Trocar de WMS: nove sinais de que chegou a hora

Sumário executivo

Trocar de WMS em resumo: Trocar de WMS faz sentido quando o sistema atual dificulta a estratégia do negócio, em vez de fortalecê-la. Os sinais incluem arquitetura ultrapassada, funções limitadas, suporte caro, exigências externas que ele não atende, atualização arriscada, rigidez de processos, fornecedor instável, má integração e interface difícil de usar.

Cada vez mais fabricantes, distribuidores e varejistas usam sistemas de gerenciamento de armazéns (WMS) para reduzir custos e ganhar eficiência. Porém, um WMS inflexível pode derrubar a produtividade e pôr o negócio em risco. Por isso, vale saber quando trocar de WMS.

Este artigo, baseado no acervo técnico da IMAM, reúne nove sinais de que o sistema atual chegou ao limite. Além disso, traz os fatores que pesam na escolha do próximo.

O que um bom WMS entrega

Os benefícios de um WMS são muitos. Entre eles estão a acurácia de 99% no inventário, estoques menores, mais aproveitamento do espaço, picking eficiente e preciso, melhor atendimento dos pedidos e mais produtividade.

Afinal, a empresa confia no WMS para manter a operação, atender os clientes, cumprir novas regras e despachar os produtos todos os dias. No entanto, um sistema inadequado também pode limitar novos negócios. Pergunte, por exemplo:

• Você cria soluções alternativas para negócios que o WMS não atende?
• O sistema suporta vários idiomas?
• Ele permite integrar sistemas no mundo todo por uma arquitetura orientada a serviços (SOA)?
• O fornecedor poderá apoiar o seu crescimento nos próximos dez anos?

Um estudo do mercado norte-americano mostrou que 58% das empresas pesquisadas iriam atualizar ou implementar um novo WMS em 18 meses. Em geral, elas atingiram o limite do sistema atual: o software não ajuda mais, os dados são difíceis de recuperar ou ele não atende às necessidades.

Nove sinais para trocar de WMS

Sinal	O que observar
1. Arquitetura ultrapassada	A empresa cria soluções paralelas para negócios que o sistema não suporta
2. Funcionalidade limitada	Faltam funções como gestão da mão de obra, separação por voz e RFID, e o fornecedor não tem um roteiro de evolução
3. Suporte cada vez mais caro	O conhecimento está em poucas pessoas ou o sistema exige versões antigas de banco de dados e sistema operacional
4. Fatores externos	Clientes, fornecedores ou governo exigem tecnologia e integração que o WMS não suporta
5. Atualização cara e arriscada	Cada mudança depende de código customizado e leva meses
6. Rigidez de processos	O sistema impõe processos predefinidos e impede um processo próprio
7. Fornecedor instável	Há sinais de que o provedor pode não estar disponível em cinco anos
8. Má comunicação entre aplicações	O WMS não compartilha nem sincroniza dados com os demais sistemas
9. Interface difícil	Menus antigos tornam lento concluir tarefas e acessar dados

Trocar de WMS por suporte caro ou atualização arriscada

Se a equipe interna desenvolveu o WMS, essas pessoas podem sair ou se aposentar e levar o conhecimento técnico. Além disso, uma atualização complexa pode prender a empresa a versões antigas de infraestrutura. Como resultado, cai o nível e a qualidade do suporte que ela recebe.

Da mesma forma, o código customizado, criado para ligar o produto padrão às necessidades da empresa, torna cada atualização um processo sem fim. Em algum momento, pode até ser impossível obter retorno do investimento. Por fim, a empresa pode perder receita se os envios falharem e os clientes buscarem outras opções.

Trocar de WMS por rigidez ou fornecedor instável

A principal fraqueza de muitos WMS é aplicar processos predefinidos de forma rígida. Em contrapartida, um sistema configurável e adaptável apoia o processo que a empresa precisa. Assim, ela incorpora clientes novos com rapidez e simplifica o treinamento.

Quanto ao fornecedor, a consolidação do mercado traz riscos. Se o provedor for comprado por outra empresa, talvez não consiga manter e melhorar o sistema. Portanto, escolha um parceiro com soluções, experiência em cadeia de suprimentos e viabilidade financeira de longo prazo.

Como escolher o novo sistema ao trocar de WMS

• Preveja o crescimento operacional e as mudanças.
• Certifique-se de que haverá melhoria na gestão.
• Aproxime procedimentos e controles.
• Estime investimentos e custos operacionais.
• Calcule o retorno sobre o investimento (ROI) que justifica o projeto.
• Avalie a integração com os outros sistemas.
• Compare propostas de diferentes fornecedores.
• Além do software, valorize a parceria com o fornecedor.

Fonte: acervo técnico da IMAM, revista intraLOGÍSTICA. Conheça também a IMAM Consultoria.

Conclusão

Trocar de WMS é uma decisão estratégica. A pergunta central é se o sistema atual fortalece ou dificulta a capacidade de crescer e de responder às mudanças. Se os nove sinais aparecem, vale avaliar a troca com critério, olhando tanto o software quanto o fornecedor.

Conteúdos complementares recomendados

• O que é WMS na logística: Os conceitos e as funções do sistema de gestão do armazém.
• Como avaliar sistemas de gerenciamento de armazéns: Os critérios para comparar soluções.
• Análise de viabilidade de uma solução: Como justificar o investimento no sistema.