Sistema legado: dez sinais de que é hora de substituir

Sistema legado em resumo: Um sistema legado precisa ser substituído quando passa a limitar o negócio. Os sinais incluem remendos para novas necessidades, funções limitadas, suporte caro, exigências externas, atualizações arriscadas, rigidez, fornecedor sem futuro, má integração, interface difícil e uma atualização de versão cara que pouco melhora o processo.

Quando é hora de trocar um sistema de informação, seja ele ERP, WMS, TMS ou outro? Muitas empresas adiam a decisão, porque um sistema novo exige tempo e dinheiro em customizações e treinamento. No entanto, às vezes a decisão mais inteligente é investir e até trocar de fornecedor. Afinal, manter um sistema legado também custa caro.

Este artigo, baseado no acervo técnico da IMAM, reúne dez sinais para verificar se essa hora chegou.

Os dez sinais de um sistema legado

Sinal	Como ele aparece
1. Arquitetura de baixo alcance	A equipe cria remendos para necessidades que o sistema não suporta, e a resposta fica lenta
2. Funcionalidades limitadas	Faltam funções para a melhoria contínua, e o fornecedor não tem plano de evolução
3. Suporte caro e difícil	O conhecimento está com poucas pessoas e a infraestrutura antiga exige especialistas
4. Fatores externos	Clientes e fornecedores exigem tecnologia e integração que o sistema não suporta
5. Atualização cara e arriscada	Tantas alterações já foram feitas que até as pequenas viram um grande compromisso
6. Rigidez	Processos predefinidos impedem novos processos e a diferenciação
7. Fornecedor sem futuro	Aquisições entre fornecedores ameaçam o suporte e a evolução
8. Má interface entre aplicativos	O sistema não compartilha nem sincroniza dados com os demais
9. Interface do usuário difícil	Menus antiquados tornam lentas as tarefas e o acesso aos dados
10. Versão desatualizada	A atualização de versão é cara, demorada e pouco melhora o processo

Desempenho, funções e suporte

Primeiro, se você cria remendos para novas necessidades, é hora de considerar a troca. Quanto mais processos dependem do sistema sem controle, mais difícil fica manter a precisão dos dados. Além disso, a demora excessiva para responder pode reduzir a produtividade, a eficiência e o tempo de processamento.

Em seguida, veja o suporte. Se o sistema foi desenvolvido internamente, o suporte depende de pessoas que um dia sairão da empresa. Da mesma forma, uma base de dados antiga exige equipe com conhecimento específico só para ela. Em alguns casos, o suporte da infraestrutura antiga passa a um terceiro, que cobra um preço adicional.

Quando o sistema legado trava a mudança

Sistemas internos e legados podem falhar diante de situações imprevisíveis. Fornecedores maiores e clientes mais exigentes vão impor tecnologia e integração. Se o sistema não permite seguir as políticas da empresa, muitas vezes exigidas por lei, a troca logo será obrigatória.

Além disso, muitas alterações feitas na implantação original criam falhas no projeto. Com o tempo, até mudanças pequenas viram um grande compromisso. Como resultado, pode ser impossível medir qualquer retorno sobre o investimento. Por isso, o sistema deve ter acesso modular e uma arquitetura que acompanhe a evolução do negócio.

Fornecedor, integração e usabilidade

A consolidação entre fornecedores levanta uma dúvida: o seu estará por perto daqui a cinco anos? Mesmo um fornecedor forte pode deixar de investir no seu aplicativo, se ele não for estratégico. Portanto, escolha quem tenha soluções adequadas, experiência em negócios e estrutura financeira para evoluir.

Hoje, a interoperabilidade é a chave. Com uma arquitetura orientada a serviços (SOA), o sistema compartilha e sincroniza dados com sistemas internos, externos, parceiros, fornecedores e clientes. Assim, a empresa não precisa mudar suas práticas para caber no software.

Usabilidade e versão de um sistema legado

Um sistema fácil de aprender, de usar e de configurar com os termos da empresa reduz erros, gastos com treinamento e chamadas de suporte. Além disso, ele aumenta a produtividade e a satisfação, e a rotatividade pode cair. Por fim, se a nova versão do sistema atual é cara e traz pouca melhoria, a análise antecipada pode mostrar que o melhor é avaliar um novo pacote ou fornecedor.

Fonte: acervo técnico da IMAM, revista intraLOGÍSTICA. Conheça também a IMAM Consultoria.

Conclusão

Um sistema legado dá sinais claros antes de virar um problema. Se a empresa vive de remendos, paga caro pelo suporte e não consegue integrar nem atender clientes, vale estudar a troca. Em resumo, observar essas limitações permite uma boa análise das soluções atuais de TI.

Conteúdos complementares recomendados

• ERP e WMS rumo à excelência: Como os sistemas de gestão se complementam.
• O que é WMS na logística: O sistema de gestão do armazém em detalhe.
• O que é TMS: O sistema de gestão do transporte.