Documentar o método atual: técnicas para analisar o trabalho

Documentar o método atual em resumo: Documentar o método atual é dividir o trabalho em etapas e registrá-lo observando quem executa, com textos, filmes, esboços de layout e mapas de trajeto. Em seguida, vem a análise com fluxograma, adição de valor, riscos e medição. Por fim, definem-se os problemas e suas causas, para gerar as melhorias certas.

Não é possível melhorar um processo que a gente não entende. Por isso, documentar o método atual é o primeiro passo de qualquer melhoria. Ao registrar e analisar o trabalho, você enxerga as coisas com mais clareza, detecta até os problemas mais sutis e prioriza as mudanças.

Muitas vezes, o trabalho vira rotina e passa despercebido. Às vezes, também aceitamos coisas que não entendemos por completo. Dividir o trabalho em etapas ajuda a vê-lo de forma mais objetiva. A seguir, veja as estratégias que o acervo técnico da IMAM recomenda.

Como documentar o método atual

Reserve um tempo para definir o método usado hoje. Em seguida, use uma ou mais das técnicas abaixo. Elas podem ser combinadas.

• Escreva as etapas: faça isso executando ou observando o método, e não de memória, para que nada seja esquecido. Se mais de uma pessoa faz o mesmo trabalho, observe cada uma.
• Filme: assim, você analisa cada elemento longe do local de trabalho.
• Faça um esboço do layout: coloque o trabalho no contexto do local, com um desenho simples ou uma cópia da planta do piso.
• Desenhe um mapa do trajeto: sobre o esboço, trace o caminho da peça ou da pessoa. Se parecer um espaguete, com fluxos cruzados, há chance de melhoria.
• Cronometre o tempo do grupo: quando várias pessoas atuam juntas, registre em intervalos regulares, por exemplo a cada dois minutos, o que cada uma está fazendo.

Análise depois de documentar o método atual

Depois de documentar o método atual, aprofunde a análise. Com a medição do que acontece, o quadro fica mais claro e os problemas aparecem com mais facilidade.

Fluxograma do método

O fluxograma é uma lista mais visual e analítica das etapas. Ele usa um símbolo para cada tipo de trabalho. Assim, você vê as oportunidades. Por exemplo, se há muitos movimentos que consomem tempo, procure formas de manter os objetos mais próximos.

Tipo de etapa	O que representa	Cor sugerida
Fazer	Alcançar o objetivo do trabalho ou preparar para isso	Verde (primária) ou vermelho (secundária)
Manuseio	Manipular o objeto	Laranja
Inspecionar	Procurar ou avaliar características ou quantidade	Azul
Aguardar	Espera	Azul
Estocar	Manter e proteger um objeto em local específico	Amarelo
Transporte	Mudar de um local para outro	Laranja

No exemplo do PDF, a montagem de uma peça passa por pegar as peças, aplicar cola, unir, manusear, inspecionar, aguardar a secagem e estocar em porta-paletes.

Outras análises úteis

• Análise da adição de valor: pergunte se cada etapa acrescenta valor ao que o cliente paga. Se não, avalie se ela pode ser eliminada.
• Análise de riscos: identifique as etapas com potencial de acidentes ou ferimentos e planeje como eliminá-los ou controlá-los.
• Medição do trabalho: descubra quanto tempo o método deve levar. Um sistema de tempos predeterminados destaca movimentos, como curvar o corpo ou caminhar, que devem ser questionados.
• Avaliação da ergonomia: use uma lista de verificação para posturas, levantamentos, força e movimentos repetitivos.
• Diagrama de atividades: mostre como pessoas e máquinas interagem e descubra tempo ocioso ou interferências.

Problemas a definir ao documentar o método atual

Identifique o que está errado. Estude erros, defeitos e contaminações comuns e veja quais causam o maior problema. Em seguida, busque as causas fundamentais, para que o método possa ser aperfeiçoado.

• Definição do problema: descreva o que ocorre, quando ocorre e qual é o resultado.
• Diagrama de causa e efeito: organize as causas possíveis em pessoas, métodos, equipamentos, ambiente, materiais e medição.
• Análise das causas fundamentais: pergunte por quê várias vezes até chegar à causa. Outra opção é comparar onde o problema ocorre e onde não ocorre.
• Análise de Pareto: meça cada tipo de defeito. Em geral, 80% dos defeitos estão em 20% das categorias.
• Mapa de defeitos: registre num quadro onde os erros aparecem para ver as tendências.

Ideias para não perder o foco

Comece com o final na cabeça e defina o resultado desejado. Depois, questione cada aspecto: o que se alcança, quem faz, com que materiais e ferramentas, onde, quando e em quanto tempo. Por fim, pergunte por que é feito assim. Também ajuda olhar o trabalho como alguém de fora, que ainda não o viu. Lembre ainda que os defeitos são o resultado final de condições ou ações.

Fonte: acervo técnico da IMAM, revista intraLOGÍSTICA. Leia o artigo original em PDF. Conheça também a IMAM Consultoria.

Conclusão

Para achar a melhor forma de executar um trabalho, é preciso documentar o método atual, analisar e medir, e definir os problemas. Em resumo, ao revisar o serviço e o resultado desejado, você sabe quais áreas melhorar. Assim, está pronto para gerar as ideias de melhoria.

Conteúdos complementares recomendados

• Princípios de um bom método: O que caracteriza um método eficiente.
• Estudos de tempos e métodos: Como medir e otimizar cada tarefa.
• Fluxograma na logística: Mais sobre o uso de fluxogramas nos processos.