Lean Office: como aplicar o Lean nos processos administrativos
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Lean Office em resumo: Lean Office é a aplicação da filosofia Lean, oriunda do Sistema Toyota, aos processos administrativos, como contas a pagar e receber, fechamentos contábeis e recebimentos fiscais. O primeiro passo é definir a missão de cada processo. Assim, as atividades que contribuem com ela agregam valor, e as demais são perdas a remover.
A Filosofia Lean oriunda do Sistema Toyota de Gestão é hoje amplamente copiada e aplicada em milhares de Empresas no mundo todo, inclusive no Brasil.
Sua aplicação em processos industriais e operacionais é ampla.
Nos processos administrativos, por exemplo: contas a pagar & receber, fechamentos contábeis, fechamentos de folhas de pagamento, recebimentos fiscais, etc… existe um enorme potencial de implementação e de excelentes resultados, como demonstram nossas experiências recentes nestes processos.
Qual é a grande dificuldade da implementação em processos administrativos ?
Quando implementamos este conceito nas fábricas, as atividades que agregam valor são as que transformam matérias-primas e componentes em produtos acabados, ou seja aquelas que adicionam aos produtos as funcionalidades que os clientes querem pagar. E as perdas ficam por conta das movimentações, esperas, retrabalhos entre outras.
Quando vamos aos processos administrativos cada um tem uma missão diferente, e que é a primeira pergunta na aplicação da Filosofia Lean nos escritórios.
Qual é o propósito e quais são os clientes interessados em receber estes serviços ?
Por exemplo: a Missão de um processo de recebimento fiscal e contas a pagar pode ser expressa da seguinte maneira: GARANTIR A ACURACIDADE DAS NOTAS FISCAIS COM OS PROCEDIMENTOS DE COMPRAS, EVITANDO PAGAMENTOS INDEVIDOS AOS FORNECEDORES E OBRIGAÇÕES FISCAIS FORA DO PRAZO E A SEGURANÇA DA ORGANIZAÇÃO.
Ou seja, todas as atividades que contribuírem com esta missão agregarão valor, as demais são perdas e devem ser analisadas e removidas do processo, assim aumentaremos a qualidade e a produtividade dos processos administrativos.
Uma das principais perdas dos processos administrativos é o envio de e-mails. Pois perdemos tempo muitas vezes em anexar, ou colar ou mesmo descrever informações que já se encontram digitalizadas e que poderiam ser acessadas pelas pessoas através de um ERP. Quando não transformamos dados em informações, e só alteramos a informação de uma mídia para outra, por exemplo: digitamos uma nota fiscal física ou imprimimos um relatório, também estamos desperdiçando tempo e papel.
Portanto a metodologia que utilizamos prevê um aprofundamento de um time multifuncional e não departamental em um processo específico para identificarmos atividades que não agregam valor e as causas raiz dos problemas, por exemplo dos retrabalhos por informações erradas e propormos ações eficazes de melhorias para remover estas perdas dos processos.
Pondo as nossas cabeças para funcionar, com certeza o resultado será incrível.
Exemplo de mapeamento do fluxo de valor – VSM de um processo de recebimento fiscal.
Veja também: Como se preparar para a retomada?
Veja também: Entenda Por Que Investir em Um Curso Lean Office e Garanta Sua Vaga!
Lean na fábrica e Lean Office
Em resumo, a diferença que o post aponta:
| Aspecto | Lean na fábrica | Lean Office |
|---|---|---|
| O que agrega valor | Transformar matérias-primas em produtos acabados | Atividades que contribuem com a missão do processo |
| Perdas típicas | Movimentações, esperas e retrabalhos | E-mails, redigitação e impressão de informações já digitais |
| Ponto de partida | Funcionalidades que o cliente quer pagar | Propósito do processo e clientes do serviço |
Perguntas frequentes sobre Lean Office
O que é Lean Office?
Lean Office é a aplicação da filosofia Lean, oriunda do Sistema Toyota, aos processos administrativos. Ela identifica as atividades que contribuem para a missão de cada processo e remove as demais, que são perdas, para aumentar a qualidade e a produtividade dos escritórios.
Quais são os 5 princípios Lean?
Os cinco princípios Lean são definir o valor do ponto de vista do cliente, mapear o fluxo de valor, criar fluxo contínuo, produzir de forma puxada pela demanda e buscar a perfeição. No escritório, o autor começa pelo valor: qual é o propósito do processo e quais clientes estão interessados em receber esse serviço.
Em quais processos administrativos o Lean Office pode ser aplicado?
O post cita contas a pagar e receber, fechamentos contábeis, fechamentos de folha de pagamento e recebimentos fiscais, entre outros. Segundo o autor, há enorme potencial de implementação e de bons resultados nesses processos.
Quais as principais perdas nos processos administrativos?
Uma das principais é o envio de e-mails, quando se perde tempo anexando, colando ou descrevendo informações que já estão digitalizadas e poderiam ser acessadas no ERP. Também é perda mudar a informação de mídia, como digitar uma nota fiscal física ou imprimir um relatório.
Como o Lean Office identifica as perdas?
Com um time multifuncional, e não departamental, que se aprofunda em um processo específico para identificar as atividades que não agregam valor e as causas raiz dos problemas, como retrabalhos por informações erradas. O post mostra um mapeamento do fluxo de valor, o VSM, de um recebimento fiscal.
📚 Conteúdos complementares recomendados
- Perdas administrativas no Lean Office: Além disso, um caso prático.
- Curso de Lean Office: Ou seja, como se capacitar no tema.
- Lean Service: Por fim, o Lean aplicado a serviços.
Por: Sidney Rago
