Controle de estoque: como organizar o almoxarifado

O controle de estoque registra entradas, saídas e saldos de materiais para informar quanto existe, onde está e o que pode ser utilizado. No almoxarifado industrial, esse registro precisa acompanhar a movimentação física. Uma peça retirada para manutenção, por exemplo, deixa de estar disponível mesmo antes do fechamento do turno.

Imagine uma situação hipotética: o sistema mostra 100 rolamentos, mas a prateleira tem 90. A diferença compromete a próxima requisição. Comprar mais pode esconder o problema por alguns dias; descobrir a saída sem baixa corrige sua origem.

O trabalho começa pelo cadastro e termina na conferência. Entre esses pontos, a equipe precisa registrar documentos, separar materiais bloqueados e investigar divergências. Isso exige uma rotina que funcione também durante urgências e trocas de turno.

• O que é controle de estoque no almoxarifado?
• Como fazer o controle de estoque na rotina
• Kardex: como registrar entradas, saídas e saldo
• Métodos de controle de estoque: PEPS, UEPS e custo médio
• Inventário rotativo e acuracidade dos saldos
• Quais indicadores acompanhar no almoxarifado?
• Como sustentar a rotina com a equipe
• Perguntas frequentes sobre controle de estoque

O que é controle de estoque no almoxarifado?

Controlar materiais significa manter registros confiáveis de quantidade, localização, condição e custo. Já o planejamento e controle de estoque (PCE) usa essas informações para orientar decisões de abastecimento. Sem um saldo confiável, a política de reposição parte de uma premissa errada.

Saldo físico e disponível são diferentes. Considere outro exemplo didático: existem 100 unidades no depósito, mas 20 estão reservadas e 10 aguardam inspeção. Se os grupos não se sobrepõem, restam 70 unidades disponíveis. Ou seja, prometer as 100 pode provocar falta no atendimento mesmo com a contagem correta.

Defina esses estados no cadastro e no endereço. Material em quarentena precisa de identificação visível e bloqueio no sistema, enquanto o estoque liberado segue para separação. O registro deve explicar a condição do item.

Como fazer o controle de estoque na rotina

Comece acompanhando uma movimentação completa, do recebimento à entrega para a fábrica. Procure o ponto em que a informação se separa do material. Uma nota lançada antes da conferência, por exemplo, pode disponibilizar uma quantidade que ainda não chegou.

• Cadastre um código por item, com descrição técnica, unidade de medida e conversões de embalagem.
• Confira quantidade, lote e condição no recebimento; registre diferenças antes de liberar o saldo.
• Associe cada posição a um endereço e registre transferências entre locais.
• Dê baixa mediante requisição identificada, com responsável e destino do material.
• Registre devoluções e ajustes com motivo, documento e aprovação.

Se uma caixa contém 20 peças, a entrada de cinco caixas representa 100 peças na unidade de controle. O cadastro precisa fazer essa conversão. Não deixe a conta na memória do operador: uma compra em caixas e uma saída em peças podem criar uma diferença de vinte vezes.

Para retiradas emergenciais, estabeleça um registro de contingência com horário e responsável pela regularização. Assim, a manutenção recebe a peça sem apagar o caminho que ela percorreu. Ao encerrar o turno, confira as pendências antes de transferi-las à equipe seguinte.

Kardex: como registrar entradas, saídas e saldo

O kardex é a ficha de movimentação de cada material. Pode existir em planilha ou sistema, mas deve permitir reconstruir a sequência dos lançamentos. Data, documento, código, entrada, saída e saldo formam sua base; endereço, lote e custo completam o registro conforme a operação.

Num exemplo hipotético, o item R-6205 começa com 100 unidades a R$ 10, total de R$ 1.000. Entra um lote de 100 unidades a R$ 14, total de R$ 1.400. Em seguida, a manutenção retira 120 unidades. O saldo físico calculado fica em 80 unidades: 100 + 100 – 120.

A requisição explica a saída, enquanto a nota e o recebimento sustentam a entrada. Registre também o centro de custo atendido. Se houver devolução de dez peças, faça uma nova movimentação com referência ao documento original. Não sobrescreva a saída anterior. O histórico precisa sobreviver à correção.

