LEAN Office – O Poder dos Processos Administrativos

A Filosofia Lean oriunda do Sistema Toyota de Gestão é hoje amplamente copiada e aplicada em milhares de Empresas no mundo todo, inclusive no Brasil.

Sua aplicação em processos industriais e operacionais é ampla.

Nos processos administrativos, por exemplo: contas a pagar & receber, fechamentos contábeis, fechamentos de folhas de pagamento, recebimentos fiscais, etc… existe um enorme potencial de implementação e de excelentes resultados, como demonstram nossas experiências recentes nestes processos.

Qual é a grande dificuldade da implementação em processos administrativos ?

Quando implementamos este conceito nas fábricas, as atividades que agregam valor são as que transformam matérias-primas e componentes em produtos acabados, ou seja aquelas que adicionam aos produtos as funcionalidades que os clientes querem pagar. E as perdas ficam por conta das movimentações, esperas, retrabalhos entre outras.

Quando vamos aos processos administrativos cada um tem uma missão diferente, e que é a primeira pergunta na aplicação da Filosofia Lean nos escritórios.

Qual é o propósito e quais são os clientes interessados em receber estes serviços ?

Por exemplo: a Missão de um processo de recebimento fiscal e contas a pagar pode ser expressa da seguinte maneira: GARANTIR A ACURACIDADE DAS NOTAS FISCAIS COM OS PROCEDIMENTOS DE COMPRAS, EVITANDO PAGAMENTOS INDEVIDOS AOS FORNECEDORES E OBRIGAÇÕES FISCAIS FORA DO PRAZO E A SEGURANÇA DA ORGANIZAÇÃO.

Ou seja, todas as atividades que contribuírem com esta missão agregarão valor, as demais são perdas e devem ser analisadas e removidas do processo, assim aumentaremos a qualidade e a produtividade dos processos administrativos.

Uma das principais perdas dos processos administrativos é o envio de e-mails. Pois perdemos tempo muitas vezes em anexar, ou colar ou mesmo descrever informações que já se encontram digitalizadas e que poderiam ser acessadas pelas pessoas através de um ERP. Quando não transformamos dados em informações, e só alteramos a informação de uma mídia para outra, por exemplo: digitamos uma nota fiscal física ou imprimimos um relatório, também estamos desperdiçando tempo e papel.

Portanto a metodologia que utilizamos prevê um aprofundamento de um time multifuncional e não departamental em um processo específico para identificarmos atividades que não agregam valor e as causas raiz dos problemas, por exemplo dos retrabalhos por informações erradas e propormos ações eficazes de melhorias para remover estas perdas dos processos.

Pondo as nossas cabeças para funcionar, com certeza o resultado será incrível.

Exemplo de mapeamento do fluxo de valor – VSM de um processo de recebimento fiscal.