Como implementar indicadores de desempenho: 3 dificuldades e o que fazer

Como implementar indicadores de desempenho em resumo: Para implementar indicadores de desempenho, o autor aponta três dificuldades: padronizar a gestão da empresa, priorizar os KPIs ligados à estratégia e fazer os colaboradores entenderem o significado de cada indicador. Além disso, recomenda o Hoshin Kanri ou o OKR para alinhar os esforços. Assim, a ficha técnica do indicador resolve o problema do significado.

É conhecido por todos há muito tempo que: “o que não medimos, não gerenciamos”.

Mas porque é tão difícil implementarmos um Sistema de Indicadores de Desempenho que seja bom para o nosso negócio, ou seja que auxilie todos os níveis hierárquicos da Empresa e todos nos processos a tomarem as ações que o negócio necessita para competir e sobreviver.

A primeira dificuldade é padronizarmos a Gestão na Empresa. Ou seja, quando as Empresas não têm um Modelo de Gestão, cada Gestor acaba adotando os indicadores de desempenho que lhe convém, e se esforçando para melhorá-los do seu jeito.

Não há nenhuma rotina ou ritual de gestão padronizado e as vezes não há o devido envolvimento e integração dos colaboradores com estas metas.

É o chamado “ótimo isolado”.

São indicadores spots (soltos e independentes), sem nenhuma relação com os objetivos do negócio.

O impacto é que algumas vezes vemos os colaboradores “remam para o lado errado”, ou perdem seu tempo com ações ineficazes.

A segunda dificuldade é conseguirmos escolher, ou priorizar os indicadores principais (KPI´s, Key Performance Indicators).

A diferença entre um KPI e um indicador comum é que o KPI está atrelado a uma estratégia do negócio, ou seja, a um grande esforço para atingirmos um objetivo naquele ano em questão.

A ferramenta mais adequada para isso é o Hoshin Kanri, ou Método de Desdobramento de Objetivos ou mesmo o OKR, Objective Key Results. Ambos são muito parecidos e objetivam o alinhamento dos esforços de todos na organização com os objetivos estratégicos.

Por exemplo uma determinada Empresa tem como principal objetivo para aquele ano aumentar as suas vendas. E para isso irá desenvolver um Projeto de revisão do processo de precificação. Então um KPI possível poderia ser o volume de vendas relacionadas aos itens que tiveram seus preços ajustados.  Pois se estas vendas específicas aumentarem, a estratégia de revisar os preços foi bem-sucedida.

Então podemos dizer que os KPI´s são indicadores que medem o sucesso das estratégias implementadas.

Se a Empresa não tem objetivos, nem estratégias definidas e formalizadas, não terá KPI´s e continuará medindo aquilo que alguém “acha interessante” e que na maioria das vezes resultará em perda de tempo e dinheiro.

A terceira dificuldade é conseguirmos entender o real significado dos indicadores adotados. É muito comum encontrarmos indicadores que são medidos e gerenciados, porém os colaboradores que deveriam se esforçar para melhorá-los não entendem o seu significado. Por exemplo, como esperar que um supervisor, ou mesmo um operador de máquina ajude a melhorar o OEE, Overall Equipment Effectiveness (*) (Rendimento Global ou Líquido de um Equipamento) se ele não sabe o que isso significa?     

(*) OEE, Overall Equipment Effectiveness significa a relação entre o que o equipamento deveria produzir e o que ele realmente produziu, em função das perdas com paradas, perdas de velocidade e qualidade.

Isso se resolve a partir da Ficha Técnica do Indicador. Que é a certidão de nascimento do indicador na Empresa.

Exemplo:

Concluindo, listamos abaixo as características de bom indicador:

• Faz parte de um sistema global da Empresa
• É definido e compreendido
• É quantitativo (objetivo)
• É fácil de entender
• Encoraja comportamento apropriado
• É visível (Para TODOS)!
• Mede apenas o que é importante
• Facilita a confiança e participação
• Acompanha outros indicadores
• Deve ser muito bem comunicado
• Deve ser atualizado de acordo com frequência pré-estabelecida
• Deve ter uma meta associada a ele (desafiadora & factível)

Um Modelo de Gestão Competitiva, necessita de indicadores que façam sentido e ajudem os gestores e times a alcançarem seus objetivos.

As três dificuldades e como resolvê-las

Em resumo, os problemas e os caminhos indicados no post:

Dificuldade	Problema	Caminho indicado no post
Padronizar a gestão	Sem modelo de gestão, cada gestor adota os indicadores que lhe convêm, o ótimo isolado	Adotar um modelo de gestão, com rotina e ritual de gestão padronizados
Priorizar os KPIs	Indicadores soltos, sem relação com os objetivos do negócio	Hoshin Kanri ou OKR para alinhar os esforços aos objetivos estratégicos
Entender o significado	Colaboradores não sabem o que o indicador mede, como no caso do OEE	Ficha técnica do indicador, a certidão de nascimento dele na empresa

Perguntas frequentes sobre indicadores de desempenho

📚 Conteúdos complementares recomendados

• KPI: o que é e como fazer: Além disso, como definir os indicadores principais.
• OKR e Hoshin Kanri: Ou seja, as ferramentas indicadas pelo autor.
• Eficiência do OEE: Por fim, o indicador usado como exemplo.

Por: Sidney Rago