8 Dicas Ideais Para Organizar Seu Planejamento Orçamentário Para 2020

Todo gestor que deseja manter as contas de sua empresa equilibradas precisa saber como elaborar um bom planejamento orçamentário. Essa ferramenta garante que a empresa gere lucro e continue se desenvolvendo mesmo perante variados cenários futuros do mercado. Em razão da importância desse documento, trazemos este conteúdo que explica o que é um planejamento orçamentário, as 8 melhores dicas para elaborá-lo e os principais erros nesse processo. Boa leitura!

O que é um planejamento orçamentário e qual é a sua relevância?

O planejamento orçamentário é um documento que prevê o comportamento das contas da empresa para os próximos meses ou anos. Seu objetivo é antecipar o futuro da organização, permitindo que os gestores se preparem para os cenários que estão por vir. Ressalta-se que essa previsão não é feita com simples pressupostos e suposições. As previsões devem ser precisas e alinhadas à realidade da empresa. Sem esse planejamento, os gestores ficarão desnorteados no momento de tomar decisões em relação às finanças, pois esse documento apresenta várias informações relevantes sobre a situação econômica do negócio.

Quais são as 8 dicas ideais para organizar o planejamento orçamentário?

É preciso ter muito cuidado no momento da elaboração desse planejamento, pois um orçamento malfeito comprometerá o desenvolvimento de sua empresa. Confira, abaixo, as 8 melhores dicas para fazê-lo.

1. Organize o planejamento em níveis

Esse planejamento deve envolver toda a empresa, por isso, é preciso criar um orçamento separado para cada um dos níveis administrativos da organização. São eles:

• nível estratégico: avalia-se a empresa de forma global. As entradas e saídas envolvem todos os setores ou departamentos e as previsões são em longo prazo (até 5 anos);
• nível tático: consideram-se os custos, os investimentos, as metas e as receitas de cada setor de forma separada. Além disso, as contas são avaliadas em médio prazo (entre 1 e 3 anos);
• nível operacional: envolve o dia a dia dos colaboradores, e o planejamento é feito em curto prazo (menos de 1 ano). Envolve, por exemplo, as despesas que podem ser eliminadas sem comprometer a produtividade do pessoal.

2. Determine os objetivos e as metas

Objetivos são finalidades gerais que a empresa pretende alcançar em longo prazo. Já as metas são conquistas quantitativas, com prazo determinado e mensuráveis, tratando-se das ações a serem tomadas para alcançar um objetivo. O planejamento orçamentário deve considerar os objetivos e as metas da empresa. Por exemplo, é possível criar reservas financeiras para investir em cursos e treinamentos que aumentem a produtividade dos colaboradores — o que é crucial para que eles alcancem suas metas.

3. Reúna as informações de cada setor

É importante elaborar um orçamento separado para cada setor da empresa. Isso é feito colhendo informações sobre as finanças dos setores, como a despesa com pessoal etc. Ressalta-se que nem todos os setores são avaliados da mesma forma — por exemplo, o marketing não deve ser encarado apenas como uma despesa, mas, sim, como um investimento para aumentar a carteira de clientes da empresa.

4. Considere os dados históricos

Os dados históricos da empresa consistem nas contas dos períodos passados. Eles devem servir de base para a criação do planejamento orçamentário, pois informam o gestor sobre a média de saídas e entradas, o que permite que ele estabeleça metas atingíveis e reais. Esse histórico também verifica a média das entradas e saídas de cada mês do ano, informando sobre períodos de altas e baixas na demanda. Nem sempre as contas passadas serão semelhantes às contas dos próximos anos. Isso acontece quando há mudanças bruscas na empresa, como a criação de produtos e serviços.

5. Separe detalhadamente as contas

Antes de elaborar o orçamento, é crucial conhecer muito bem todas as contas da empresa. Anote as entradas e saídas do negócio e separe-as nas seguintes categorias:

• previsão de vendas dos produtos ou serviços;
• previsão de impostos diretos (incidem diretamente sobre o faturamento, como IRPJ e CSLL);
• custos — saídas atreladas à produção;
• folha de pagamento;
• investimentos;
• despesas operacionais — gastos que não estão relacionados à produção.

