Processo de terceirização logística: dez etapas, da decisão ao contrato

Processo de terceirização logística em resumo: Processo de terceirização logística é a sequência de decisões e etapas para passar atividades a um prestador de serviços. Ele começa pelos motivos e pelo preparo da empresa, passa por pré-qualificação, concorrência e seleção e termina em um contrato claro. Contudo, o sucesso depende do acompanhamento contínuo depois da assinatura.

O processo de terceirização logística segue uma tendência forte. Ainda assim, muitos processos são mal conduzidos, demoram a dar resultado ou fracassam. Além disso, a terceirização já vai muito além do transporte rodoviário, que antes era a função mais terceirizada.

Por isso, não se precipite. Em vez disso, siga as dez etapas que o artigo original da IMAM propõe para conduzir a mudança.

Antes do processo de terceirização logística: motivos e preparo

1. Motivos para terceirizar

Afinal, a terceirização não é obrigatória. Por isso, pergunte se ela afeta o nível de serviço da cadeia, se dedicar-se ao próprio negócio faz diferença e se é relevante evitar investimentos e trocar custos fixos por variáveis.

2. A empresa está preparada?

Primeiro, os responsáveis precisam entender a parceria, dominar operações, custos e indicadores e aceitar compartilhar atividades. Além disso, devem estar conscientes das dificuldades da transição.

3. Definição dos objetivos e 4. Preparativos

Depois, defina se o foco é nível de serviço, redução de custos ou melhoria de alguma operação. Em seguida, confirme as atividades a terceirizar, a existência de prestadores habilitados e o alinhamento de todas as instâncias de decisão.

A fase externa do processo de terceirização logística

Depois do preparo interno, começa o contato com o mercado. A tabela resume as etapas seguintes.

Etapa	O que fazer
5. Caracterização da contratante	Informar porte, localização, processos, canais de distribuição e operações a terceirizar
6. Pré-qualificação	Enviar questionário sobre instalações, equipes, TI, experiência, cobrança por atividade e referências
7. Concorrência	Comprovar dados, convidar para visita, pedir projeto logístico e receber propostas
8. Avaliação e seleção	Simular custos em cenários, equalizar propostas, analisar riscos e classificar até três empresas
9. Contrato	Definir escopo, responsabilidades, equipes, metas e regras de quebra
10. Acompanhamento	Planejar a transição, divulgar indicadores e não deixar problema sem solução

O que perguntar na pré-qualificação

• Instalações, equipamentos, equipe gerencial e operacional.
• Experiência em operações similares de armazenagem e transporte.
• Sistemas de TI, como ERP, WMS e roteirizador, e equipe de suporte.
• Instalações que possam ser compartilhadas, com rateio de custos fixos.
• Aceitação de pagamento por atividade operacional.
• Principais clientes e referências financeiras.

Contrato e acompanhamento no processo de terceirização logística

A seleção final é crítica. Por isso, deve ter a participação da diretoria, já que envolve aspectos intangíveis, como confiança e indicação. Além disso, negocie só depois de equalizar as propostas.

• Avalie as propostas e esclareça as dúvidas.
• Simule o custo total de cada proposta em diversos cenários.
• Equalize as propostas técnicas e peça nova proposta comercial.
• Elabore a análise de riscos.
• Classifique no máximo três empresas e só então negocie.

Em seguida, o contrato precisa definir o escopo, as responsabilidades, os canais de comunicação e metas mensuráveis. Também deve prever a quebra, para não prejudicar a operação e garantir a separação dos recursos. Por fim, o sucesso depende do envolvimento de todos os níveis.

Fonte: acervo técnico da IMAM, revista intraLOGÍSTICA. Conheça também a IMAM Consultoria.

Conclusão

O processo de terceirização logística exige método. Primeiro, a empresa entende seus motivos e se prepara. Depois, seleciona com critério e assina um contrato claro. Contudo, com o contrato assinado, não se iluda: o relacionamento apenas começou.

Conteúdos complementares recomendados

• Logística própria ou terceirizada: Os fatores da decisão em visão sistêmica.
• Checklist de terceirização: As perguntas sobre o preparo da empresa.
• Operador logístico: O papel do prestador de serviços contratado.