Fundamentos da armazenagem

Como métodos modernos de transporte desenvolvidos nos séculos 19 e 20, a armazenagem foi utilizada como meio de alcançar as economias de transporte. As funções de consolidação e distribuição são ambas utilizadas para reduzirem custos de frete. Em cada caso, um volume substancial de material é coletado para
criar uma carga de transporte grande em vez de pequena. A armazenagem é utilizada em ambos os lados do processo como ponto de coleta ou ponto de distribuição. Na função distribuição, a armazenagem também pode melhorar o serviço ao cliente. A proliferação de centros de distribuição no século 20 tem sido amplamente um esforço para melhorar o serviço ao cliente. Por outro lado, a substancial melhoria na capacidade de entrega com a utilização de transportes aéreos, da noite para o dia, tornou possível que alguns distribuidores substancialmente reduzissem o número de centros de distribuição sem comprometer o serviço ao cliente.

Os desafios da administração de espaço

Se os prédios fossem fabricados de “borracha”, a administração de espaço seria mais fácil. Alguns gerentes ainda agem como se acreditassem que os armazéns podem ser esticados. Excesso de estoques é a pior coisa que acontece com um armazém ocupado. Quando a capacidade é alcançada, o material é empilhado nos
coredores, docas de embarque e áreas de espera. O resultado é o caos. Existem várias válvulas de segurança que deveriam ser utilizadas para evitar excesso de inventários. A primeira é a terceirização, ou desvio de material para um armazém geral. Outra opção é usar carretas para estocagem. Em alguns casos, os materiais podem ser estocados do lado externo em estacionamentos pavimentados. Podutos de giro baixo ou inativos podemos ser combinados para ganhar espaço.
A administração de espaço pode ser substancialmente facilitada pela utilização de um sistema localizador de estoque. Na atual era da informática, muitas pessoas assumem que o hardware e software são necessários, mas na verdade tínhamos sistemas localizadores muito antes dos computadores. Embora o computador seja
valioso, a disciplina do armazém é uma necessidade básica. Um sistema localizador requer manutenção por parte de todos que trabalham no armazém. Quando o material é guardado, a localização correta deve ser registrada. Quando um local está vazio, este fato deve ser reportado. Quando duas fileiras curtas são combinadas para economizar espaço, essas mudanças devem ser colocadas no sistema. Falhas na manutenção de qualquer um desses passos podem deteriorar o sistema localizador. Existem sistemas localizadores fixos e aleatórios. Num sistema fixo, o espaço é resevado para cada item numa base permanente. O sistema aleatório permite que as pessoas selecionem um local para cada item e sistemas aleatórios certamente funcionam melhor com suporte do computador. O objetivo é uma combinação, utilizando locais fixos num corredor de separação de pedidos e locais aleatórios nas áreas de estocagem de reserva.

A melhor utilização dos sistemas localizadores requer bom planejamento. Num surpreendente número de armazéns, a fechar decisão do local de entrada é “controlada pelo operador”, o que significa que o operador de empilhadeiras decide onde colocar o material recebido. Embora bons armazéns possuem operadores de empilhadeiras bem talentosos, muitos não são treinados no planejamento de espaço. O resultado natural é um layout de estocagem ruim. O sistema localizador também pode evitar erros de expedição. Com um sistema de gerenciamento ideal, o separador de pedidos é enviado ao local X-10 primeiro e depois informado no local que o item 123 será selecionado. Se o item correto não está naquele local, é facilmente identificado pelo sistema e a possibilidade de erros de separação é bastante reduzida.

Os problemas de administração do tempo

O estudo do tempo é particularmente difícil num grande complexo de armazéns, pois os funcionários estão se deslocando pelo prédio e não é fácil acompanhar e observar todas as suas atividades, embora seja necessário os gerentes de armazém saberem aproximadamente quanto tempo levará o serviço. Operadores
logísticos devem criar indicadores para seus serviços que devem gerar um lucro, e esses indicadores deverão ser principalmente baseadas no tempo necessário para realizar o serviço. Clientes desses armazéns terceirizados também necessitam indicadores de tempo, principalmente para confirmar que as cobranças
do operador do armazém são justas e razoáveis. Operadores de armazéns privados também precisam entender os custos unitários para ter certeza que o verdadeiro custo de armazenagem seja considerado no “custo dos produtos vendidos” utilizados pelos contadores.

