir que você evite a aquisição de empilhadeiras adicionais ou portas na doca.
A separação de pedidos é o procedimento mais caro encontrado em muitos armazéns e se a eficácia da separação de pedidos for melhorada, o custo da movimentação de cada unidade é reduzido.
Espera é um processo usado em muitos armazéns e quando esta é eliminada, o curso da movimentação geralmente é reduzido. No caso considerado anteriormente, é possível que um único funcionário descarregue um palete da carreta e coloque diretamente numa pilha. O mesmo processo é invertido na saída. Quando a mercadoria fica em espera na doca, o custo da movimentação sempre é aumentado.
Verificação é considerada uma necessidade para reduzir erros, mas a leitura através de códigos de barras pode duplicar a função de verificação.
Aumentando o processamento sem mais mão-de-obra
Um número cada vez maior de armazéns hoje enfrenta falta de mão-de-obra. Encontrar pessoas qualificadas torna-se um desafio em muitas comunidades. Se você não puder encontrar pessoas qualificadas, você pode eventualmente justificar um investimento em ferramentas que aumente o número de unidades manuseadas por hora de mão-de-obra gasta. Por exemplo, uma paletizadora que coloca caixas individuais num modelo especificado sobre um palete poderia substituir a mão-de-obra de 4 operadores no armazém.
Tipos de ferramentas de melhoria
Ao justificar o investimento, você deveria classificar as ferramentas em quatro categorias:
- Ferramentas que melhoram a utilização de estocagem;
- Ferramentas que melhoram a movimentação de material;
- Ferramentas para melhorar a acuracidade; e
- Ferramentas para acelerar a separação de pedidos e classificação.
As ferramentas que melhoram a densidade de estocagem já foram descritas. Ferramentas de movimentação de material poderiam incluir transportadores contínuos ou veículos industriais. A acuracidade é melhorada pela utilização de leitoras, códigos de barras e tecnologia de sistemas que alertam as pessoas que elas estão selecionando o item errado. A separação de pedidos pode ser melhorada levando os produtos ao separador em dispensadores ou carrosséis. Todas estas ferramentas têm um custo e elas são justificadas medindo o custo em relação à melhoria projetada.
Ferramentas de análise
Um caminho mais sofisticado para calcular uma justificativa é a utilização da simulação em computador. Você pode usar a simulação para avaliar o investimento em novos equipamentos. O software de simulação é usado por algumas empresas, para avaliar o retorno estimado sobre investimento para adoção de um novo sistema de movimentação.
Muitos gerentes financeiros observam um horizonte de pelo menos três anos ao considerar o retorno sobre o investimento (ROI) para qualquer despesa de capital. Alguns gerentes usam o fluxo de caixa descontado e valor presente líquido para considerar se o investimento é viável.
Às vezes, a decisão de adotar novas ferramentas pode ser justificada sem estes cálculos mais complexos. Se seus clientes demandam um tempo do ciclo do pedido mais rápido do que aquele que vocês estão oferecendo no momento, pode ser necessária uma mudança para sobrevivência. Se o mercado de mão-deobra torna impossível encontrar pessoas qualificadas, as ferramentas para melhorar a produtividade de movimentação se tornam uma necessidade. Na essência, o mercado e o posto de trabalho podem orientar a decisão.
Em resumo, revise sua operação para verificar se existe alguma coisa em seu armazém que provoque um desperdício de espaço e de tempo. Observe as pequenas coisas, bem como as grandes. Por exemplo, você tem pessoas aguardando na fila para usar uma máquina de arquear? Se tiver, você está pagando por uma ferramenta extra porque as pessoas estão aguardando para usar a única do armazém. Quais são os outros passos que podem ou deveriam ser tomados para utilizar o espaço e tempo disponíveis o mais inteligentemente possível?
Uma vez desenvolvido o custo de cada um destes passos, você deverá ser capaz de demonstrar ao seu diretor financeiro que o custo destas mudanças será justificado através de melhorias na produtividade e qualidade.
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