Métodos de controle de estoque: PEPS, UEPS e custo médio

PEPS, UEPS e custo médio representam formas de atribuir custos às saídas e ao saldo. A regra contábil não determina sozinha qual caixa o operador deve retirar. Para demonstrar a diferença, os cálculos abaixo usam o exemplo hipotético do kardex, sem custos adicionais.

PEPS: custos das entradas mais antigas

No PEPS, primeiro que entra, primeiro que sai, a saída consome as camadas de custo mais antigas. Das 120 unidades, 100 custam R$ 10 e 20 custam R$ 14. Assim, a saída vale R$ 1.280; as 80 restantes valem R$ 1.120.

Custo médio: valor ponderado das unidades

Após as duas entradas, o custo médio é R$ 2.400 dividido por 200 unidades, ou R$ 12 por unidade. A retirada vale R$ 1.440, enquanto o saldo final vale R$ 960. Esse exemplo usa média móvel, calculada após a entrada e antes da saída.

UEPS: comparação com os custos mais recentes

No UEPS, último que entra, primeiro que sai, o exercício atribui à saída 100 unidades a R$ 14 e 20 a R$ 10. O resultado seria R$ 1.600, com saldo de R$ 800. Porém, o item 25 do CPC 16 (R1), disponível na CVM admite PEPS ou custo médio para os estoques abrangidos por esse item, não UEPS. A comparação é didática, não uma recomendação de adoção contábil.

Na retirada física de materiais com validade, priorize o vencimento mais próximo, regra conhecida como PVPS. Por exemplo, um lote recebido depois pode vencer antes do anterior. A equipe precisa enxergar essa data; escolher o custo médio no sistema não organiza a prateleira.

Inventário rotativo e acuracidade dos saldos

O inventário rotativo distribui contagens ao longo da rotina. Em vez de esperar o encerramento do ano, a equipe verifica grupos de itens e investiga diferenças enquanto os documentos ainda estão próximos da movimentação. Conte sem mostrar o saldo esperado ao conferente.

A curva ABC ajuda a priorizar itens pelo valor, mas acrescente criticidade e histórico de erros. Uma peça barata pode parar a produção. Durante a contagem, controle entradas e saídas do endereço para não comparar momentos diferentes.

Uma forma de medir a acurácia dos saldos em estoque é dividir registros corretos por registros contados e multiplicar por 100. Defina antes o que será um registro: por exemplo, combinação de item, lote e endereço com quantidade exata.

Em uma amostra hipotética de 200 registros, 190 conferem: 190 ÷ 200 × 100 = 95% de acuracidade. Os 5% restantes exigem análise. Esse percentual não significa perda de 5% do valor estocado, pois mede registros, não dinheiro. Recontagem, documentos e aprovação devem preceder qualquer ajuste.

Quais indicadores acompanhar no almoxarifado?

Escolha indicadores que levem a uma ação. O painel precisa informar período, fórmula e responsável, pois números calculados com bases diferentes não permitem comparação. Os exemplos seguintes são hipotéticos e não representam metas universais.

O giro compara consumo e estoque médio, ambos na mesma base de custo. Se o consumo de um mês soma R$ 60.000 e o estoque médio vale R$ 20.000, o giro é três no período. Já a cobertura relaciona saldo disponível ao consumo médio diário: 300 unidades para uma demanda de 30 por dia representam dez dias.

A cobertura exige contexto. Dez dias podem ser insuficientes quando o fornecedor leva quinze dias, mas excessivos para um perecível com validade curta. Para demanda irregular, sobretudo peças de manutenção, a média isolada pode esconder meses sem consumo e uma retirada concentrada.

Meça também o atendimento completo das requisições. Num teste didático, atender integralmente 96 de 100 pedidos equivale a 96%; os outros 4% devem ter motivo registrado. Separe falta real, material bloqueado e erro de localização. Assim, cada causa recebe uma ação diferente.

Como sustentar a rotina com a equipe

Comece por um corredor ou família de materiais e acompanhe o processo completo. Corrija cadastro, endereçamento e baixas antes de expandir. Os princípios do gerenciamento de estoque ajudam a relacionar esse trabalho ao equilíbrio entre disponibilidade, custo e risco.

O curso de Organização de Almoxarifados e Depósitos do IMAM aborda organização, inventário, causas das divergências e indicadores. A formação conecta a rotina técnica ao trabalho da equipe. Consulte a programação e as modalidades na página do curso.

Perguntas frequentes sobre controle de estoque

Dúvidas da rotina