Princípios Fundamentais da Gestão de Estoques

Neste artigo, iremos abordar de forma simples e concisa, os princípios fundamentais da gestão de estoques.

Razões para Manutenção de Estoques

As razões para se manter estoques são duas:

1. Garantir a continuidade do fornecimento.
2. Amortecer o impacto das incertezas no fornecimento, aquisição, produção e distribuição.

Administrar a dinâmica entre fornecimento e demanda é uma das principais funções da gestão dos estoques, buscando equalizar e equilibrar diferentes perfis.

A situação ideal é que os materiais fluam pela empresa, com a maior velocidade possível, funcionando os estoques como pulmões.

A necessidade maior ou menor quantidade de estoque é diretamente impactada pela estabilidade das variáveis fornecimento e demanda:

• Fornecimento e demanda estáveis permitem manter estoques reduzidos.
• Se apenas uma variável for instável (fornecimento estável e demanda instável, ou vice-versa), são necessários estoques reguladores.
• Se ambos forem instáveis, são requeridos estoques elevados

Trade-Off da Gestão

O grande desafio da gestão de estoques é conciliar a redução do Capital de Giro (custo) com o aumento do Nível de Serviço ao cliente (satisfação). E esta, que não é uma tarefa fácil, dado que para atender uma das necessidades (por exemplo reduzir Capital de Giro), a outra (Nível de Serviço) pode ficar prejudicada.

Tipos de Materiais

Para iniciar, é importante conhecer os principais tipos dos materiais em estoque, uma vez que as abordagens e estratégias são muitas vezes específicas.

• Por Aplicação: Produtivos (Matérias-Primas, Estoque em Processo, Semi-Acabados, Componentes e Produtos Acabados), que agregam valor ao produto; e Improdutivos (Embalagens, Itens de Manutenção, EPIs, etc.), necessários para as funções empresariais.
• Por Utilidade: Ativo (demanda frequente/planejada) e Obsoleto/Avarias/Refugos (itens descontinuados ou fora de especificação, que geram custos desnecessários e impactam margens).
• Por Disponibilidade: Disponível (sem restrições, alocável) e Indisponível (sob segregação, como problemas de qualidade ou reserva). A otimização começa pela eliminação do estoque indisponível.

Indicadores-Chave

A qualidade da gestão é medida por indicadores, onde podemos destacar os principais:

• Cobertura: Indica o tempo que o estoque disponível duraria, se o reabastecimento cessasse. A meta é normalmente manter coberturas as mais reduzidas possíveis.
• Giro: Mostra quantas vezes o estoque foi consumido no período. É o inverso da Cobertura. Com base neste indicador, podemos classificar os itens como Moving (movimentação constante e frequente), Slow Moving (pelo menos uma movimentação entre 3 e 12 meses) e No Moving (sem movimentação em 12 meses ou mais). A meta é manter o giro elevado.
• Acuracidade: Mede o percentual de itens cujo saldo físico confere com o sistema, sendo vital para a apuração da qualidade da gestão dos estoques. Empresas com altos padrões de acuracidade, normalmente acima de 98%, são as que gerenciam bem seus estoques.
• Nível de Serviço (OTIF – On Time In Full): Reflete a disponibilidade do material, medido pelo número de linhas de pedidos completamente atendidas em quantidade e prazo em relação ao total de linhas de pedidos. É fundamental para dimensionar o Estoque de Segurança. OTIF elevado somente é possível com estoques disponíveis para praticamente todos os itens, na proporção da sua demanda e representa de forma indireta, a satisfação do cliente.
• Lead Time: Tempo total de ressuprimento (compra, requisição ou produção) até a disponibilização do material, também fundamental no cálculo do estoque de segurança. Reduzidos Lead Times permitem maior quantidade de reposições, que por sua vez, colaboram para redução da cobertura, aumento do giro e redução dos estoques.

