Supervisão Dentro do Armazém

Descobrir e manter funcionários qualificados num armazém certamente não é um processo fácil. Contudo, gerenciar esses funcionários diariamente freqüentemente conduz a alguns assuntos exclusivos. Um assunto chave que os gerentes de centros de distribuição freqüentemente enfrentam é a motivação. Como você consegue fazer que seus funcionários tenham desempenho? E como fazer para recompensá-los quando possuem bom desempenho?

Como a motivação do funcionário exerce um papel chave na produtividade e eficiência de seu CD, algumas dicas para excitar seus funcionários quanto as suas funções e disposição para virem trabalhar.

O salário não deveria ser o único incentivo

Como o quadro de mão-de-obra especializada de hoje é raro, o gerente de CD freqüentemente passa por um período extremamente difícil quando precisam encontrar funcionários qualificados. Existem grandes mudanças em ação no setor! Como existem muitas opções disponíveis para funcionários com potencial, os candidatos estão se tornando cada vez mais seletivos. Por tanto, os gerentes freqüentemente tentam atrair funcionários qualificados aumentando o salário e amarrando incentivos financeiros ao desempenho da função. Em outras palavras, estão utilizando a compensação como um incentivo.

Depender do salário como único incentivo e como uma ferramenta para aumentar o desempenho da função é um crítico engano. É apenas uma peça do quebra-cabeça. Os gerentes do CD deverão adotar um enfoque de dois caminhos para motivação do funcionário. Primeiro, precisam criar um ambiente onde as pessoas possam alcançar um alto nível de excelência. E segundo, precisam vincular o desempenho do funcionário à metas.

A motivação

Como você pode assegurar que contratou funcionários motivados desde o início? Implementando boa habilidade de entrevista. Tenha em mente que algumas pessoas são excelentes na hora da entrevista, mas isso não significa que sejam excelentes funcionários também.

Para assegurar que sejam contratados os funcionários mais qualificados para seu CD, faça perguntas que lhe permita avaliar o nível de motivação do candidato, direção e ética profissional. Um pequeno teste para candidatos que aborda esses assuntos. O teste pede aos candidatos para indicarem como agiriam em situações específicas. Por exemplo, os candidatos são solicitados a indicarem como responderiam a uma discordância. As perguntas são elaboradas de tal forma que os candidatos não podem supor quais respostas os empregadores estão buscando. Os resultados do teste permitem aos empregadores avaliarem o estilo do candidato entrevistado.

Funcionários na base de experiência. Durante os primeiros 60 a 90 dias de emprego, você pode rever a habilidade do funcionário para seguir regras e aderir a programas. Assim você pode determinar se o funcionário está sinceramente motivado.

Torne os funcionários responsáveis

Basicamente, os gerentes devem estabelecer um ambiente voltado a resultados dentro de seus CDs. Os funcionários precisam ser responsáveis pelos resultados, não pelas tarefas. Em outras palavras, os gerentes devem adotar um enfoque de administração voltado a resultados em vez de um enfoque voltado a tarefa. Por exemplo, se você diz a um funcionário para varrer o piso 10 vezes por dia, você está criando um ambiente voltado a tarefa. A alternativa e um enfoque mais produtivo é dizer ao funcionário que sua função é manter o piso limpo. Criando essa meta e trabalhando com o funcionário para estabelecer o padrão de limpeza, o funcionário será o responsável pela função.

Funcionários de armazéns normalmente são pagos para realizarem tarefas. Contudo, seu salário deverá estar vinculado a resultados, não a tarefas.

Toda função no armazém deve ser analisada. Você deve perguntar a si mesmo o que cada pessoa deve atingir? Por exemplo, os funcionários podem trabalhar para alcançar resultados como redução dos danos e melhora dos índices de separação.

Indicadores específicos como esses precisam estar implícitos. Eles forçam as pessoas a atingirem suas metas.

O estabelecimento de metas é um fator-chave para elevar a motivação do funcionário. As pessoas adoram ter objetivos e se você atribui objetivos para o desempenho de seus funcionários, imediatamente você terá um aumento de 15% a 20% na produtividade.

A motivação do funcionário do armazém deverá estar implícita na mesma premissa que orienta os atletas. Nos esportes, você possui um alto nível de responsabilidade. Imagine jogar baseball sem estatística. Haveria pouca orientação para o sucesso e nenhuma fonte de motivação.

Envolvimento é fundamental

Muitos gerentes de CD não entendem o conceito de motivação do funcionário, eles não percebem que o dinheiro isoladamente não fará isso. Se entrar em vários CDs hoje, verá pessoas andando dormindo, zumbis andando. Os funcionários não estão comprometidos com suas funções e freqüentemente estão aborrecidos com suas tarefas.

Para motivar esses “zumbis”, deve-se envolvê-los no estabelecimento de metas. Eles deverão ajudar a elaborar seus objetivos. O envolvimento é um incentivo maior do que simplesmente dinheiro. Uma vez estabelecidas as metas e os funcionários tiverem atingido o resultado desejados, você pode agregar recompensas financeiras à situação. Programas de participação nos resultados que envolvem dinheiro como motivador é basicamente o açúcar no bolo para muitos funcionários.