Como a administração do tempo num grande armazém é difícil, hoje a maioria dos operadores do armazém não possuem um meio suficientemente exato de medir os custos unitários para a função armazenagem. Quase todo método de medição do armazém depende da colaboração dos funcionários. Se os funcionários desejarem enganar o sistema, provavelmente encontrarão um meio de fazê-lo. Contudo, é possível obter boa cooperação apontando que medições acuradas são necessárias se a empresa pretende manter a lucratividade e a segurança de emprego num ambiente competitivo. Muitos de nós fomos criados com a ética e trabalho puritana. Desde nossa infância, aprendemos que é bom estar ocupado e que ser produtivo é importante. A maioria dos funcionários esperam voltar para casa sentindo que fizeram um bom trabalho naquele dia. Essas pessoas cooperarão na medição da produtividade enquanto este indicador não for considerado como meio para se tomar uma ação disciplinar. Produtividade e qualidade estão intimamente relacionados. Se a atividade não for adequadamente executada, ele deve ser realizada novamente, e então a produtividade é prejudicada. Se cometer erros de expedição no armazém, o impacto e sofrimento será nos clientes.

Todos os indicadores de produtividade também devem considerar a qualidade. O operador de empilhadeira que movimenta mais produtos que qualquer outro funcionário, também pode ser o que provoca mais danos, Por outro lado, os indicadores de qualidade também devem ser considerados na produtividade.

Definição e medição da qualidade

O Housekeeping sempre tem mantido uma posição de extrema importância no julgamento dos gerentes de armazém. O Housekeeping adequado cria um impacto psicológico e o housekeeping ruim cria custos extras com danos, acidentes e erros de expedição. Se tiver dúvidas quanto à qualidade do housekeeping em
sua operação, considere essa pergunta: existe alguma seção em seu armazém hoje que você teria vergonha de mostrar ao seu maior cliente?

Oportunidade e acuracidade no recebimento do produto também são críticos. Portanto, é importante rastrear o tempo corrido no deslocamento da “doca para o estoque”. Muitos erros de expedição têm origem num mau recebimento. Se dois itens são aleatoriamente misturados no palete, existe uma alta probabilidade de
que existirão erros quando a mercadoria for embarcada. A acuracidade da expedição pode ser a medição mais crítica do controle de qualidade. Em casos extremos,
o cliente é perdido. Já que a segurança no emprego para a maioria de nós depende da presença de clientes contentes, erros de expedição podem ser fatais.
Índice de atendimento do pedido é outro indicador de qualidade. Se o item não estiver no armazém, o pedido não pode ser atendido e o nível de serviço fica comprometido.

Na medição do dano ao produto, é importante relacionar dano à atividade. Uma filial de um armazém pode ter mais danos ao produto que uma filial similar em outra cidade, mas o volume de danos deveria ser calculado em proporção às toneladas movimentadas naquele armazém. Em outras palavras, danos e erros
deveriam ser calculados com base na porcentagem de itens movimentados.

Conectividade

Por último, o papel do armazém é dar suporte à missão da corporação. A forma como o armazém é gerenciado dependerá se seu principal objetivo é o crescimento, serviço superior, redução de custo ou melhoria da produção. O gerente de armazém numa empresa voltada ao crescimento será julgado pela habilidade em atender
necessidades de pico de expedição, capacidade de atender alterações sazonais ou anuais de volume e a habilidade para encontrar espaço adicional ou funcionários adicionais a curto prazo.

Numa empresa onde o serviço ao cliente tem alta prioridade, o armazém é julgado pela sua capacidade de oferecer serviço que seja superior ao da concorrência.
Em algumas organizações, o controle ou redução de custos é a principal missão. Em tais organizações, o gerente do armazém Será julgado pela capacidade de reduzir custos de frete ou talvez reduzir o custo total de armazenagem. Na empresa voltada à produtividade, a principal função da armazenagem é melhorar a eficácia de manufatura estocando o excesso de produção ou guardando os materiais recebidos eficientemente.

Portanto, ao avaliar seu armazém, faça quatro perguntas:
? Quão bem a armazenagem oferece suporte para a missão da corporação?
? Como a armazenagem se compara com outras atividades da empresa?
? Como o armazém se compara em relação à concorrência?
? Como os resultados se comparam com os de anos passados?
Como o armazém freqüentemente segue como elo entre produto e consumidor, sua compreensão das metas
de sua empresa lhe permitirá manter a conectividade, a qual é um fator vital em seu sucesso.