Como Delegar Uma Tarefa em 10 Passos:

DELEGAR x DELARGAR

Na gestão do tempo classificamos as atividades em dois grupos: Importantes e Urgentes.

As atividades importantes são aquelas essenciais para as nossas entregas do dia a dia, sendo fundamentais para alcançarmos nossas metas e por conta disso, temos que planejá-las para realizá-las sem pressa.

As atividades urgentes, são aquelas que foram importantes a uma semana atrás, mas como não fizemos, tornaram-se urgentes. 

Dwight. D.  Eisenhower, ele mesmo, Ex Presidente dos EUA desenvolveu um método chamado Matriz de Eisenhower, que cruza estas duas categorias de atividades:

O método nos ajuda a decidir, o que temos que programar na agenda, qualquer que seja ela, a do outlook, a do celular, ou aquela em papel, que são as (importantes e não urgentes), as que temos que parar tudo que estamos fazendo para executar (importantes e urgentes), as que não devemos fazer (não urgentes nem importantes) e as que devemos delegar (urgentes mas não importantes).

Nesta categoria incluem-se as famosas reuniões de última hora, cujos assuntos você não está envolvido, as urgências de outras pessoas e até mesmo alguns telefonemas, como por exemplo do gerente do banco, te oferecendo empréstimo.

Mas será que sabemos delegar?

Eu uso uma forma descontraída para fazer esta comparação, o termo “delargar”, que é aquela passagem de bastão na corrida, na qual os dois corredores deixam o bastão cair. É a “granada lançada por cima do muro”.

Então vamos entender, o que significa delegar: Delegar é o ato de transferir para outro (delegado) a autoridade e a responsabilidade para a execução de uma tarefa, de responsabilidade final do delegante, ou seja sua.

Então não adianta reclamar ou tentar culpar a pessoa a qual você delegou uma tarefa, caso ela não consiga entregá-la no prazo ou sem qualidade, pois a responsabilidade final é sua. Entendeu ?

Porquê é importante aprender a delegar ? Quais são os benefícios ?

• Desenvolver aptidões específicas dos subordinados;
• Treinar subordinados;
• Motivar subordinados;
• Aumentar o grau de iniciativa dos subordinados;
• Aumentar a criatividade e inovação à partir ds contribuições dos subordinados;
• Ter tempo para a execução de atividades mais importantes, por exemplo de Planejamento.

Porém, a delegação possui vários desafios interessantes que teremos que transpor:

• Abrir mão do êxito pessoal em função do êxito do grupo;
•  Obter satisfação em fazer os outros fazerem e não em executar diretamente;
•  Abrir mão de poder;
•  Assumir riscos;
•  Aceitar erros;
•  Ganhar tempo para coisas mais importantes.

Por isso que desenvolvemos um processo de delegação baseado nas nossas experiências no Japão, adaptado para a realidade brasileira.

Segue a receita de bolo, que você poderá adaptar também a sua realidade.

Como delegar uma tarefa em 10 passos:

1. Escolher a atividade (Matriz de Eisenhower) e a pessoa que receberá a delegação.
2. Agendar uma reunião em data e horário mais tranquilo para o trabalho
3. Nesta reunião, conscientizar a pessoa dos porquês.
4. Explicar a atividade, de preferência onde ela é habitualmente utilizada (Gemba), garantindo a comunicação (vide tópico da aula passada)
5. Ao final da explicação, solicitar a ela que te explique o que aprendeu e demonstre fazendo. Corrija o que tiver que corrigir.
6. Se não estiver confortável, explique de novo (volte ao passo 4)
7. Na primeira semana, acompanhe de perto, estando presente todas as vezes que ela for executar a atividade (acompanhamento)
8. Na próxima semana, marque outra reunião para checar se ainda existem dúvidas (Feedback)
9.  Depois, agende reuniões mais curtas, por exemplo 1 vez por semana ou  1 vez por mês. Para Feedbacks mais curtos.
10. Ao final, passe o bastão formalmente (“daqui para frente é sua responsabilidade …). 

Boa delegação !!

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