Sistema de gerenciamento de armazém (WMS): como avaliar e escolher

Sumário executivo

Sistema de gerenciamento de armazém em resumo: Para escolher um sistema de gerenciamento de armazém (WMS), há três abordagens: a demonstrativa, rápida e barata, mas guiada pelos vendedores; a orientada à tecnologia, liderada pela TI e com pouco envolvimento dos usuários; e a estruturada, com equipe multidisciplinar e requisitos detalhados. A estruturada custa mais e leva meses, mas compensa no longo prazo.

Apesar da importância dos sistemas de gerenciamento do armazém (WMS), algumas empresas não investem suficiente em tempo, pessoas ou dinheiro para descobrir o sistema de gerenciamento do armazém que seja o mais adequado à sua operação. Ao mesmo tempo em que custa mais e leva mais tempo, assumir uma abordagem estruturada para avaliar e selecionar um WMS compensará no longo prazo.

Abordagem demonstrativa

No método demonstrativo, o usuário tipicamente decide que sua operação não está funcionando bem, que o software existente não suporta a operação e que precisa haver uma opção melhor no mercado. O processo de seleção é parecido com este:

? Compilar uma lista de soluções e de fornecedores WMS. Esta lista é freqüentemente compilada a partir da pesquisa que inclui leitura de periódicos da área, comunicação com colegas e revisão da pesquisa feita por especialistas em tecnologia e ou logística.

? Avaliar fornecedores. Com a abordagem demonstrativa, os usuários lêem literatura de marketing dos fornecedores, analisam seus sites na Internet, participam de exposições de software, falam com representantes de vendas e com os clientes dos fornecedores.

? Avaliar o software. Isto pode envolver assistir a uma apresentação, analisar telas do software, observar um representante de vendas demonstrar funções selecionadas e visualizar uma exibição estática (nãodinâmica) dos dados do usuário.

? Selecionar o software vencedor. Com a abordagem demonstrativa, o usuário revisa notas da demonstração, examina as informações de mercado sobre fornecedor e pesquisa análises antes de decidir qual WMS é a melhor para sua operação.

As vantagens do enfoque demonstrativo são seu baixo custo, sua facilidade de utilização e a velocidade com a qual pode ser feito. As desvantagens incluem o fato de que o processo de seleção é orientado pelas equipes de venda de software. A decisão final pode ser baseada em critérios subjetivos e pode ser afetada pela emoção. Finalmente, o fornecedor de software que executa bem neste tipo de operação pode não ter a melhor solução para suas necessidades.

Resumindo, a abordagem demonstrativa é como comprar um carro direto do show room sem fazer um test drive. Contudo, pode ser apropriado em situações onde você precisa de uma solução rápida.

Enfoque orientado à tecnologia

Com este enfoque, a tecnologia (não a necessidade de negócio) é o motivo convincente da mudança. A função de TI tipicamente lidera o processo de seleção, o qual se parece com este:

? Compilar uma lista de fornecedores e de soluções de WMS. O departamento de TI freqüentemente faz recomendações à liderança de negócios. Eles podem procurar ver quais fornecedores são parceiros de seu provedor de hardware, ler comunicados à imprensa dos fornecedores de software e pesquisa na Internet.

? Avaliar os fornecedores. Isto é freqüentemente feito por participar de conferências aos usuários realizadas pelo fornecedor de sistemas, pesquisa na Internet e participação de exposições de tecnologia com a equipe de TI selecionando os principais fornecedores.

? Avaliar o software. A equipe de TI analisa o software, determina o quanto de nova tecnologia é necessário para executar e suportar o software, analisar os recursos e capacidades opcionais e padrão e observa uma demonstração detalhada.

? Escolher o software vencedor. A equipe de avaliação (TI) faz recomendações à liderança de negócios após revisar a tecnologia melhorada e suas capacidades, determinando como suportar o novo software e decidir qual orçamento o apoiará.

