8 dicas ideais para organizar seu planejamento orçamentário para 2020

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Todo gestor que deseja manter as contas de sua empresa equilibradas precisa saber como elaborar um bom planejamento orçamentário. Essa ferramenta garante que a empresa gere lucro e continue se desenvolvendo mesmo perante variados cenários futuros do mercado.

Em razão da importância desse documento, trazemos este conteúdo que explica o que é um planejamento orçamentário, as 8 melhores dicas para elaborá-lo e os principais erros nesse processo. Boa leitura!

O que é um planejamento orçamentário e qual é a sua relevância?

O planejamento orçamentário é um documento que prevê o comportamento das contas da empresa para os próximos meses ou anos. Seu objetivo é antecipar o futuro da organização, permitindo que os gestores se preparem para os cenários que estão por vir.

Ressalta-se que essa previsão não é feita com simples pressupostos e suposições. As previsões devem ser precisas e alinhadas à realidade da empresa.

Sem esse planejamento, os gestores ficarão desnorteados no momento de tomar decisões em relação às finanças, pois esse documento apresenta várias informações relevantes sobre a situação econômica do negócio.

Quais são as 8 dicas ideais para organizar o planejamento orçamentário?

É preciso ter muito cuidado no momento da elaboração desse planejamento, pois um orçamento malfeito comprometerá o desenvolvimento de sua empresa. Confira, abaixo, as 8 melhores dicas para fazê-lo.

1. Organize o planejamento em níveis

Esse planejamento deve envolver toda a empresa, por isso, é preciso criar um orçamento separado para cada um dos níveis administrativos da organização. São eles:

• nível estratégico: avalia-se a empresa de forma global. As entradas e saídas envolvem todos os setores ou departamentos e as previsões são em longo prazo (até 5 anos);
• nível tático: consideram-se os custos, os investimentos, as metas e as receitas de cada setor de forma separada. Além disso, as contas são avaliadas em médio prazo (entre 1 e 3 anos);
• nível operacional: envolve o dia a dia dos colaboradores, e o planejamento é feito em curto prazo (menos de 1 ano). Envolve, por exemplo, as despesas que podem ser eliminadas sem comprometer a produtividade do pessoal.

2. Determine os objetivos e as metas

Objetivos são finalidades gerais que a empresa pretende alcançar em longo prazo. Já as metas são conquistas quantitativas, com prazo determinado e mensuráveis, tratando-se das ações a serem tomadas para alcançar um objetivo.

O planejamento orçamentário deve considerar os objetivos e as metas da empresa. Por exemplo, é possível criar reservas financeiras para investir em cursos e treinamentos que aumentem a produtividade dos colaboradores — o que é crucial para que eles alcancem suas metas.

3. Reúna as informações de cada setor

É importante elaborar um orçamento separado para cada setor da empresa. Isso é feito colhendo informações sobre as finanças dos setores, como a despesa com pessoal etc.

Ressalta-se que nem todos os setores são avaliados da mesma forma — por exemplo, o marketing não deve ser encarado apenas como uma despesa, mas, sim, como um investimento para aumentar a carteira de clientes da empresa.

4. Considere os dados históricos

Os dados históricos da empresa consistem nas contas dos períodos passados. Eles devem servir de base para a criação do planejamento orçamentário, pois informam o gestor sobre a média de saídas e entradas, o que permite que ele estabeleça metas atingíveis e reais.

Esse histórico também verifica a média das entradas e saídas de cada mês do ano, informando sobre períodos de altas e baixas na demanda.

Nem sempre as contas passadas serão semelhantes às contas dos próximos anos. Isso acontece quando há mudanças bruscas na empresa, como a criação de produtos e serviços.

5. Separe detalhadamente as contas

Antes de elaborar o orçamento, é crucial conhecer muito bem todas as contas da empresa. Anote as entradas e saídas do negócio e separe-as nas seguintes categorias:

• previsão de vendas dos produtos ou serviços;
• previsão de impostos diretos (incidem diretamente sobre o faturamento, como IRPJ e CSLL);
• custos — saídas atreladas à produção;
• folha de pagamento;
• investimentos;
• despesas operacionais — gastos que não estão relacionados à produção.

