Delegar tarefas: o que é delegar e como fazer em 10 passos
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O que é delegar?
Delegar é passar a execução de uma tarefa para outra pessoa, junto com a autonomia para decidir como fazer. A responsabilidade pelo resultado continua com quem delegou.
DELEGAR x DELARGAR
Na gestão do tempo classificamos as atividades em dois grupos: Importantes e Urgentes.
As atividades importantes são aquelas essenciais para as nossas entregas do dia a dia, sendo fundamentais para alcançarmos nossas metas e por conta disso, temos que planejá-las para realizá-las sem pressa.
As atividades urgentes, são aquelas que foram importantes a uma semana atrás, mas como não fizemos, tornaram-se urgentes.
Dwight. D. Eisenhower, ele mesmo, Ex Presidente dos EUA desenvolveu um método chamado Matriz de Eisenhower, que cruza estas duas categorias de atividades:
O método nos ajuda a decidir, o que temos que programar na agenda, qualquer que seja ela, a do outlook, a do celular, ou aquela em papel, que são as (importantes e não urgentes), as que temos que parar tudo que estamos fazendo para executar (importantes e urgentes), as que não devemos fazer (não urgentes nem importantes) e as que devemos delegar (urgentes mas não importantes).
Nesta categoria incluem-se as famosas reuniões de última hora, cujos assuntos você não está envolvido, as urgências de outras pessoas e até mesmo alguns telefonemas, como por exemplo do gerente do banco, te oferecendo empréstimo.
Mas será que sabemos delegar?
Eu uso uma forma descontraída para fazer esta comparação, o termo “delargar”, que é aquela passagem de bastão na corrida, na qual os dois corredores deixam o bastão cair. É a “granada lançada por cima do muro”.
Então vamos entender, o que significa delegar: Delegar é o ato de transferir para outro (delegado) a autoridade e a responsabilidade para a execução de uma tarefa, de responsabilidade final do delegante, ou seja sua.
Então não adianta reclamar ou tentar culpar a pessoa a qual você delegou uma tarefa, caso ela não consiga entregá-la no prazo ou sem qualidade, pois a responsabilidade final é sua. Entendeu ?
Porquê é importante aprender a delegar ? Quais são os benefícios ?
- Desenvolver aptidões específicas dos subordinados;
- Treinar subordinados;
- Motivar subordinados;
- Aumentar o grau de iniciativa dos subordinados;
- Aumentar a criatividade e inovação à partir ds contribuições dos subordinados;
- Ter tempo para a execução de atividades mais importantes, por exemplo de Planejamento.
Porém, a delegação possui vários desafios interessantes que teremos que transpor:
- Abrir mão do êxito pessoal em função do êxito do grupo;
- Obter satisfação em fazer os outros fazerem e não em executar diretamente;
- Abrir mão de poder;
- Assumir riscos;
- Aceitar erros;
- Ganhar tempo para coisas mais importantes.
Por isso que desenvolvemos um processo de delegação baseado nas nossas experiências no Japão, adaptado para a realidade brasileira.
Segue a receita de bolo, que você poderá adaptar também a sua realidade.
Como delegar uma tarefa em 10 passos:
- Escolher a atividade (Matriz de Eisenhower) e a pessoa que receberá a delegação.
- Agendar uma reunião em data e horário mais tranquilo para o trabalho
- Nesta reunião, conscientizar a pessoa dos porquês.
- Explicar a atividade, de preferência onde ela é habitualmente utilizada (Gemba), garantindo a comunicação (vide tópico da aula passada)
- Ao final da explicação, solicitar a ela que te explique o que aprendeu e demonstre fazendo. Corrija o que tiver que corrigir.
- Se não estiver confortável, explique de novo (volte ao passo 4)
- Na primeira semana, acompanhe de perto, estando presente todas as vezes que ela for executar a atividade (acompanhamento)
- Na próxima semana, marque outra reunião para checar se ainda existem dúvidas (Feedback)
- Depois, agende reuniões mais curtas, por exemplo 1 vez por semana ou 1 vez por mês. Para Feedbacks mais curtos.
- Ao final, passe o bastão formalmente (“daqui para frente é sua responsabilidade …).
Boa delegação !!
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Veja também: Delegação Antes da Sucessão
Matriz de Eisenhower: o que delegar
Em resumo, como o post usa a matriz para decidir:
| Tipo de atividade | O que fazer |
|---|---|
| Importante e urgente | Parar o que está fazendo e executar |
| Importante e não urgente | Programar na agenda |
| Urgente e não importante | Delegar |
| Nem urgente nem importante | Não fazer |
📚 Conteúdos complementares recomendados
- A arte de delegar: Um método simples para escolher o que delegar.
- Delegação antes da sucessão: Delegar como preparo de novos líderes.
- Matriz de priorização: Como decidir o que vem primeiro.
Perguntas frequentes sobre delegar tarefas
Que é delegar?
Delegar é transferir para outra pessoa, o delegado, a autoridade e a responsabilidade para executar uma tarefa, junto com a autonomia para decidir como fazer. A responsabilidade final pelo resultado, porém, continua com quem delegou. Por isso, não adianta culpar a pessoa se ela não entregar no prazo ou com a qualidade esperada.
Qual a importância de delegar tarefas?
Delegar desenvolve aptidões específicas da equipe, treina e motiva as pessoas, aumenta a iniciativa, a criatividade e a inovação a partir das contribuições de cada um e libera tempo do gestor para atividades mais importantes, como o planejamento. Em troca, exige abrir mão de poder e do êxito pessoal em favor do grupo, assumir riscos e aceitar erros.
O que é delegação, com exemplo?
Delegação é passar uma tarefa a outra pessoa com autoridade para executá-la. Pela Matriz de Eisenhower, citada no post, devem ser delegadas as atividades urgentes, mas não importantes. Um exemplo é pedir a alguém da equipe que participe de uma reunião de última hora sobre um assunto em que você não está envolvido, explicando o objetivo e acompanhando o resultado.
Como delegar uma tarefa em 10 passos?
O roteiro do post é: escolher a atividade e a pessoa; agendar uma reunião em horário tranquilo; explicar os porquês; mostrar a atividade onde ela acontece, no Gemba; pedir que a pessoa explique e demonstre; corrigir e, se preciso, explicar de novo; acompanhar de perto na primeira semana; checar dúvidas na semana seguinte; fazer feedbacks periódicos mais curtos; e, ao final, passar o bastão formalmente.
Qual a diferença entre delegar e delargar?
Delargar é o termo descontraído que o autor usa para a delegação malfeita, como a passagem de bastão em que os dois corredores deixam o bastão cair, a granada lançada por cima do muro. Delegar, ao contrário, é transferir a tarefa com explicação, demonstração, acompanhamento e feedback, até que a pessoa assuma formalmente a responsabilidade pela execução.
Por: Sidney Rago
