Avaliação das operações do armazém

Uma ferramenta abrangente para medir o desempenho geral do armazém.
Em muitas organizações, a armazenagem é vista como um mal necessário, uma despesa, uma função que não agrega valor. Em muitos casos, é a inércia da administração do armazém que propaga este ponto de vista. A administração do armazém, precisa documentar o desempenho positivo e o progresso da função do armazém para melhorar a imagem da profissão de armazenagem.

1. Categorias de desempenho na avaliação das operações

A avaliação das operações é um processo que avalia dez categorias de desempenho no armazém. Utilizando
informação sobre o desempenho do armazém nestas categorias. Determina-se um indicador de desempenho
geral e quantitativo. As dez categorias incluídas na avaliação das operações são:

1. Serviço ao cliente;
2. Sistemas de controle;
3. Acuracidade do estoque;
4. Utilização do espaço;
5. Produtividade de mão-de-obra;
6. Layout;
7. Métodos do equipamento;
8. Utilização do equipamento;
9. Construção das instalações;
10. Housekeeping e segurança.

1.1. Serviço ao cliente

A primeira categoria, serviço ao cliente, é a principal preocupação da administração do armazém e alta administração. A classificação dos serviços ao cliente é baseada em quão bem o armazém se comporta em relação aos objetivos de serviço de sua empresa. Estes objetivos podem incluir ciclo do pedido à entrega, ciclo do pedido ao embarque e ocorrências de falta de estoque.

1.2. Sistemas de controle

Sistemas de controle é a segunda categoria a ser avaliada. Esta por definição não se trata apenas de controles informatizados. A avaliação dos controles observa:

– Qual documento é usado;
– Como a integridade dos dados é utilizada;
– Qual duplicação de esforços e documentos existe;
– Como as solicitações especiais são atendidas;
– A eficácia da utilização de controles informatizados, se disponível.

A necessidade de maior controle informatizado é baseada na capacidade das operações manuais ou informatizadas existentes de controlarem adequadamente o armazém. Alguns indicadores que aumentaram a necessidade de controle informatizado são:
– Impossibilidade de encontrar o material;
– Tempo excessivo para encontrar o material;
– Maior obsolescência;
– Utilização ineficiente da mão-de-obra.

Em muitos casos, um armazém de primeira linha possui um sistema de lançamento de pedidos em tempo real on-line que otimiza cargas do caminhão, reúne os itens para separação, predefine rotas de separação e gerencia a mão-de-obra com instruções em tempo real via terminais no armazém.

1.3. Acuracidade do estoque

A acuracidade do estoque é crítica já que muitas outras categorias podem ser afetadas pelo controle ruim do estoque. A classificação atribuída é baseada no desempenho em relação aos objetivos da corporação. A acurácia do estoque deverá levar em conta todos os itens diferentes (SKUs, unidades de estoque) considerados exatos na contagem.
A falta de acurácia sobre itens pequenos e baratos pode ter tanto impacto sobre o serviço ao cliente quanto os itens maiores e mais caros. Contagem do item, dinheiro disponível e contagem total das peças são todas 99% ou melhor. E a contagem cíclica é realizada num armazém. Inicialmente, a classificação atribuída deverá ser em relação aos objetivos da corporação, com o objetivo sendo melhorado conforme a consistência é alcançada.

1.4. Utilização de espaço

Utilização do espaço é calculada para todo armazém baseada no método de estocagem em uso
A quantidade de posições ocupadas versus o total de posições disponíveis é utilizada para calcular a utilização de cada tipo de estocagem no armazém;
– A utilização de cada área e a área total do armazém são então utilizadas para calcular a utilização total;
– Esta utilização total é comparada com a máxima utilização eficiente, geralmente 80-90%, para determinar a utilização de operação;
– Uma revisão do crescimento projetado pode então ser utilizada para determinar a expectativa de vida do armazém. Esta expectativa de vida, o tempo até operacionalmente ocupado, é utilizada para determinar a classificação. Normalmente, um novo armazém leva de 12 a 24 meses entre projeto, construção e ser ocupado. Se a expectativa de vida for inferior a este tempo, é atribuída uma classificação baixa. Se a expectativa de vida for além de 5 a 6 anos ou mais e crescendo, também é atribuída uma classificação baixa. Se existe uma expectativa de vida acima de 5 a 6 anos, o espaço do armazém deveria ser revisado quanto ao uso por outras funções, ou para venda.