Utilização de equipes para motivar

Os gerentes de CD também podem gerar o envolvimento do funcionário via reuniões de equipe. Devido a sua natureza, as equipes trabalham para motivar os funcionários individualmente. Se um membro da equipe falha no desempenho, toda equipe sofre. Basicamente, a pressão do colega assegura que cada membro trabalhe para atingir seus objetivos.

O ideal é a criação de equipes de resolução de problemas que consistem de um seleto grupo de funcionários, como separadores ou operadores de empilhadeira. Essas equipes, que representam seus colegas, deverão discutir assuntos e identificar soluções durante as reuniões e reportar os resultados para os outros funcionários. Todavia, as reuniões devem ser adequadamente conduzidas para terem sucesso. Devem ser estruturadas e os funcionários deverão concordar em aderir a um programa e agenda específica. Deverão ser elaboradas atas das reuniões. Basicamente, você esta treinando sua mão-de-obra para ser profissional.

Na esperança de gerar envolvimento do funcionário, recorra às equipes para estabelecer padrões para o desempenho do funcionário. O processo de transferência para um novo CD, essencialmente, está começando do início. Como estão se transferindo para uma nova instalação, não podem continuar utilizando os antigos padrões, portanto, diferentes equipes representando operadores de empilhadeiras, separadores e outros funcionários, trabalham em conjunto para determinar os resultados desejados para cada posição. Uma equipe de 4 operadores de empilhadeira se reuniu para estabelecer padrões simples para sua função. Embora fossem apenas padrões iniciais simples, eles superam o que engenheiros e consultores poderiam determinar por eles mesmos. A equipe estabeleceu padrões para tarefas como recebimento de volumes e guarda.

Premiações favorecem a camaradagem

Muitos gerentes de CD recorrem a cerimônias de premiação, piqueniques na empresa ou camisetas comemorativas para motivas e desenvolver a camaradagem e envolvimento entre seus funcionários. Por exemplo, se uma equipe de separadores atinge sua meta de 99,9% de acuracidade dos pedidos ou tem trabalhado com sucesso para reduzir os danos, os membros da equipe vestem camisetas especiais que elogiam as realizações. Ferramentas como essas podem ser um sucesso para excitar as pessoas em suas funções. Todavia, elas devem sempre serem utilizadas em conjunto com um enfoque mais amplo de administração voltada a resultados. Não assuma o enfoque de homem pouco ativo para a motivação. Isoladamente, camisetas e churrasco com o presidente da empresa não impactam a produtividade e eficiência do dia a dia. Idealmente, você deveria estabelecer metas para seus funcionários, recompensá-los, depois comemorar esses resultados.

Supervisores também são responsáveis

Os supervisores de seu CD exercem um papel integral na motivação do funcionário. Infelizmente, muitos gerentes de CD não percebem o poder motivacional por trás da posição de supervisor. A supervisão da linha de frente é chave para o trabalho com seus funcionários. Contudo, hoje, se você entrar em vários CDs, encontrará a maioria dos supervisores sentada atrás de suas mesas em vez de circulando pelo armazém.

Lembre-se, tudo o que é fundamental para o sucesso de seu CD ocorre na linha de frente nos corredores, nas estanteiras e nas docas. Os supervisores precisam estar lá para manter seus funcionários informados e envolvidos. Eles são os tradutores da política da empresa. Freqüentemente, gerentes de CD falham no treinamento dos supervisores para serem líderes. Portanto, possuem poucas idéias sobre como motivar os funcionários e poder simplesmente se sentirem mais confortáveis permanecendo sentados atrás da mesa.

Podem acontecer desastres quando os supervisores estão ausentes do armazém. A negatividade provavelmente nascerá no topo e líderes negativos começarão a assumir. Sem alguém para desenvolver a camaradagem e colaboração, fica muito mais fácil para seus funcionários serem negativos do que positivos, podem existir muitos descontentes no armazém. E são faladores e influenciadores.

Os supervisores podem trabalhar para gerar uma atitude mais positiva da linha de frente. Como os supervisores podem ser influenciadores, apenas sua presença pode servir como motivação para os funcionários. Contudo, lembre-se sempre que seus supervisores devem merecem o respeito de seus funcionários. Não são observadores mecânicos. Todavia deverão estabelecer um estilo no armazém – um que permita aos funcionários atingirem a excelência. Nunca os supervisores deveriam se queixar de um cliente ou de um afluxo de pedidos. As pessoas os observam. Os supervisores servem como modelo de função para o restante de seus funcionários.

Os supervisores também são chave para estabelecer a cultura de seu CD. São os instrumentos para desenvolver um ambiente construído sobre a noção de que os funcionários deverão atingir resultados em vez de simplesmente concluírem tarefas. E um componente crítico da cultura de seu CD é a camaradagem entre funcionários e supervisores. Os funcionários precisam desenvolver laços com outros funcionários e com seus funcionários.