As vantagens deste enfoque são que os fatos ajudam a orientar a decisão e a solução é racional a partir de uma perspectiva tecnológica. As desvantagens incluem o fato de que os usuários não estão significativamente envolvidos no processo e que a tecnologia é vista como a cura para todas as operações melhoradas. Ou, como o pior cenário, a decisão pode ser tomada para realçar ao invés de substituir o sistema de propriedade existente. Simplesmente realçar o sistema não levará a melhorias significativas em sua operação.

No todo, o enfoque orientado à tecnologia pode resultar em uma boa decisão tecnológica que pode ou não melhorar as operações de seu depósito central.

Enfoque estruturado para avaliar um WMS

Um processo estruturado de avaliação envolve desenvolver uma equipe de avaliação multidisciplinar que identifica os critérios de decisão e princípios-guia ao esforço. Além disso, desenvolve requisitos funcionais e de negócios detalhados que serão utilizados ao avaliar o software, bem como requisitos técnicos detalhados, tais como se o sistema precisará operar em uma plataforma em particular.

? Compilar uma lista de fornecedores e soluções de WMS. Após uma lista de fornecedores em potencial ter sido identificada, a equipe de seleção a estreita até uma pequena lista de três a cinco fornecedores.

? Avaliar fornecedores. A equipe de seleção utilizar requisitos técnicos e de negócios detalhados para determinar as possíveis opções de software, então envia os requisitos detalhados aos fornecedores. Além disso, a equipe revisa o desempenho e a reputação de cada fornecedor e solicita uma lista de dez indicações de clientes. A meta é obter uma visão equilibrada do fornecedor, não somente as histórias de sucesso, mas também suas estratégias de atuação, princípios, valores e visão de curto médio e longo prazos.

? Avaliar o software. A equipe assume um enfoque de duas camadas, conduzindo uma avaliação detalhada de negócios bem como uma avaliação técnica detalhada no local do fornecedor. Os fornecedores demonstram a versão atual de seu software utilizando dados do usuário. Resultados quantitativos e qualitativos das avaliações são documentados. A equipe analisa estas avaliações em relação aos critérios de decisão, desenvolve um orçamento para compra e implementação, determina como suportar o novo software e apresenta uma recomendação unânime da equipe.

As vantagens deste processo estruturado de avaliação incluem o fato de que os requisitos são baseados no negócio e o processo é direcionado pelo usuário. Todos os aspectos da decisão são avaliados e a recomendação do sistema final é desenvolvida pelos membros da equipe e com base nos fatos. As desvantagens deste enfoque são os custos mais elevados e o tempo mais longo – pode levar diversos meses para ser concluído e exige a utilização de recursos técnicos e de negócios dedicados. Contudo, promove uma avaliação balanceada e razoável para o negócio como um todo.

Como se proteger de fornecedores que desaparecem

É importante se proteger da possibilidade de selecionar um WMS cujo fornecedor sai do negócio no meio do caminho. Analisar cuidadosamente as informações financeiras da empresa. Examinar dados sobre licenças vendidas e procurar por tendências que podem sinalizar problemas. Além disso, ler as notícias que a imprensa publica.

Outro passo importante que você pode dar para se proteger é arrumar um modo de ter o código-fonte do sistema mantido por um terceiro (como um advogado, por exemplo). Assim, se o fornecedor sair do negócio, pelo menos, você terá acesso ao código-fonte. Alguns fornecedores podem cobrar bastante por isto, a menos que consiga negociar de outra forma.

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As três abordagens para avaliar um WMS

Em resumo, prós e contras de cada abordagem:

Abordagem	Vantagens	Desvantagens
Demonstrativa	Baixo custo, fácil e rápida	Guiada pelas equipes de venda, com critérios subjetivos
Orientada à tecnologia	Decisão racional baseada em fatos técnicos	Usuários pouco envolvidos e tecnologia vista como cura
Estruturada	Requisitos do negócio, processo guiado pelo usuário e decisão com base em fatos	Custo mais alto e diversos meses de duração

Perguntas frequentes sobre sistema de gerenciamento de armazém

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