1.5. Produtividade da mão-de-obra

Produtividade da mão-de-obra, a quinta categoria, significa diferentes coisas para os gerentes de armazém.
– A classificação é a baseada numa revisão dos procedimentos de operação para o armazém;
– Todas as principais funções no armazém – receber, estocar, separar e despachar – são avaliadas;
– Os procedimentos são revisados para determinar como eles efetivamente suportam a alta produtividade da mão-de-obra;
– A existência e utilização de padrões de mão-de-obra também são considerados;
– Procedimentos efetivos e adequado uso dos padrões são necessários para uma alta classificação.

1.6. Layout

A categoria seis, layout, é fundamental para o desempenho bem-sucedido de outras categorias. Os objetivos de um layout de armazém apropriado são:
– Usar o espaço efetivamente;
– Permitir a movimentação de material mais eficiente;
– Propiciar a estocagem mais econômica em relação a custos do equipamento, utilização de espaço, danos ao material e mão-de-obra de movimentação;
– A classificação do layout do armazém é baseada em quão bem estes objetivos são atendidos. O efetivo uso do espaço para estocagem, funções operacionais e de suporte são considerados. O transporte e a estocagem de material são analisados para determinar quão bem o layout ajuda na redução dos custos de movimentação e aumento da produtividade da mão-de-obra.

1.7. Métodos de equipamento

Métodos do equipamento referem-se à utilização dos tipos de equipamentos e a utilização destes no armazém. Pelo menos dois importantes tipos de equipamento existem em todo armazém: equipamento de estocagem e equipamento de movimentação. A classificação é baseada em quão bem cada um é utilizado. Por exemplo, o equipamento de estocagem deveria conter os itens apropriados baseados nas características físicas, tais como dimensão, peso, fragilidade e nível de atividade.
O equipamento de movimentação também é avaliado baseado nestas mesmas características, bem como a interface do equipamento com os pontos de estocagem e entrega.

1.8. Utilização do equipamento

A utilização do equipamento é calculada para cada grupo de equipamentos no armazém. Este pode incluir empilhadeiras, sistemas de estocagem e recuperação, transportadores, carrosséis e veículos automaticamente guiados. A utilização, em conjunto com a variação na demanda, é considerada para atribuir a classificação. Uma utilização muito alta pode ser tão prejudicial quanto uma utilização muito baixa. A utilização operacional deve ser considerada com o tempo de operação real do veículo. A empilhadeira deveria se deslocar com carga a maior parte do tempo. A alta utilização de veículos se deslocando vazios não é aceitável. Num armazém de primeira linha, a utilização é igual ou está logo abaixo do máximo operacional, com o crescimento para atender à expectativa de vida considerada.

1.9. Construção da instalação

A construção das instalações são freqüentemente desprezadas do armazém.
A construção das instalações incluem:
– Capacidade da doca;
– Iluminação;
– Serviços de pessoal (escritórios, banheiros, áreas de descanso, etc.);
– Proteção contra-incêndio;
– Espaço externo (protetores de caminhão, áreas de serviço, etc.).

A utilização das docas depende do tempo de giro para carregar ou descarregar e o padrão de chegada dos caminhões às docas. Normalmente, a utilização da doca deveria ser de 70% a 80%. Também é avaliado a utilização do equipamento de doca apropriado. Travas ou amortecedores de doca, niveladores e iluminação
deverão estar disponíveis. A iluminação não deveria ser suficiente apenas para apoio das operações, mas também estar localizada apropriadamente para evitar interferência do equipamento.
Os serviços de pessoal deverão estar apropriadamente localizados e de tamanho e quantidade suficiente para apoio ao staff. A proteção contra incêndio é classificada baseada no tipo de instalação, os equipamentos usados e o tipo de material estocado. O espaço externo é o mais freqüentemente desprezado entre as instalações da construção. Permissões apropriadas para acesso de caminhões, acesso de pessoal e outros serviços podem afetar a segurança e a eficiência.

