Certificação OEA: mais segurança e confiabilidade nos processos logísticos

Sumário executivo

Certificação OEA em resumo: O Programa Brasileiro de OEA certifica os intervenientes da cadeia logística que representam baixo risco, tanto na segurança física da carga quanto no cumprimento das obrigações aduaneiras. Além da maior agilidade aduaneira, as recomendações para se tornar Operador Econômico Autorizado melhoram a segurança e a confiabilidade das operações logísticas e dos processos internos.

O Programa Brasileiro de OEA (Operadores Econômicos Autorizados) consiste na certificação dos intervenientes da cadeia logística que representam baixo grau de risco em suas operações, tanto em termos de segurança física da carga quanto ao cumprimento de suas obrigações aduaneiras.

Além dos benefícios que a certificação OEA promove, como maior agilidade nos procedimentos aduaneiros, as recomendações para a empresa se tornar um Operador Econômico Autorizado promovem a melhoria da segurança e da confiabilidade das operações logísticas e dos processos internos. Exemplos:

Sistema de Informações:

• Garantir a confiabilidade e a integridade de todos os registros e informações das operações de forma que possibilitem a sua disponibilidade e rastreabilidade integrando especialmente as operações de compras, vendas, estoques, armazenagem, transporte, declarações aduaneiras, recebimentos e pagamentos, para efeito de auditorias.
• Implementação de política de segurança da informação com controle de acesso, de forma a proteger contra acessos não autorizados, com autenticações para cada funcionário de forma individual, por meio de senhas com política de renovação definida. E adoção de medidas a fim de identificar violações à política de segurança da informação da organização.
• Armazenar as informações relacionadas com as operações de comércio exterior de forma que possibilite sua restauração (Ex: Back-up).
• Manter o controle dos estoques com a acuracidade das informações nos registros de entradas, saídas e saldos de estoque.
• Possibilitar a identificação de mercadorias de origem nacional e de origem estrangeira (mesmo nacionalizadas).

Segurança da Carga

Inspeção das unidades de carga e veículos:

• A inspeção prévia ao carregamento para verificação da integridade da unidade de carga e mitigação do risco de transporte simultâneo, não autorizado, de outros produtos. Detecção, por exemplo, de paredes falsas em contêineres ou carrocerias.
• Contêineres deverão ser submetidos a inspeções de sete pontos: chassi, portas, laterais direita e esquerda, parede frontal, teto e piso.
• Veículos de carga deverão ser submetidos a inspeções de dezessete pontos: para-choque, motor, pneus, piso da unidade tratora, tanques de combustível, cabine, reservatório de ar, eixo de transmissão, quinta roda, sistema de exaustão, além de chassi, portas, laterais direita e esquerda, parede frontal, teto e piso do compartimento de carga.

Emprego de dispositivos de segurança:

• utilização de lacres de alta segurança e dos demais dispositivos (sinetes, cintas e/ou marcações).
• Sempre que aplicável deverão ser utilizados lacres de alta segurança, que atendem ou excedem a norma ISO 17712, em todas as unidades de cargas.
• Assegurar a inviolabilidade da carga quando não aplicáveis lacres de alta segurança.
• Um método eficaz de verificação de integridade de dispositivos de segurança deve conter pelo menos quatro ações: visualizar mecanismo, conforme o caso (trancas, transpassadores de cabo etc.), verificar lacre (numeração fidedigna, correspondência documental etc.), puxar lacre (visando conferir o acerto da afixação), e girar lacre (movimento de desenroscar, visando conferir se pino não foi rosqueado a fim de possibilitar abertura e fechamento sem vestígios).

Transporte da carga:

• Conhecimento prévio das rotas utilizadas para o transporte da carga com regras de paradas do veículo.
• Manter o monitoramento e controle do transporte da carga ao longo da cadeia logística e prevenir trajetos ou paradas injustificáveis.
• A avaliação do operador deve abranger, quando for o caso, procedimentos executados de forma terceirizada.

Armazenamento de unidades de carga:

• O local indicado para armazenamento das unidades de carga deverá inibir a manipulação indesejada e submeter-se a controle de acesso.
• Deve-se garantir a segurança das unidades de carga durante seu armazenamento, evitando assim que sofram alterações que comprometam sua integridade.
• Além disso, procedimentos de manutenção de unidades de carga devem incluir, pelo menos: responsável pela gestão dos procedimentos de manutenção; estabelecimento de manutenção preventiva, com periodicidade determinada; lista de verificações a realizar; em casos de manutenção corretiva, confrontar resultados com condições originais de segurança da unidade de carga.

Controle de Acesso Físico

Controle de acesso de pessoas:

• Realizar controle de acesso de pessoas às instalações, incluindo o acesso a áreas ou setores internos, conforme funções desempenhadas.
• O controle de acesso deverá ser baseado em documento pessoal com foto.
• O acesso a áreas ou setores internos corresponde à circulação interna de funcionários, prestadores de serviços, visitantes etc.

