Garantindo o Sucesso em Projetos – Check List Rápido

“O sucesso de um Projeto necessita de Metodologia e Disciplina”.

A constante evolução das tecnologias combinada com as características do mercado atual onde os clientes se tornam mais exigentes, tem gerado uma multiplicação de Projetos em todas as áreas das empresas, sejam técnicas, administrativas ou de suporte.

Como consequência, as organizações que ainda não possuíam estruturas internas para Projetos as criaram, e as que já possuíam, a tornaram mais robustas, montando times específicos e focados em realizar estudos de viabilidade, detalhamentos e fazer a gestão da implementação.

Este movimento gerou a disseminação das chamadas metodologias ágeis visando promover velocidade no desenvolvimento dos estudos e implementação dos projetos, revolucionando os conceitos tradicionais.

Novas tecnologias e ferramentas tecnológicas de fácil manuseio, com aplicativos de gestão de projetos em nuvem, com acesso compartilhado inclusive em smartphones, bem como aspectos de gestão de relacionamento conferem pelo menos em teoria, um formato de projeto muito mais dinâmico do que estávamos acostumados anos atrás.

Pressão por rapidez e prazos curtos

A pressão em geral, tem sido em desenvolver e implementar Projetos em prazos cada vez mais curtos, para gerar resultados muito rapidamente e mesmo imediatos, como os chamados “quick wins”, que se caracterizam por ganhos obtidos com pouco ou nenhum investimento ou esforço. A justificativa é que a demora na implementação, pode fazer com que um Projeto perca sentido e não consiga entregar os resultados esperados, por se tornar precocemente obsoleto.

E se por um lado, a pressão por reduzir prazos gera desafios e busca de soluções inovadoras, por outro lado, pode ser tornar um grande problema, gerando insucessos, fracassos e frustrações.  Temos constatado com cada vez mais frequência em muitas de nossas consultorias, os chamados “projetos que não deram certo”, que acabam gerando retrabalhos (tempo, custos, recursos adicionais) e mesmo “novos projetos” (novamente tempo, custos, recursos adicionais) criando um ciclo vicioso de projetos ruins e mal executados.

O risco dos prazos não realistas

Outro ponto que temos constatado, é a frequência cada vez maior de projetos com prazos não realistas, que geram estudos superficiais, de baixa qualidade, com análises feitas “às pressas”, desprezando metodologias consagradas, pulando ou mesmo eliminando etapas obrigatórias, levando-os ao fracasso.

O sucesso de um projeto depende também da definição de prazos realistas. Afinal de contas, por mais que se busque a rapidez em realizar e implementar Projetos, não podemos esquecer que mesmo a luz tem um limite de velocidade. As leis da física permanecem valendo e projetos “para ontem” dificilmente terão sucesso em sua implementação.

Check List para Gestão e Implementação de Projetos

Para garantir o sucesso na gestão e implementação de Projetos, com base na nossa própria experiência como consultores, além da definição da prazos realistas, se pergunte:

1. O Escopo e as Premissas estão claramente definidas e os envolvidos estão alinhados?
2. O Time de Projeto está composto de profissionais comprometidos e tecnicamente capacitados para os temas a serem considerados no Projeto?
3. A Estrutura de Gestão e Comunicação considerando organograma de projeto, documentações (padrões, relatórios de progresso, atas, etc), período de divulgação, stakeholders a serem informados estão claramente definidos?
4. Já definimos a metodologia mais adequada, considerando os passos a serem realizados e as suas inter-relações de precedência?
5. Infraestrutura, ferramentas, suporte da área de Tecnologia de Informação, aplicativos e softwares, sala física de Projeto estão disponíveis e prontos para uso?
6. Contamos com o suporte e aprovação da Direção da Empresa para levar em frente o projeto?
7. Foram mapeados os riscos envolvidos e identificados os aspectos que podem comprometer a implementação do Projeto e os resultados esperados?

Use este Check-List e a probabilidade de sucesso no seu Projeto aumentará bastante!