Atualizar os padrões

Uma vez implantados padrões para seus funcionários, eles estão consistentemente se esforçando para atingir os resultados e seus supervisores estão na linha de frente, seu trabalho ainda não acabou. Você precisa permanecer atualizando os padrões. Graças a mudanças diárias na quantidade dos pedidos, equipamentos e tecnologia, o papel de cada funcionário do armazém está sempre mudando. Portando, avaliar os padrões atuais e estabelecer novos para que sejam alcançados, deverá ser um processo contínuo.

Você também não pode se esquecer de dar feedback aos funcionários. Eles precisam ter capacidade de avaliar como estão indo a fim de atingirem os resultados. Recomenda-se um quadro de gestão nas salas de descanso e outras áreas comuns. Assim, os funcionários podem monitorar as melhorias, como redução dos danos, numa base diária. A informação é uma excelente fonte de motivação para os funcionários. Quando estão cientes de onde estão e onde precisam chegar, eles se esforçam mais para chegar lá. As pessoas desejam bater os recordes do mês passado.

Motivando seus funcionários e criando uma cultura em seu CD que os encoraje a atingirem os resultados, você deve colher muitas recompensas. Tudo em que seu CD tem sucesso pode ser impactado, incluindo redução de danos, aumento da acuracidade e aumento da guarda de material. Além disso, os funcionários terão mais interesse pelos clientes. Por exemplo, terão certeza que as cargas certas estarão nos caminhões certos adequadamente e no prazo. Os funcionários não desejam complicar a empresa.

Por último, a motivação do funcionário provavelmente conduzirá a uma rotatividade de funcionários mais baixa. Pessoas motivadas tendem a seguir os procedimentos e a tendência é permanecerem mais tempo. Eles desenvolvem vínculos com a função. Quando são zumbis e andarilhos, podem trabalhar em qualquer lugar.

Preparar os funcionários para o próximo nível

Não olhamos para nosso processo deixando as pessoas preparadas para o próximo passo da escada tanto quanto as preparamos para o crescimento. Vimos operadores de empilhadeiras se tornarem supervisores, depois gerentes de instalação e outros passam de gerente de instalação para gerente regional.

Existe promoção do funcionário dentro das instalações, os funcionários podem passar do trabalho no chão do armazém para uma posição de supervisão. Supervisores podem ser promovidos a gerente de operações, gerente de escritório, gerente de instalação, gerente geral ou gerente regional.

Para ajudar a orientar os funcionários, faça uma avaliação anual de desempenho de cada funcionário. A avaliação, na escala de um a cinco (um é insatisfatório; 5 é destacado) cobre 10 áreas. Quando é adequadamente preenchida, pode oferecer um caminho para o desenvolvimento pessoal. Os funcionários têm um prazo de 90 dias para corrigir quaisquer problemas que apareçam durante a avaliação.

Mantenha-os responsáveis. Torne-os responsáveis pelos resultados. Importante é fazê-los pensar sozinhos.

Mantenha bons funcionários com programas de incentivos

Um programa de incentivo ao funcionário que a ajudou a alcançar um destacado serviço ao cliente. Se os horistas do armazém não cometem enganos até final do dia trabalhado, recebem uma quantia x em reais no salário. Se um funcionário passa uma semana inteira sem cometer um engano, ele ganha algo extra. É uma compensação para garantir que os clientes recebam os produtos certos.

O que faz um bom gerente de armazém?

Um bom gerente de armazém é um efetivo profissional que ajuda seu pessoal a tornar a empresa mais lucrativa para que possa crescer, expandir e prosperar.

Existem duas teorias de administração. A primeira é que um bom gerente pode fazer qualquer coisa. A segunda é que um bom gerente não deve fazer nada além de gerenciar. Mas elas não são mutuamente exclusivas. Um bom gerente pode fazer tudo, tem feito tudo e tem chegado à conclusão que fazer tudo isso sozinho não é apenas fisicamente impossível, mas é ruim para o negócio.

Então que coisas um bom gerente deveria estar fazendo?

1. Não tente fazer de tudo e seja tudo para todos. Dê aos funcionários uma chance de crescerem utilizando a própria iniciativa deles para solucionar os problemas. Não isole seu pessoal das realidades do negócio, problemas do cliente, reclamações oriundas de pedidos que foram incorretamente atendidos ou a indignação da alta administração. Caso contrário, você evitará que seu pessoal amadureça e se tornem pessoas auto-suficientes.

2. Torne o desempenho do funcionário um indicador-chave. É um pecado carregar um funcionário improdutivo devido ao sentimento ou fidelidade. Um bom gerente se esforça para elevar o nível do funcionário o mais rápido possível.

Um bom gerente de armazém desconta as combinações e planeja tudo para que não fique apagando incêndios todos os dias.

Desenvolva suas habilidades com os nossos treinamentos!