Ao fazê-lo, é possível detectar as receitas e maximizá-las, bem como identificar custos excessivos e reduzi-los.

6. Revise o planejamento periodicamente

Não basta apenas elaborar o planejamento uma vez, já que é possível que ocorram mudanças no mercado ou na sua empresa. Alguns exemplos de situações que geram a necessidade de revisar o orçamento são:

• mudança de fornecedores;
• surgimento de novos riscos — sendo preciso elaborar novos cenários;
• alterações no gosto dos consumidores;
• identificação de oportunidades de mercado; entre outras.

7. Estabeleça métricas

O monitoramento dos resultados da empresa é feito com indicadores-chave de desempenho (KPIs), que são métricas aplicadas constantemente sobre os procedimentos da organização. Veja alguns KPIs relacionados ao financeiro:

• lucratividade: é a capacidade da empresa de gerar ganhos;
• rentabilidade: consiste na capacidade da organização de bancar seus investimentos;
• faturamento: trata de todas as entradas oriundas das atividades da empresa;
• margem bruta: é o ganho da empresa após deduzir as despesas, menos os impostos;
• margem líquida: consiste no resultado anterior, mas com dedução dos tributos;
• margem de contribuição: é um percentual que representa os lucros após cada venda;
• ponto de equilíbrio: esse indicador mostra quanto a empresa precisa faturar para igualar as receitas e seus custos;
• retorno sobre investimento (ROI): engloba os ganhos obtidos pelos investimentos realizados.

8. Automatize os processos

Não é viável colher os dados, realizar os cálculos e monitorar os resultados manualmente, já que essas atividades ocupam muito tempo dos colaboradores. Para solucionar esse problema, a empresa pode implementar um sistema de gestão e automatizar esses processos.

Um software de gestão pode ajudar a empresa ao controlar o fluxo de caixa, realizar projeções, aplicar KPIs, entre outras funcionalidades.

Quais são os erros comuns ao organizar um planejamento orçamentário?

Como o planejamento orçamentário é um documento complexo, há muitos erros que os gestores podem cometer no momento de sua elaboração. Veja-os:

• não considerar todos os recursos e saídas: muitos gestores consideram somente as principais contas, mas é necessário considerar todas as fontes de capital e gastos, até mesmo pequenas despesas ocasionais — como lanches esporádicos;
• elaborar o planejamento sozinho: é preciso envolver todos os colaboradores e líderes de outros setores, pois eles terão uma segunda percepção sobre as metas, os objetivos e os orçamentos;
• não usar a tecnologia: trabalhos manuais estão suscetíveis a erros matemáticos, esquecimentos e interpretações errôneas, mas essas falhas são minimizadas ou eliminadas com a ajuda da tecnologia;
• não monitorar os resultados: é possível que ocorram mudanças no mercado e nem tudo saia como o planejado, tornando necessário monitorar os resultados.

Para evitar esses erros, você pode investir na capacitação profissional com os treinamentos da IMAM.

Essa é uma empresa com ampla experiência no ramo que fornece treinamentos in company (vão até a sua companhia ministrá-los) ideais para a sua equipe. Os professores têm ampla experiência no campo e ministram aulas de acordo com as necessidades de sua empresa, por exemplo, sobre custos, projetos, orçamentos e mais.

O planejamento orçamentário é um documento fundamental para qualquer gestor que deseja manter suas contas equilibradas, atingir seus objetivos e garantir o desenvolvimento de sua empresa. E, com as dicas listadas neste conteúdo, você conseguirá realizar essa tarefa adequadamente.

Para garantir que o seu planejamento orçamentário seja elaborado da forma adequada, entre em contato conosco, da IMAM, e saiba como podemos ajudá-lo nesse objetivo!