Gestão de projetos ágil e PMI: como usar os dois com o framework Cynefin
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Gestão de projetos ágil e PMI em resumo: Na gestão de projetos não é preciso escolher entre o PMI e os métodos ágeis. Pelo framework Cynefin, problemas dos domínios simples e complicado pedem os modelos tradicionais, como o PMBOK. Já no domínio complexo, os métodos ágeis, como Scrum e Kanban, são vitais. Por isso, conhecer os dois permite trabalhar de forma preditiva, ágil ou híbrida.
Nos últimos 20 anos muito tem sido escrito e falado com relação a aplicação dos Princípios Ágeis na Gestão de Projetos e até mesmo na Gestão do Negócio.
Nestes momentos é difícil não comparar a rigidez do modelo do PMI – Project Management Institute com suas centenas de páginas do PMBOK, com a sétima edição na versão draft a ser lançada (nesta edição já encontraremos uma drástica mudança, para adaptarem-se aos novos tempos), com os princípios leves e intuitivos dos métodos ágeis, que são muito mais adaptados a nova geração, principalmente os desenvolvedores de soluções tecnológicas.
Porém, não precisamos optar por uma ou outra filosofia, as duas se tangenciam e podem ser utilizadas na mesma Empresa, as vezes no mesmo Projeto, dependendo de cada problema a ser solucionado.
Quando estudamos os métodos ágeis e conhecemos o CYNEFIN, que se pronuncia “KNEFIN”, que é um framework criado em 1999 por Dave Snowden, enquanto trabalhava na IBM, para ajudar a companhia a gerenciar seu capital intelectual, entendemos a divisão dos problemas em domínios:
Nos sistemas ordenados (a direita do quadro) a ordem significa que nosso raciocínio e conhecimento estão organizados, ou seja, temos total domínio da situação e grande previsibilidade (causa e efeitos conhecidos), e podemos repetir a mesma solução, com pequenas adaptações.
Os sistemas ordenados podem ser subdivididos em dois Domínios: Simples (Claro)e Complicado.
No domínio Simples (Claro) a resposta é “óbvia”, causa e efeito são conhecidos de experiências passadas, não restando dúvidas sobre o que deve ser realizado e entregue. É quando podemos implementar as “melhores práticas”. A resposta é: Sentir (ir ao GEMBA), Categorizar e Responder. Exemplo: Vamos ampliar a capacidade produtiva adquirindo e instalando uma máquina muito similar a existente, mas com o dobro da velocidade.
No domínio Complicado, aplica-se também a relação decausa e efeito,a solução é conhecida, mas o time não a domina por completo. A solução é buscarmos um especialista fora do time ou adquirir o conhecimento em algum treinamento de mercado. Novamente vamos nos apegar às “melhores práticas”. A resposta é Sentir(ir ao GEMBA), Analisar (Causa e Efeito) e Responder.
Exemplo: Vamos introduzir um novo produto e processo na fábrica que é similar aos produtos que já fabricamos, mas acrescentaremos uma etapa de “acabamento” com novos parâmetros de qualidade para atingirmos um público mais exigente, diferente do que fabricamos hoje, mas com tecnologia já dominada e em funcionamento em outras fábricas há algum tempo.
Neste quadrante – ordenado, a aplicação dos modelos tradicionais de Gestão de Projetos é a mais indicada. Temos que garantir que as atividades (que são conhecidas) sejam implementadas a partir de recursos apropriados e no tempo estimado. PMBOK na veia. P – Planejar D – Executar C – Controlar e A – Agir.
O que muda nos sistemas não ordenados (lado esquerdo do quadro) ?
As principais características dos Sistemas Não Ordenados são a imprevisibilidadee a grande dificuldade de relacionarmos efeitos com causas. Sistemas Não Ordenados são divididos em Complexos e Caóticos.
No Domínio Complexo, temos informações “nebulosas” do problema, não temos a visão da entrega final (entregáveis, tão solicitados nos Projetos tradicionais),teremos a visão clara da causa e efeito somente após a implementação e o teste da hipótese terem sido feito pelos clientes. Vamos experimentar, testar e, de acordo com o resultado, tomaremos ações “ágeis” para melhorar o produto ou processo. A resposta está em: Sondar (Experimentar), Sentir (Verificar a qualidade da solução proposta) e Responder (melhorar a solução).
