Benefícios do Mapeamento de Processos

Mapear processos é uma atividade importante para a melhoria continua nas empresas.

Em algum momento, certamente você precisou entender sobre como é realizada uma atividade, tarefa ou operação dentro da sua empresa, em fornecedores ou em clientes. E uma das melhores formas de sistematizar e organizar esse entendimento, é elaborando um Mapeamento.

O que é Mapeamento de Processo?

A palavra processo tem origem no latim, procedere, que traduz a ideia de avançar em sequência considerando uma transformação física, de situação ou de estado de um produto, serviço ou a combinação de ambos.

Mapear um Processo consiste em estruturar em forma de diagrama, a sequência de execução das operações, atividades ou tarefas de um processo, com foco em instrução de colaboradores, clientes ou fornecedores, para aprimoramento da qualidade e da produtividade.

Principais Funções e os Três Tipos de Mapeamento

O mapeamento permite facilitar a compreensão e facilitar a execução dos mais diferentes processos organizacionais, como por exemplo:

• venda de produtos;
• logística de recebimento de materiais;
• aprovação de crédito;
• armazenagem de materiais;
• compras;
• planejamento de produção;
• operação de equipamentos;
• integração de colaboradores pela área de recursos humanos;
• etc.

Podemos de forma muito simplificada classificar os mapeamentos em 3 tipos:

1. Estratégico – como ferramenta de Planejamento Estratégico das organizações, sendo neste caso, executado em nível macro e com visão de negócio.
2. Tático – para apresentação de uma visão de processo em nível de detalhe gerencial, detalhando aspectos que no mapeamento estratégico são agregados em uma única atividade ou operação.
3. Operacional – para apresentação e visão detalhada em nível de atividade e tarefa, detalhando aspectos que são apresentados de forma agregada no Mapeamento Tático sendo aplicado para a finalidade de execução.

Como fazer um Mapeamento de Processos?

Estamos em um mundo de constantes mudanças, onde os processos estão sujeitos a constantes alterações devido a evolução tecnológica de produtos e fluxos de informações, aumento das exigências dos clientes e novos modelos de gestão entre outros.

O mapeamento de processos se constitui em uma importante ferramenta de atualização e melhoria contínua, necessitando de revisões periódicas e frequentes, considerando os seguintes passos de execução:

1. Entrevistar colaboradores chave e realizar anotações
2. Realizar observações dos processos, atividades, tarefas ou operações
3. Traduzir as informações em formato de diagrama – mapa de processo
4. Apresentar e validar o diagrama junto aos interessados
5. Realizar uma análise crítica de cada ponto do mapa de processo
6. Encontrar as oportunidades e propor as revisões e melhorias (eliminar, combinar etc.)
7. Apresentar o processo redesenhado aos interessados e validar as melhorias
8. Implementar as melhorias

Para um novo processo, as etapas 1 e 2 devem ser realizadas com um enfoque de aplicação de conhecimentos e inovações mais aprofundadas, sendo desnecessárias as etapas 5 a 7. A última etapa ao invés de implementar as melhorias passa a ser implementar o novo processo.

Qual a diferença entre Mapeamento e Fluxograma?

As funções e objetivos de um Mapeamento de Processos e de um Fluxograma são basicamente iguais, mudando a forma de apresentação. Embora ambos devam usar a mesma simbologia, que recomendamos ser baseada nos padrões da ASME – American Society of Manufacturing Engineers – Sociedade Americana de Engenheiros de Produção – podemos destacar que:

• Um Fluxograma, que faz parte das 7 ferramentas clássicas da qualidade desenvolvidas por Kaoru Ishikawa, descreve um processo sequencialmente de forma linearizada.

• Um Mapeamento de Processos acrescenta e destaca o detalhamento da responsabilidade de execução e aprovação, melhorando ainda mais a visibilidade e facilitando o entendimento.

Execução, Apresentação e Ferramentas

Em primeiro lugar, a execução deve considerar o nível de detalhe (estratégico, tático ou operacional) que está vinculado ao público-alvo e sua hierarquia organizacional. Este é um ponto importante para se se atinjam os objetivos de forma efetiva, pois um erro no tipo de mapeamento escolhido, pode ao invés de facilitar, dificultar a venda de uma ideia para implementação ou melhoria de processos.

Em relação ao “tamanho” e “dimensão física”, temos que cuidar para que sejam adequados, principalmente para a visualização, de forma que facilite a compreensão. Um mapeamento muito “raso” (menos “caixinhas que o necessário) ou muito “poluído” (mais “caixinhas” que o necessário) também não ajudam a atingir os objetivos.  Quando percebermos que o Mapeamento irá ficar muito extenso por exemplo, é conveniente dividir e fatiar para facilitar a análise e compreensão das informações.

A execução pode ser feita desde manuscrita em folhas (A0 de preferência), podendo neste caso ser feita com apoio de “post its” para maior dinamismo na sua construção. Ao final o Mapa pode ser fotografado e digitalizado para apresentação ou arquivamento.

Porém, com a grande disponibilidade de ferramentas de tecnologia de informação que temos atualmente, recomendamos sempre que possível, usar aplicativos especialistas como o MS Visio, Sensus ou mesmo o PowerPoint, que embora não seja uma ferramenta específica para esta finalidade, é fácil de utilizar e gera boa visualização.

O próprio Excel pode ser usado, pois assim como o Visio e o PowerPoint possui uma biblioteca de símbolos adequada, mas é importante saber que esta ferramenta não irá oferecer a mesma qualidade, velocidade e facilidade para a elaboração de um Mapeamento de Processos.

Existem apps na nuvem como Flowdia, Lucidchart, Trello, Pipefy que podem ser utilizados tanto em computadores como em smartphones. Para o uso em smartphones deve-se considerar as limitações visuais, sendo recomendados principalmente para mapeamentos restritos ou resumidos.

Para a apresentação em reuniões, o Mapeamento pode ser projetado em mídia no caso de elaborado em aplicativos ou digitalizado por foto quando elaborado manualmente, bem como pode impresso em folhas A0 para maior interação. A flexibilidade e o formato de apresentação devem considerar muito mais o ambiente e os objetivos do que a tecnóloga aplicada na confecção do Mapeamento.

Conclusão

Recomenda-se a sistematização da aplicação desta ferramenta para por exemplo confeccionar e orientar procedimentos da qualidade, facilitando a transmissão das informações quanto a sequência de execução de atividades e tarefas.

É importante entender a função de revisão periódica e a necessidade de realizar com frequência o redesenho dos processos aplicando uma análise crítica das atividades quanto a sua necessidade e valor agregado. Maiores informações podem ser obtidas nos cursos que abordam Mapeamento e Redesenho de Processos que são ministrados pela IMAM.