Perdas administrativas: como o lean office simplificou o escritório

Sumário executivo

Perdas administrativas em resumo: Perdas administrativas são atividades do escritório que não agregam valor: processos departamentalizados, esforço duplicado, várias telas para a mesma informação, espera, procura e operações obsoletas. Num caso relatado pela IMAM, o lean office cortou mais de 60% das atividades sem valor no PPCP e mais de 80% do tempo de cadastro de novos produtos.

As perdas administrativas costumam passar despercebidas. Afinal, a filosofia lean ficou famosa na manufatura e nos centros de distribuição. No entanto, a mesma lógica de aversão às perdas também se aplica aos escritórios.

O acervo técnico da IMAM relata o caso de um fabricante de sistemas de segurança para máquinas e equipamentos. A empresa já colhia resultados com o lean manufacturing. Então, decidiu levar a cultura lean para os processos administrativos.

Quais são as perdas administrativas

Em primeiro lugar, o projeto começou com treinamentos de introdução ao lean office. Ou seja, o foco estava nas perdas administrativas e nas ferramentas voltadas para elas. Segundo a consultoria da IMAM, as principais perdas são:

• Processos departamentalizados;
• Duplicação de esforços;
• Múltiplas telas de computador para acessar ou lançar informações;
• Tempo de espera e de procura;
• Processos e operações obsoletos;
• Carência de inovação.

Somado a isso, há o baixo aproveitamento do talento e da criatividade das pessoas. Muitas vezes, isso acontece porque elas gastam muito tempo em atividades que não agregam valor.

Como o lean office atacou as perdas administrativas

Em seguida, a empresa escolheu como processo piloto o PPCP, sigla para planejamento, programação e controle da produção. Então, aplicou ferramentas como mapeamento de processos, análise de valor agregado e brainstorming.

A semana kaizen

Para chegar aos resultados em menos tempo, a equipe fez uma semana kaizen. Assim, todos os envolvidos no processo participaram, e as ações propostas foram implementadas em conjunto, com mais agilidade. Além disso, segundo o coordenador do projeto, a semana favoreceu a cooperação e quebrou barreiras entre departamentos.

O roll out para outros processos

Com a metodologia implementada, começou a fase de roll out. Ou seja, a equipe transmitiu o que aprendeu para outros processos. Por exemplo, um deles foi o desenvolvimento de novos produtos. Outro foi o pós-venda, que usou o workflow, um tipo de automação que administra o fluxo do processo e orienta os usuários por feedback ou pela própria transação do sistema.

Resultados contra as perdas administrativas

Em seguida, a tabela mostra os ganhos que o PDF relata em cada processo.

Processo	Ferramentas	Resultado
PPCP (piloto)	Mapeamento de processos, análise de valor agregado, brainstorming e semana kaizen	Redução de mais de 60% das atividades que não agregavam valor, menor lead time de entrega e políticas claras para os estoques
Desenvolvimento de novos produtos	Roll out da metodologia	Redução de mais de 80% do tempo de cadastro
Pós-venda	Workflow, aliado a outras ações	Redução de mais de 40% do tempo de atendimento ao cliente

Lean office como estado de espírito

Os processos administrativos sempre tiveram dificuldade para implementar melhorias. Contudo, o lean office gerou um sentimento de inquietação, sem colocar em risco a qualidade do produto. Assim, os processos passaram a ser questionados o tempo todo, para ver se as coisas estão sendo feitas da forma mais fácil e eficiente.

Para a diretoria da empresa, o lean é mais do que uma técnica. Trata-se de um estado de espírito. Uma vez aprendida e exercitada, a vontade de melhorar ganha uma inércia progressiva e não tem fim.

Fonte: acervo técnico da IMAM, revista intraLOGÍSTICA. Conheça também a IMAM Consultoria.

Conclusão

Reduzir as perdas administrativas exige o mesmo método usado na fábrica: identificar o desperdício, mapear o processo e envolver as pessoas. No caso relatado, um piloto bem escolhido, uma semana kaizen e o roll out para outras áreas trouxeram ganhos de 40% a mais de 80% em tempo. Por isso, o escritório também merece um olhar lean.

Conteúdos complementares recomendados

• Lean office: Os conceitos do lean aplicados aos processos administrativos.
• Mapeamento de processos: A ferramenta que abriu o projeto piloto.
• Gemba kaizen: Como os eventos kaizen aceleram as melhorias.