S&OP – Entenda os passos de execução

O que é o S&OP?

O S&OP – Sales and Operations Planning – Planejamento de Vendas e Operações – foi concebido na década de 1980, apresentado no livro escrito por Walter Goddard e Richard Ling – “Orchestrating the Success with Sales and Operation Planning”, onde foi proposta a criação de um fórum de planejamento em nível tático para as organizações, diferenciado tanto da programação fina de curto prazo tipicamente operacional, quanto do planejamento estratégico.

A ideia inicial foi proporcionar um planejamento de meio termo, onde os gestores pudessem ampliar seu horizonte, através de projeções de vendas, desdobradas em previsão do uso dos recursos de capacidade e suprimentos. Posteriormente, agregou-se nesse plano, a visão financeira, que veio a traduzir em valores o que inicialmente era tratado apenas em volumes.

Como é o processo do S&OP?

O S&OP é um processo que envolve os gestores de nível médio da organização de diversas áreas como vendas, marketing, produção, planejamento, materiais, compras, finanças, recursos humanos e logística, entre outros que em conjunto, geram um plano integrado, que busca encontrar através de simulações quantitativas, baseadas nas premissas e restrições impostas pela realidade, o melhor cenário para o uso dos recursos de empresa (capacidade, materiais e financeiros), com base na melhor visão possível da demanda futura.

Algumas empresas, normalmente as de grande porte, optam por criar uma estrutura própria, com um ou alguns profissionais dedicados full time a coordenar o processo, mas na maioria dos casos, a estrutura é apenas por processo, envolvendo os próprios gestores na coordenação. Mas obrigatoriamente, deve sempre haver um coordenador, sendo importante o envolvimento da alta direção no suporte a este profissional.

Como fazer o S&OP?

Normalmente o S&OP é executado em ciclos mensais. Cada ciclo segue uma sequência de atividades realizadas pelas áreas envolvidas, onde muito genericamente:

• Semana 1 – Planejamento da Demanda – realização e consolidação das previsões de vendas (normalmente envolvendo marketing, comercial, planejamento da demanda).

• Semana 2 – Planejamento da Oferta – simulação do uso da capacidade e dos recursos materiais e logísticos para atender as vendas previstas (normalmente envolvendo produção, planejamento, logística, finanças, recursos humanos, manutenção).

• Semana 3 – Reuniões:
– Pré-S&OP envolvendo os gestores das áreas envolvidas para avaliação dos resultados do ciclo anterior e ajustes do plano para finalização da simulação definitiva chegando ao plano de consenso.
– Executiva – para apresentação consolidada do plano de consenso dos gestores finalizado no Pré-S&OP, recebimento de orientações e aprovação da alta direção.

• Semana 4 – Divulgação do Plano.

Vale destacar que os ciclos mensais revisam os resultados projetados nos ciclos anteriores, em um ciclo de atualização e melhoria contínua.

Quais elementos são fundamentais para o S&OP?

São pontos fundamentais para a realização do ciclo S&OP:

• Coordenador para controlar a qualidade e o cronograma de execução.
• Visão com horizonte de 18 a 24 meses.
• Foco na busca do consenso entre os gestores para a construção do plano mais adequado aos objetivos da organização.
• Ferramenta para consolidação das informações – planilha ou de preferência sistema especialista.
• Envolvimento dos gestores e suas equipes na construção do plano.
• Visão tática e agregada – por família ou grupo de produtos – a execução por SKU pode ocorrer em casos específicos, mas não deve ser a regra.
• Envolvimento da alta direção na aprovação e apoio quanto as necessidades indicadas para a execução das ações visualizadas nos planos.
• Indicadores de acompanhamento de aderência mensal e acompanhamento semanal durante o ciclo – S&OE – Sales and Operations Execution.

Diferença entre S&OP e S&OE:

O conceito de S&OE surgiu mais recentemente, como uma atividade de acompanhamento dos indicadores de execução do Plano S&OP, sendo, portanto, uma atividade complementar e componente importante.
Anteriormente, os indicadores eram apurados tão somente após a realização do ciclo, não havendo na metodologia, um processo de acompanhamento em tempo real, que permitisse o entendimento de eventuais desvios ainda durante a execução, e com isso, aumentar a possibilidade de atingimento das metas através de pequenos ajustes nas programações.
Normalmente o S&OE é executado em 4 reuniões semanais ao longo do ciclo para avaliação de sua evolução.

O especialista em S&OP:

A função do especialista de S&OP é basicamente realizar a coordenação da execução do ciclo, no controle das datas de execução e facilitação no alinhamento de informações. É importante ter um bom conhecimento da organização como um todo, dos processos, produtos e aspectos envolvidos no entendimento do mercado e dos recursos de produção e logística.
Deve ficar claro porém, que o especialista não é um planner, e não é sua função realizar previsões, simular as capacidades produtivas, os materiais ou os resultados financeiros, todas estas ações devem ser de responsabilidade dos gestores. A essência do S&OP é que os planos sejam feitos pelos próprios gestores e responsáveis pela execução das diversas áreas envolvidas.

O especialista tem como principais funções:

• Coordenar a execução do ciclo S&OP.
• Realizar a interface entre as diversas áreas e atividades.
• Verificar a integridade dos sistemas de gestão das informações.
• Facilitar a consolidação dos dados e apoiar a estruturação dos relatórios consolidados.
• Liderar como facilitador, a reunião de pré-S&OP.
• Responder e interagir com a alta direção sobre a execução do processo de S&OP.

O processo de S&OP é hoje fundamental para que as organizações possam ter visibilidade e assim planejar antecipadamente suas ações para que possam atingir seus objetivos.