Exemplo:
A fábrica irá desenvolver um novo produto (inovação) que ninguém desenvolveu ainda. Serão necessários vários testes com o novo processo e o produto final. A regra é obter feed-backs rápidos e agir rápido, as vezes retrocedendo como no Rugby, para voltarmos a avançar de maneira mais eficaz.
Este é o Domínio Complexo — neste domínio a aplicação dos Métodos Ágeis será vital para o sucesso do desenvolvimento. SCRUM, KANBAN, entre outros.
Teremos que inspecionar e adaptar o produto, entregando cada vez mais valor aos stakeholders, acompanhandofrequentemente os inputs do mercado e agindo rápido para adaptá-los a necessidade dos clientes.
Finalmente chegamos ao Caos, representado por um problema spot, onde a urgência da ação irá definir o sucesso e o fracasso do nosso Projeto, ou até mesmo da nossa Empresa. A regra é: Agir (Ação Urgente), Sentir (Verificar o resultado) e Responder (Agir novamente), até levarmos o problema do Caos para o Domínio Complexo, Complicado ou Simples (Claro).
Exemplo: Nosso sistema de informação foi invadido por rackers e não conseguimos operar a nossa fábrica, nem operar, nem faturar.
E o seu problema, onde se encaixa ?
Por isso da importância de termos o conhecimento e a expertise dos dois modelos para podermos optar e trabalhar de maneira preditiva, ágil ou até mesmo híbrida.
Os domínios do Cynefin e o modelo indicado
Em resumo, como o post associa cada domínio a uma resposta e a um modelo:
| Domínio | Resposta | Modelo indicado no post |
|---|---|---|
| Simples (Claro) | Sentir, categorizar e responder | Gestão tradicional (PMBOK), com melhores práticas |
| Complicado | Sentir, analisar e responder | Gestão tradicional, com apoio de especialista |
| Complexo | Sondar, sentir e responder | Métodos ágeis, como Scrum e Kanban |
| Caótico | Agir, sentir e responder | Ação urgente até levar o problema a outro domínio |
Perguntas frequentes sobre gestão de projetos ágil e PMI
Qual a diferença entre ágil e Scrum?
Ágil é o conjunto de princípios leves e adaptativos para conduzir projetos em ambientes incertos; Scrum é um dos métodos que aplicam esses princípios, assim como o Kanban. Segundo o autor, esses métodos são vitais no domínio complexo, em que é preciso inspecionar e adaptar o produto com feedbacks rápidos do mercado.
O que é o framework Cynefin?
É um framework criado em 1999 por Dave Snowden, quando trabalhava na IBM, para ajudar a companhia a gerenciar seu capital intelectual. Pronuncia-se knefin e divide os problemas em domínios: os ordenados, simples, também chamado claro, e complicado, e os não ordenados, complexo e caótico.
Quando usar o modelo tradicional de gestão de projetos?
Nos sistemas ordenados, em que causa e efeito são conhecidos e há grande previsibilidade. Como as atividades já são conhecidas, é preciso garantir que sejam executadas com recursos apropriados e no tempo estimado, com o PMBOK e o ciclo PDCA.
Quando os métodos ágeis são a melhor escolha?
No domínio complexo, quando as informações do problema são nebulosas, não há visão clara da entrega final e a relação de causa e efeito só aparece depois de testar a hipótese com os clientes. A resposta é sondar, sentir e responder. Um exemplo é desenvolver um produto inovador que ninguém fez ainda.
É preciso escolher entre o modelo do PMI e os métodos ágeis?
Não. Segundo o autor, as duas filosofias se tangenciam e podem ser usadas na mesma empresa, às vezes no mesmo projeto, conforme o problema. Conhecer os dois modelos permite trabalhar de forma preditiva, ágil ou híbrida. No caos, como um sistema invadido que para a fábrica, a regra é agir, sentir e responder.
Referências
- Manifesto para Desenvolvimento Ágil de Software: texto original, em português, dos valores dos métodos ágeis citados no post
- Wikipédia: PMBOK: verbete sobre o guia do PMI que o post usa como referência da gestão tradicional
- Wikipedia: Cynefin framework: verbete, em inglês, sobre o framework de Dave Snowden explicado no post
📚 Conteúdos complementares recomendados
- Scrum ou PMI: Além disso, a comparação entre os dois modelos.
- Agile, Scrum, Kanban, Kaizen e PMBOK: Ou seja, os métodos lado a lado.
- A importância dos métodos ágeis: Por fim, quando o ágil faz diferença.
Por: Sidney Rago
