Gestão de Estoques

A Importância do Dimensionamento Correto dos Estoques

O dimensionamento correto dos estoques é essencial para garantir a disponibilidade dos produtos, otimizar os custos operacionais e satisfazer as demandas dos clientes internos ou externos. Neste artigo discutiremos alguns pontos importantes que devem ser considerados para o correto dimensionamento dos estoques.

A decisão de manter ou não manter um item em estoque impacta diretamente o atendimento dos clientes e os custos deste atendimento, portanto deve levar em conta aspectos como o nível de serviço adequado para este item (considerando o tipo de cliente, a criticidade e o impacto da falta deste item, desempenho da concorrência na região, entre outros), a demanda deste item (considerando a intensidade, o perfil de demanda, a periodicidade, a sazonalidade, etc.), os custos de manutenção deste estoque (considerando o espaço necessário, o tipo de estocagem, controles, movimentações, seguros, funcionários, etc.), além do valor do próprio estoque.

Mas além da definição sobre o que manter em estoque, é fundamental garantir o correto dimensionamento deste estoque, o que aumenta as chances de garantir a disponibilidade dos produtos e satisfazer as demandas dos clientes, mantendo sob controle os custos operacionais. Infelizmente é neste ponto que muitas empresas cometem algumas falhas, gerando dimensionamentos incorretos que acarretam todos os custos da manutenção do estoque sem os benefícios esperados.

O desbalanceamento dos estoques é uma das principais consequências de um dimensionamento de estoques inadequado, criando o pior cenário possível, onde ao mesmo tempo em se tem falta de produtos e quebra do nível de serviço junto aos seus clientes (internos e externos), também existem excessos e perdas de outros produtos, tudo isso combinado com os altos custos de manutenção destes estoques.

Para garantir o dimensionamento adequado dos estoques é importante avaliar o perfil de demanda destes itens, definir o nível de serviço adequado para cada item e definir qual será o método mais adequado para dimensionar e fazer a reposição de cada item destes estoques, evitando insatisfação dos clientes ou custos excessivos.

Um erro comum no dimensionamento dos estoques é criar classes (agrupamentos) relacionadas ao nome ou tipo do item, como tintas, motores, matérias primas, etc., que não representam as caraterísticas individuais de cada item, pois dentro destas classes nem todo item tem a mesma dificuldade de fornecimento, o mesmo perfil de consumo e nem a mesma criticidade.

Outro erro bastante comum é usar o consumo mensal ou somente a média diária para dimensionar os estoques. É importante enxergar a variação diária da demanda, que pode ter picos no fim da semana, no fim do mês ou qualquer outro tipo de sazonalidade que não são identificados quando trabalhamos somente com as demandas médias.

É importante que o dimensionamento dos estoques seja feito pela análise individual e diária de cada item, assim garantimos o entendimento correto dos parâmetros necessários. Com certeza não é uma tarefa para se fazer a mão ou mentalmente. Ferramentas como planilhas eletrônicas ou ferramentas de análises de dados (o bom e velho Excel ou o Power BI, entre outros), viabilizam estas análises em grande escala, mas dependem do conhecimento do usuário sobre os conceitos de gestão e dimensionamento de estoques para obter o resultado desejado.

Caso a empresa não disponha deste conhecimento vale a pena buscar um auxílio de profissionais com experiência neste trabalho, tanto para realizar o dimensionamento correto quanto para transferir conhecimento e treinar sua equipe, pois este dimensionamento inicial deverá ser reavaliado periodicamente em função de possíveis alterações da demanda, do fornecimento dos itens do estoque ou do nível de serviço necessário. Uma alternativa interessante que vem ganhando espaços é o uso de softwares especialistas em gestão de estoques que realizam estes dimensionamentos e os mantem atualizados através de análises das demandas diariamente. O investimento inicial e/ou os custos de utilização destes softwares (dependendo do modelo comercial do software escolhido) pode ser um impedimento para empresas menores, mas para empresas com muitos itens e altos valores em estoque, esta pode ser uma excelente alternativa. Estes softwares conseguem fazer as análises dos históricos das demandas e também permitem entradas de informações sobre eventos futuros que irão impactar as demandas projetadas, além de sugerir o melhor método de gestão dos estoques para cada item. Vale lembrar que mesmo com a utilização de softwares especialistas em gestão de estoques é importante que os planejadores e usuários também tenham conhecimentos sobre gestão de estoques pois, mesmo sendo excelentes ferramentas, os softwares ainda precisam de algumas interações e definições vindas de seus usuários.

Em resumo, o dimensionamento correto dos estoques é fundamental no sucesso operacional das empresas e para isso é essencial que as empresas adotem práticas de gestão de estoques adequadas para cada item, com base na análise correta de dados, podendo inclusive contar com o uso de sistemas automatizados, para garantir um dimensionamento adequado e maximizar os benefícios que essa estratégia oferece. Ao garantir a disponibilidade dos produtos, reduzir custos e otimizar o fluxo de caixa, as empresas podem alcançar maior eficiência, competitividade e satisfação dos clientes.