Gestão de Projetos: Ao Invés de Escolher Entre PMI e Ágil Tenha os Dois

Nos últimos 20 anos muito tem sido escrito e falado com relação a aplicação dos Princípios Ágeis na Gestão de Projetos e até mesmo na Gestão do Negócio.

Nestes momentos é difícil não comparar a rigidez do modelo do PMI – Project Management Institute com suas centenas de páginas do PMBOK, com a sétima edição na versão draft a ser lançada (nesta edição já encontraremos uma drástica mudança, para adaptarem-se aos novos tempos), com os princípios leves e intuitivos dos métodos ágeis, que são muito mais adaptados a nova geração, principalmente os desenvolvedores de soluções tecnológicas.

Porém, não precisamos optar por uma ou outra filosofia, as duas se tangenciam e podem ser utilizadas na mesma Empresa, as vezes no mesmo Projeto, dependendo de cada problema a ser solucionado.

Quando estudamos os métodos ágeis e conhecemos o CYNEFIN, que se pronuncia “KNEFIN”, que é um framework criado em 1999 por Dave Snowden, enquanto trabalhava na IBM, para ajudar a companhia a gerenciar seu capital intelectual, entendemos a divisão dos problemas em domínios:

Nos sistemas ordenados (a direita do quadro) a ordem significa que nosso raciocínio e conhecimento estão organizados, ou seja, temos total domínio da situação e grande previsibilidade (causa e efeitos conhecidos), e podemos repetir a mesma solução, com pequenas adaptações.

Os sistemas ordenados podem ser subdivididos em dois Domínios: Simples (Claro)e Complicado.

No domínio Simples (Claro) a resposta é “óbvia”, causa e efeito são conhecidos de experiências passadas, não restando dúvidas sobre o que deve ser realizado e entregue. É quando podemos implementar as “melhores práticas”. A resposta é: Sentir (ir ao GEMBA), Categorizar e Responder.  Exemplo: Vamos ampliar a capacidade produtiva adquirindo e instalando uma máquina muito similar a existente, mas com o dobro da velocidade.

No domínio Complicado, aplica-se também a relação decausa e efeito,a solução é conhecida, mas o time não a domina por completo. A solução é buscarmos um especialista fora do time ou adquirir o conhecimento em algum treinamento de mercado. Novamente vamos nos apegar às “melhores práticas”. A resposta é Sentir(ir ao GEMBA), Analisar (Causa e Efeito) e Responder. 

Exemplo: Vamos introduzir um novo produto e processo na fábrica que é similar aos produtos que já fabricamos, mas acrescentaremos uma etapa de “acabamento” com novos parâmetros de qualidade para atingirmos um público mais exigente, diferente do que fabricamos hoje, mas com tecnologia já dominada e em funcionamento em outras fábricas há algum tempo.

Neste quadrante – ordenado, a aplicação dos modelos tradicionais de Gestão de Projetos é a mais indicada. Temos que garantir que as atividades (que são conhecidas) sejam implementadas a partir de recursos apropriados e no tempo estimado. PMBOK na veia. P – Planejar D – Executar C – Controlar e A – Agir.

O que muda nos sistemas não ordenados (lado esquerdo do quadro) ?

As principais características dos Sistemas Não Ordenados são a imprevisibilidadee a grande dificuldade de relacionarmos efeitos com causas. Sistemas Não Ordenados são divididos em Complexos e Caóticos.

No Domínio Complexo, temos informações “nebulosas” do problema, não temos a visão da entrega final (entregáveis, tão solicitados nos Projetos tradicionais),teremos a visão clara da causa e efeito somente após a implementação e o teste da hipótese terem sido feito pelos clientes. Vamos experimentar, testar e, de acordo com o resultado, tomaremos ações “ágeis” para melhorar o produto ou processo.  A resposta está em: Sondar (Experimentar), Sentir (Verificar a qualidade da solução proposta) e Responder (melhorar a solução).

Exemplo:

A fábrica irá desenvolver um novo produto (inovação) que ninguém desenvolveu ainda. Serão necessários vários testes com o novo processo e o produto final. A regra é obter feed-backs rápidos e agir rápido, as vezes retrocedendo como no Rugby, para voltarmos a avançar de maneira mais eficaz.

Este é o Domínio Complexo — neste domínio a aplicação dos Métodos Ágeis será vital para o sucesso do desenvolvimento. SCRUM, KANBAN, entre outros.

Teremos que inspecionar e adaptar o produto, entregando cada vez mais valor aos stakeholders, acompanhandofrequentemente os inputs do mercado e agindo rápido para adaptá-los a necessidade dos clientes.

Finalmente chegamos ao Caos, representado por um problema spot, onde a urgência da ação irá definir o sucesso e o fracasso do nosso Projeto, ou até mesmo da nossa Empresa. A regra é: Agir (Ação Urgente), Sentir (Verificar o resultado) e Responder (Agir novamente), até levarmos o problema do Caos para o Domínio Complexo, Complicado ou Simples (Claro).

Exemplo: Nosso sistema de informação foi invadido por rackers e não conseguimos operar a nossa fábrica, nem operar, nem faturar.

E o seu problema, onde se encaixa ?

Por isso da importância de termos o conhecimento e a expertise dos dois modelos para podermos optar e trabalhar de maneira preditiva, ágil ou até mesmo híbrida.