1.10. Housekeeping/ Segurança

A última categoria é o housekeeping/segurança. Existe uma forte relação entre housekeeping e segurança.
Más condições de segurança não necessariamente significam que o housekeeping sempre impacta negativamente sobre a segurança.
O housekeeping é revisado em várias áreas específicas.
– O material dever ser estocado nunca sobre o piso ou nos corredores;
– Paletes vazios, caixas de papelão ou ferramentas deverão ser estocados organizadamente;
– O armazém deverá ser limpo, a estrutura alinhada apropriadamente nos corredores de trabalho;

A questão de segurança no armazém é função direta ao profissionalismo;
– Os operadores de equipamentos deverão ser treinados, certificados e periodicamente recertificados;
– O equipamento deverá estar em condições de trabalho adequadas;
– Iluminação e outras condições ambientais deverão ser apropriadas para o trabalho;
– O acesso de pessoal a áreas de alto tráfego de equipamentos deverá ser limitada;
– Todo material deve ser estocado apropriadamente;
– Materiais volumosos deverão ser empilhados apropriadamente, não superando as alturas de carga ermissíveis;
– Paletes nas estruturas deverão ter a quantidade apropriada e serem carregados dentro dos limites de capacidade;
– A classificação é baseada nas regras acima seguidas em todo armazém.

3.2. Metodologia de avaliação das operações

Cada categoria de desempenho é classificada numa escala de 1 a 5, sendo 5 o maior valor. A classificação é baseada tanto em avaliações quantitativas quanto qualitativas. O auditor deve registrar fatores ou indicadores específicos usados para obter a classificação atribuída. Após a classificação de cada categoria, a
determinação do desempenho geral é direta.
Antes de calcular os resultados da auditoria, duas ações adicionais devem ser executadas.

1. A primeira é atribuir pesos a cada categoria de desempenho. Cada categoria varia em importância para uma operação de armazém em particular. Para tanto, um peso é atribuído a cada categoria refletindo sua importância relativa. O total de todos os pesos é 200, o qual em conjunto com a classificação máxima de cada categoria (5), produz uma pontuação máxima de 1.000 pontos.

2. Em segundo, para um armazém em particular, a classificação máxima realista para uma categoria pode ser inferior a cinco. Devido ao porte do armazém ou nível de atividade, por exemplo, um sistema de controle por computador pode não ser prático. Portanto, é atribuída uma classificação-alvo para cada categoria. Em futuras auditorias do mesmo armazém, esta classificação-alvo pode mudar para refletir altos níveis consistentes de desempenho ou mudanças na atividade e porte.
A classificação da categoria e a classificação-alvo são multiplicadas pelo peso da categoria para obter uma pontuação da categoria e pontuação-alvo.
O total da pontuação da categoria é então divido pela pontuação-alvo total para obter um índice de desempenho (ID).
A figura 2.1 mostra os resultados de uma típica auditoria. Neste exemplo em particular, é alcançado um índice de desempenho de 84%.
O índice de desempenho é uma parte da análise para determinar a classe do armazém. A outra parte da análise necessária para determinar a classe é baseada na consistência da classificação. Várias categorias com classificação igual ou abaixo de 3 são obtidas.

No exemplo, esta é igual a três (3). A figura 2.2 mostra como a classe do armazém é determinada para o exemplo na figura 2.1. O primeiro passo é identificar uma classe baseado no índice de desempenho. Em cada classe existe um limite para a quantidade de classificação que estão abaixo ou igual a 3. No exemplo, o índice de desempenho é 84%, o qual é uma classe C, um limite de 3 classificações abaixo ou igual a três.

Este armazém possui três classificações abaixo ou igual a 3, portanto a classe não muda. Superar o número de classificação abaixo ou igual a 3 provoca uma queda na classe, mas o inverso não é verdadeiro. A classe pode não melhorar sobre o nível do índice de desempenho alcançado.
Os resultados da avaliação mostram à administração do armazém quão bem o armazém está indo e fornece uma ferramenta para comunicar este desempenho. A divisão das classificações para cada categoria pode ser utilizada como guia para planejar as melhorias.

A avaliação das operações deverá ser realizada numa base anual ou semestral para acompanhar os resultados dos esforços de melhoria. Seguindo cada avaliação, devem ser estabelecidos novos objetivos de melhoria em cada categoria e elaborados planos para implementar as operações necessárias alteradas.
A avaliação das operações é uma ferramenta que permite à administração do armazém:
– Acompanhar o desempenho;
– Comunicar o desempenho;
– Planejar novas melhorias;
– Demonstrar profissionalismo.
Acreditamos que isto é de suma importância para definir onde você está antes de começar a fazer mudanças em sua operação. Esta avaliação não apenas lhe permitirá definir sua atual situação, mas também lhe permitirá priorizar as áreas que oferecem as maiores oportunidades de melhoria.