Identificação visual de pessoas:

• Estabelecer os meios de identificação visual de pessoas: como crachás, uniformes, credenciais etc. de forma a contribuir com o controle de acesso e de circulação nas instalações.
• Recomenda-se que visitantes sejam acompanhados durante sua permanência nas instalações, conservando a identificação visual durante esse período.
• Definir regras de entrega e de devolução dos meios de identificação.

Controle de acesso de veículos:

• Realizar controle de acesso de veículos às instalações com monitoramento de todos os pontos de acesso. Ex.: relatórios de acessos de veículos, etc.
• Os registros de acesso armazenados devem conter informações úteis à apuração e elucidação de ameaças à segurança da cadeia logística porventura ocorridas.
• Evidentemente, um controle de acesso de veículos eficaz não se limita a registrar dados dos veículos, condutores e passageiros, mas inclui inspeção física de seu interior, na medida possível.
• Recomenda-se minimizar a quantidade de pontos de acesso.

Controle de chaves e dispositivos de acesso:

• Realizar controle de chaves e dispositivos de acesso com controle de entrega e de devolução.
• Manter registros de entrega e devolução preservados em histórico por tempo determinado.
• Os registros de entrega e devolução de chaves e dispositivos de acesso armazenados devem conter informações úteis à apuração e elucidação de ameaças à segurança da cadeia logística porventura ocorridas.

Segurança física das instalações

Segurança perimetral e estruturas de separação:

• O perímetro do estabelecimento deve ser delimitado por barreiras físicas.
• Áreas de manuseio e de armazenamento de carga ou mercadorias deverão ser segregadas do restante, por meio de barreiras físicas (naturais, muros, portões, cercas, paredes etc.)

Monitoramento das instalações:

• As instalações deverão ser monitoradas, visando a inibir e coibir acessos não autorizados às áreas de manuseio e de armazenamento de carga ou mercadorias.
• Além de sistemas de monitoramento apoiados em alarmes ou em circuito fechado de televisão, rondas ostensivas realizadas nas áreas de interesse é um exemplo de ação de monitoramento.
• Havendo armazenamento de imagens, para assegurar que cumpram com sua finalidade (apuração e elucidação de ameaças à segurança da cadeia logística), destacam-se dois atributos fundamentais: qualidade de imagem e período de armazenamento.

Estacionamentos internos:

• Procedimento deverá ser empregado para disciplinar o funcionamento de estacionamentos de veículos próximos às áreas de manuseio e de armazenamento de carga por favorecer a violação da cadeia logística internacional para inserção ou remoção de produto não autorizado.

Iluminação das instalações:

• O estabelecimento deverá dispor de iluminação adequada, especialmente nas seguintes áreas:  manuseio de carga ou mercadorias; armazenamento de carga ou mercadorias; recepção; expedição; estacionamentos; pontos de acesso; perímetro. Fonte alternativa de energia possibilita assegurar a iluminação do estabelecimento mesmo em casos de falha do fornecedor regular.

Estrutura das instalações e dispositivos de travamento:

• As estruturas das instalações deverão resistir às tentativas de acesso não autorizado.
• Todas as portas e janelas, bem como demais aberturas, devem contar com dispositivos de travamento.
• Deverão ser realizadas inspeções periódicas da estrutura das instalações e dos dispositivos de travamento.

Treinamento e conscientização de ameaças

• Implementar programa de Conscientização de ameaças e identificação de vulnerabilidades visando a prevenção, identificação e a ação, de forma permanente, para consolidar uma cultura organizacional consciente dos riscos relacionados com a cadeia logística internacional propiciando assim ações eficazes frente às ameaças.
• Oferecer treinamento específico para capacitar os funcionários a manter a integridade da carga, reconhecer conspirações internas e assegurar o controle de acesso.

Fonte: Site da Receita Federal.

Quem vai conduzir a certificação dentro da empresa pode se aprofundar no curso de Certificação OEA do IMAM.

Áreas de recomendação para a certificação OEA

Em resumo, os grupos de recomendações descritos no post:

Área	Exemplos de recomendações
Sistema de informações	Registros íntegros e rastreáveis, política de segurança da informação, backup e acuracidade de estoque
Segurança da carga	Inspeção de 7 pontos em contêineres e 17 em veículos, lacres que atendem a ISO 17712 e rotas conhecidas
Controle de acesso físico	Acesso de pessoas com documento com foto, crachás, controle de veículos e de chaves
Segurança física das instalações	Barreiras perimetrais, monitoramento, iluminação e dispositivos de travamento
Treinamento e conscientização	Programa permanente de conscientização de ameaças e capacitação dos funcionários

Perguntas frequentes sobre a certificação OEA

Conteúdos complementares recomendados

• A importância da certificação OEA: Além disso, os benefícios para as empresas.
• Gerenciando riscos no comércio exterior: Como reduzir riscos na operação internacional.
• Contêiner inteligente: Por fim, tecnologia para a segurança da carga.