Checklist de terceirização: sua empresa está preparada?

Sumário executivo

Checklist de terceirização em resumo: O checklist de terceirização reúne as perguntas que a empresa deve responder antes de escolher um operador logístico. Ele verifica se ela domina as operações, os custos e os indicadores, se aceita compartilhar informações e responsabilidades e se está pronta para administrar as pessoas e acompanhar o processo sem interrupção.

Muitas empresas começam a terceirizar a logística pela etapa que deveria vir quase no fim: a escolha do prestador de serviços. Antes disso, porém, é preciso saber se a própria empresa está pronta para a mudança. É para isso que serve um checklist de terceirização.

Afinal, até pouco tempo, as indústrias tendiam a verticalizar as atividades para dominar a cadeia de abastecimento. Depois, com a globalização e a competição maior, passaram a reverter esse processo e a focar o próprio negócio. Muitas vezes, contudo, sem avaliar o problema direito e num ritmo arriscado. Este artigo, baseado no acervo técnico da IMAM, mostra o caminho certo.

Antes do checklist de terceirização: o estudo técnico

A decisão deve vir depois de um estudo técnico preliminar. Primeiro, ele parte da análise da cadeia de abastecimento em que a empresa está inserida, dos fornecedores de matérias-primas, componentes e insumos até o cliente final. Em seguida, detalha todas as atividades logísticas que podem ser terceirizadas, com custos, índices de produtividade e outros indicadores.

Além disso, outra tarefa importante é avaliar se os serviços do mercado são compatíveis com as necessidades da empresa, além da disponibilidade, da capacitação e do custo dos prestadores.

Os motivos para terceirizar

Depois, a empresa avalia os motivos que a levam a terceirizar. Em geral, eles se dividem em dois grupos.

Grupo	Exemplos	Peso na decisão
Mensuráveis	Reduzir custos, evitar investimentos, trocar custos fixos por variáveis, reduzir riscos trabalhistas	Completam o estudo técnico
Não mensuráveis	Dirigir todos os esforços para o próprio negócio	Costumam ser os decisivos

Então, com o estudo pronto, é preciso revisar a fundo esses motivos. Assim, a empresa evita decisões precipitadas, comparações equivocadas ou escolhas baseadas só na redução de custos, que costuma ser o primeiro fator analisado. Quando a decisão vem de uma filosofia empresarial, como concentrar tudo na atividade principal, todos precisam entendê-la para o processo dar certo.

O checklist de terceirização: 11 perguntas

Além dos estudos, os responsáveis devem responder, por si e pela empresa, às perguntas abaixo. Em resumo, cada não indica um ponto a resolver antes de procurar o parceiro.

1. Estou consciente de que a terceirização é uma parceria e de que, sem um ótimo relacionamento, ela não vai adiante?
2. Tenho domínio das operações e dos procedimentos para transferi-los com sucesso?
3. Além disso, domino os custos e os indicadores de produtividade e qualidade para acompanhar, avaliar e orientar o parceiro?
4. E o parceiro conhece os indicadores e as metas pelos quais será avaliado?
5. O parceiro conhece a abrangência dos serviços terceirizados?
6. Estou preparado para expor ao parceiro dos processos internos às estratégias competitivas?
7. Estou preparado para compartilhar informações, inclusive estratégicas, com pessoas de fora?
8. Estou preparado para transferir parte das atividades a terceiros?
9. Também estou preparado para dividir atribuições e responsabilidades?
10. Sei que vou administrar o comportamento do pessoal desde a transição, com medo de perder o emprego e ciúme profissional?
11. Sei que devo apoiar e monitorar o processo sem interrupção, sob pena de comprometer toda a terceirização?

Por que tantas terceirizações fracassam

Em suma, as perguntas mostram por que muitos processos falham. Não é só a quantidade de itens a avaliar, mas principalmente as incertezas e as dúvidas da empresa que terceiriza. Por isso, só depois de responder ao checklist de terceirização e esclarecer se está pronta é que a empresa deve iniciar a escolha do parceiro, o operador logístico.

Fonte: acervo técnico da IMAM, revista intraLOGÍSTICA. Conheça também a IMAM Consultoria.

Conclusão

A terceirização é uma tarefa longa e difícil. Afinal, o objetivo final é escolher um prestador competente e compatível, numa relação de confiança mútua em que cada parte entende as dificuldades da outra. Em resumo, essa relação começa com uma empresa que sabe o que quer e que se preparou para dividir o trabalho.

Conteúdos complementares recomendados

• Terceirização ou operação própria: Os critérios para decidir entre os dois modelos.
• Operador logístico: O que esperar do parceiro escolhido.
• Quando pensar em desterceirizar: O caminho de volta quando a parceria não funciona.