Custos e Otimização pelo Lote Econômico

Estoque elevado é custo, e quanto maior o custo, menor a competitividade, menores margens e lucros reduzidos ou inexistentes. Por outro lado, falta de estoque também é custo, no caso, custo de oportunidade perdida. Atualmente, reduzir custo é fundamental para que uma empresa consiga se manter competitiva. O grande segredo é o balanceamento de estoques, onde se mantém a quantidade ideal, nem mais, nem menos que o necessário, evitando os custos por excesso e por falta.

Entre os custos que uma empresa pode reduzir, o de estoque é um dos principais. Para uma boa gestão de estoques portanto, é importante saber como este custo pode ser medido. Afinal, o que não é medido não é gerenciado.

O Custo Total de Estocagem (CE) é a soma do Custo de Armazenagem (CA) e do Custo de Pedido (CP).

• O CA reflete o custo de carregar o item em estoque (capital de giro, instalações, operação de armazenagem, obsolescência).
• O CP reflete o custo da operação de compra (salários, estrutura, sistemas) ou o custo de produção para itens fabricados.

Lotes econômicos: Uma das formas para reduzir o custo total de estocagem, é através do Lote Econômico (LE), que é a quantidade de lote que equilibra ambos os custos, de armazenagem e de pedido (onde CA = CP) e minimiza o Custo Total de Estocagem. A aplicação correta do LE pode gerar reduções significativas nos custos de estocagem. O lote Econômico pode ser de Compra (suprimentos, materiais comprados) ou Lote Econômico de Produção (calculado de forma específica, com variáveis de capacidade produtiva e tempos de produção) e neste caso o CP significará o de Produção,

Modelos Clássicos de Gestão

Entre diversos modelos, dois são clássicos:

• Modelo do Ponto de Pedido (PP) ou Sistema de Revisão Contínua: Utilizado para itens com baixa variação de demanda. O pedido é disparado quando o estoque atinge um ponto definido pelo Estoque de Segurança (Eseg) somado a demanda prevista durante o Lead Time.
• Modelo de Reposição Periódica (T, S) ou Sistema de Revisão Periódica: Aplicável a itens com elevada sazonalidade ou variação ou onde o fornecedor determina períodos fixos de entrega. A revisão ocorre em intervalos fixos (T), e o Ponto de Pedido (S) que é variável, considera o Tempo de Revisão somado ao Lead Time.

Estoque de Segurança (Eseg): muitos ainda acreditam que o estoque de segurança é um valor definido ou arbitrado qualitativamente, ou ainda que se refere a uma cobertura de estoques de referência. Porém, o estoque de segurança é resultado de um cálculo em função do Nível de Serviço Desejado (Fator Z) multiplicado pelo Desvio Padrão da demanda no período de Lead Time, multiplicado pela raiz quadrada do Lead Time.

Estratégias e Aspectos Operacionais

A categorização de itens é fundamental para personalizar políticas de gestão e com isto, definir Níveis de Serviço diferenciados, utilizando quatro possíveis classificações de um item:

• ABC (valor)
• PQR (popularidade/giro)
• XYZ (criticidade/importância)
• 123 (complexidade de aquisição/Lead Time).

Cadastros e Metodologia de Inventário de Materiais

A excelência na gestão de estoques também depende do Saneamento de Cadastros (garantindo que os itens sejam inequívocos, precisos, unificados e uniformes) e da Acuracidade de Estoques que pode ser mantida em padrões elevados por meio de Inventários Rotativos.

Metodologia de Diagnóstico

A gestão de estoques é uma atividade contínua e rotineira. Para isso, é importante que os indicadores sejam monitorados constantemente, e periódicamente seja realizado um Diagnóstico.

Dentre as diversas metodologias, destacamos a Metodologia Prática para Dimensionamento de Estoques (MPDE) que utiliza o Movigrama como uma ferramenta de diagnóstico e simulação. O Movigrama, que funciona como um “eletrocardiograma”, permite analisar a dinâmica de entradas, saídas e saldo de itens críticos, identificando problemas passados ou potenciais de gestão e comparando o comportamento real com o comportamento simulado sob novos parâmetros.

E então, o que falta para começar a praticar uma boa gestão de estoques?