E-Procurement, o Que é?

Nos dias de hoje, na área de compras, muito se fala de e-Procurement, mas muitos não estão muito dentro do tema, e como tal, é preciso respostas para as perguntas que não foram feitas.

E-procurement é a condução eletrônica do processo de compras da empresa, da requisição à contratação, dentro de uma plataforma única. Ele cobre a solicitação de compra, a cotação junto a fornecedores, a homologação e o cadastro desses fornecedores, a aprovação por alçada, a emissão do pedido e o registro do contrato, mantendo em um só lugar o histórico de quem pediu, quem cotou, quem aprovou e por qual preço. A diferença em relação a comprar por e-mail e planilha não está na velocidade: está na existência de um registro auditável de cada decisão.

Convém separar três termos que costumam aparecer juntos. E-sourcing é a etapa de buscar e selecionar fornecedor, incluindo leilão reverso e tomada de preços. E-procurement é a execução do ciclo de compra propriamente dito, do pedido ao contrato. E marketplace corporativo é o catálogo onde o requisitante compra itens já negociados, sem passar por nova cotação. Uma empresa pode ter os três, e a ordem de implantação costuma ser a inversa da intuitiva: começar pelo catálogo de itens repetitivos entrega resultado antes de digitalizar a cotação complexa.

Na era da tecnologia em que vivemos, também o departamento de compras precisa de evoluir, e tanto ou mais que os outros, e para tal, é necessário investir e arriscar neste setor, pelo que é fundamental que fique a par desta temática.

O e-Procurement é a automação de todas as etapas necessárias para as compras B2B, e é muito mais abrangente que o e-commerce, pois não se limita a compra e venda de produtos ou serviços num endereço electrónico, pois vai desde a pesquisa de fornecedores até à compra. Comummente têm acesso a recursos de e-sourcing e permitem procurar e escolher fornecedores, enquanto soluções de e-learning ensinam os clientes a manusear antes de comprar, enquanto os ERPs são mais abrangentes, mas menos focados.

Setor de compras

Durante muito tempo as compras B2B foram feitas manualmente, e sem uma estratégia definida, mas agora, com o e-Procurement, este posicionamento estratégico automatizou este setor, trazendo muitos melhores resultados, tornando-se mais eficiente e sendo uma mais-valia para o negócio.

Esta área é então gerida através do uso desta solução inteligente, que cria um padrão de abastecimento e evita que a empresa sofra uma ruptura de estoque.

Mas que mais benefícios poderá esta ferramenta trazer?

Entre os já falados, existem diversos benefícios para o setor de compras B2B, e se tiverem as ferramentas adequadas, uma equipe funcional e um bom plano estratégico, algumas delas poderão ser:

Redução de custos

Através desta ferramenta é possível haver como que um “leilão” de serviços, em que os fornecedores e os compradores negoceiam as suas propostas e ofertas, e cria-se alguma competição entre eles, favorecendo a parte de interesse comum, que geralmente é a empresa que faz a compra e consegue mais oferta a um custo mais baixo com a mesma qualidade.

Agilidade nos processos

Tornando as compras automatizadas, a cotação dos fornecedores é praticamente instantânea, pelo que a comparação de orçamentos consegue ser mais fácil e rápida.

Esta ferramenta também permite estabelecer limites e parâmetros para o negócio, sendo que assim as oportunidades conseguem ser mais adequadas aos interesses, tendo ainda a vantagem de poder tratar dos pedidos através da própria plataforma, diminuindo assim o tempo necessário entre a escolha e a compra.

Clareza e objetividade

Uma das tarefas mais importantes para o comprador é ter bons fornecedores, e para isso é necessário estabelecer deste logo algumas questões a ter em conta, como os custos, tanto de deslocação como de serviço e produto, e a qualidade, e com o e-Procurement é criada uma maior visibilidade que permite ao comprador distinguir mais facilmente os dados dos fornecedores e garantir que a escolha que fazem é a mais acertada.

Melhor atendimento ao cliente

Este serviço evita erros no abastecimento, e garante que a empresa produza o que diz produzir, e responda de acordo com a procura em todos os momentos, e como tal, isto traduz-se num melhor atendimento. Com um serviço mais instantâneo, o cliente espera menos tempo pela produção / separação e envio do item, e isto contribui para um melhor atendimento ao cliente.

Vantagem competitiva

Nestes casos o processo precisa de passar pela compra, e sem ela tudo o resto para, pelo que esta vantagem na rapidez e eficácia de compra se torna no elemento de desencadeia todas as outras etapas, sendo um propulsor no que toca a competir com a concorrência.

Todo este processo, em cadeia, torna muito mais rentável todo o processo de compra: Reduzindo os custos a empresa consegue investir em melhorias internas; melhorando o atendimento ao cliente, a satisfação por parte dos consumidores é maior e tornam-se mais frequentes; com a diferenciação da negociação em relação à concorrência, conseguimos uma vantagem em relação aos métodos tradicionais e menos planejados… Tudo leva ao sucesso.

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No Brasil, a compra eletrônica deixou de ser escolha em uma parte relevante do mercado. A Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, a Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos, que substituiu a Lei 8.666/1993, a Lei do Pregão e o Regime Diferenciado de Contratações e passou a valer integralmente em 30 de dezembro de 2023, estabelece que as licitações sejam realizadas preferencialmente sob a forma eletrônica, admitindo a forma presencial apenas quando motivada. A mesma lei criou a dispensa eletrônica para contratações de menor valor e condicionou a eficácia do contrato e de seus aditamentos à divulgação no Portal Nacional de Contratações Públicas, o PNCP. Para o fornecedor privado, a consequência é direta: vender para o poder público passou a exigir operar em plataforma eletrônica, o que empurra a digitalização do próprio processo comercial da empresa.

E-sourcing, e-procurement e marketplace corporativo

Critério	E-sourcing	E-procurement	Marketplace corporativo
Pergunta que responde	De quem comprar e por quanto	Como executar e registrar a compra	Como o requisitante compra sozinho o que já foi negociado
Etapa do ciclo	Antes do pedido	Do pedido ao contrato	Consumo do contrato já firmado
Item típico	Compra de alto valor ou baixa recorrência	Compra recorrente com alçada	Material de consumo e MRO de baixo valor
Quem opera	Comprador e área técnica	Comprador, requisitante e aprovador	O próprio requisitante
Ganho principal	Preço e condições	Rastreabilidade e tempo de ciclo	Tirar da mesa do comprador a compra pequena
Onde costuma começar	Terceiro passo	Segundo passo	Primeiro passo, por ser o mais rápido de mostrar resultado

Por: IMAM