Ao fazê-lo, é possível detectar as receitas e maximizá-las, bem como identificar custos excessivos e reduzi-los.

6. Revise o planejamento periodicamente

Não basta apenas elaborar o planejamento uma vez, já que é possível que ocorram mudanças no mercado ou na sua empresa. Alguns exemplos de situações que geram a necessidade de revisar o orçamento são:

• mudança de fornecedores;
• surgimento de novos riscos — sendo preciso elaborar novos cenários;
• alterações no gosto dos consumidores;
• identificação de oportunidades de mercado; entre outras.

7. Estabeleça métricas

O monitoramento dos resultados da empresa é feito com indicadores-chave de desempenho (KPIs), que são métricas aplicadas constantemente sobre os procedimentos da organização. Veja alguns KPIs relacionados ao financeiro:

• lucratividade: é a capacidade da empresa de gerar ganhos;
• rentabilidade: consiste na capacidade da organização de bancar seus investimentos;
• faturamento: trata de todas as entradas oriundas das atividades da empresa;
• margem bruta: é o ganho da empresa após deduzir as despesas, menos os impostos;
• margem líquida: consiste no resultado anterior, mas com dedução dos tributos;
• margem de contribuição: é um percentual que representa os lucros após cada venda;
• ponto de equilíbrio: esse indicador mostra quanto a empresa precisa faturar para igualar as receitas e seus custos;
• retorno sobre investimento (ROI): engloba os ganhos obtidos pelos investimentos realizados.

8. Automatize os processos

Não é viável colher os dados, realizar os cálculos e monitorar os resultados manualmente, já que essas atividades ocupam muito tempo dos colaboradores. Para solucionar esse problema, a empresa pode implementar um sistema de gestão e automatizar esses processos. Um software de gestão pode ajudar a empresa ao controlar o fluxo de caixa, realizar projeções, aplicar KPIs, entre outras funcionalidades.

Quais são os erros comuns ao organizar um planejamento orçamentário?

Como o planejamento orçamentário é um documento complexo, há muitos erros que os gestores podem cometer no momento de sua elaboração. Veja-os:

• não considerar todos os recursos e saídas: muitos gestores consideram somente as principais contas, mas é necessário considerar todas as fontes de capital e gastos, até mesmo pequenas despesas ocasionais — como lanches esporádicos;
• elaborar o planejamento sozinho: é preciso envolver todos os colaboradores e líderes de outros setores, pois eles terão uma segunda percepção sobre as metas, os objetivos e os orçamentos;
• não usar a tecnologia: trabalhos manuais estão suscetíveis a erros matemáticos, esquecimentos e interpretações errôneas, mas essas falhas são minimizadas ou eliminadas com a ajuda da tecnologia;
• não monitorar os resultados: é possível que ocorram mudanças no mercado e nem tudo saia como o planejado, tornando necessário monitorar os resultados.

Para evitar esses erros, você pode investir na capacitação profissional com os treinamentos da IMAM. Essa é uma empresa com ampla experiência no ramo que fornece treinamentos in company (vão até a sua companhia ministrá-los) ideais para a sua equipe. Os professores têm ampla experiência no campo e ministram aulas de acordo com as necessidades de sua empresa, por exemplo, sobre custos, projetos, orçamentos e mais. O planejamento orçamentário é um documento fundamental para qualquer gestor que deseja manter suas contas equilibradas, atingir seus objetivos e garantir o desenvolvimento de sua empresa. E, com as dicas listadas neste conteúdo, você conseguirá realizar essa tarefa adequadamente. Para garantir que o seu planejamento orçamentário seja elaborado da forma adequada, entre em contato conosco, da IMAM, e saiba como podemos ajudá-lo nesse objetivo!

Por: IMAM