A ineficácia da eficiência: quando produzir mais não basta

Sumário executivo

A ineficácia da eficiência em resumo: A ineficácia da eficiência acontece quando a empresa busca o máximo rendimento em cada posto de trabalho, sem alinhamento com a demanda. Isso gera estoques em processo, retrabalho e perdas. Só o gargalo precisa produzir ao máximo. Ser eficaz é atender melhor a demanda, produzindo só o necessário, no momento certo. Eficiência é meio, não fim.

Não é novidade a quantidade de trabalhos realizados pelas empresas com foco em aumentarem sua produtividade, pois esta já era uma necessidade vital desde muito tempo (embora a maioria das empresas não deram a devida importância), mas o momento econômico dos últimos anos evidenciou muito esta necessidade, antecipando o desfecho trágico das empresas que estavam se “afogando” nos próprios desperdícios. Mas por que empresas que estão trabalhando intensamente para reduzir seus desperdícios (para serem mais produtivas) acabam, muitas vezes, tornando-se cada vez menos produtivas?

Muitas vezes a resposta é mais simples do que parece. Simplesmente faltou foco na verdadeira perda, ou seja, não foi identificada qual é a mesma. Apesar das diversas ferramentas e metodologias que podem ajudar a analisar e medir os mais diversos processos, as empresas insistem em analisar os processos por partes (como sendo etapas independentes), julgando que se for possível extrair o máximo de cada etapa, o resultado será o melhor possível. Infelizmente este é um engano que custa muito caro.

Não é incomum observarmos empresas onde os principais indicadores relacionados à produção são a quantidade diária de itens produzidos nos postos de trabalho, o tempo de máquina parada ou o rendimento global do equipamento (OEE), que muitas vezes provocam postos de trabalhos (ou setores inteiros) a produzirem o máximo possível sem um alinhamento com a demanda dos clientes. Vale lembrar que a “eficiência” (OEE) é medida pela combinação dos fatores Ocupação, Ritmo e Qualidade e é principalmente a ocupação, e eventualmente o ritmo, que está sendo questionado aqui. Se estivermos falando do posto “gargalo” (posto com capacidade abaixo da demanda imposta pelos clientes), realmente é necessário extrair o máximo possível deste recurso, pois qualquer perda impacta diretamente na capacidade do processo, porém a busca insana pela eficiência máxima em todos os postos de trabalho resultará em ações que fatalmente não levarão em conta as restrições e as necessidades do processo como um todo, ocasionando mais prejuízos do que benefícios. E qual é a maior perda, parar um recurso (ou setor) ou produzir o que não precisa?

O uso de indicadores inadequados (ou o não entendimento deles) e a falta de uma visão sistêmica da empresa e de seus processos pode gerar a armadilha de buscar o ótimo local, esquecendo-se que a grande maioria dos processos envolvem mais de um recurso (ou departamento) que possuem necessidades, restrições e capacidades diferentes e assim, quando buscamos os ótimos locais, ou seja, a melhor eficiência de cada posto de trabalho, estamos “forçando” cada recurso a trabalhar com ocupação máxima e em ritmos diferentes (e na maioria das vezes diferente do ritmo do mercado), gerando estoques em processos que não servem para atender o cliente porque os demais componentes ou recursos não estão disponíveis (que implica em atrasos no atendimento devido à falta de sincronismo entre os processos). Nem podem ser utilizados para outras demandas, pois já sofreram alguma alteração, o que gera ainda mais perdas com movimentação e armazenagem de itens que não serão utilizados de imediato.

Se consideramos o risco de cancelamento ou alterações de pedidos ou de prioridades, ainda podemos ter retrabalhos ou perdas dos materiais utilizados, podendo ser necessário adquirir novamente materiais por já terem sido transformados em itens que não serão vendidos ou entregues no momento, o que ocasiona ainda mais desembolsos e custos à empresa.

Não basta ser pontualmente EFICIENTE, é preciso ser EFICAZ, e uma empresa eficaz não é aquela que consegue produzir mais ou produzir mais rápido, mas sim aquela que atender melhor suas demandas, produzindo somente o necessário, no momento correto, reduzindo o tempo entre o desembolso do dinheiro (compra de materiais, consumíveis, energia, etc.) e o seu retorno (faturamento).

A eficácia começa com um planejamento bem feito, direcionado ao atendimento da demanda e não à ocupação máxima dos seus recursos, afinal o resultado esperado pela empresa vem do faturamento dos produtos entregues ao cliente e não da produção e estocagem de produtos desnecessários.

Sendo assim, o grande segredo é entender e analisar os processos integralmente e assim definir as ações necessárias somente após identificar qual a verdadeira perda (que pode ser falta ou excesso de recursos). Não caia na armadilha da máxima eficiência local ou do custo mínimo de produção unitário. Mantenha seus recursos sempre aptos a trabalharem em sua capacidade máxima, mas só o faça quando necessário. Execute um planejamento adequado e cobre a eficácia (do planejamento, da produção, da entrega, etc.) e não somente a eficiência do equipamento ou posto de trabalho isoladamente. A eficiência é apenas um dos meios para atingir a eficácia do atendimento e certamente tem sua importância, porém deve ser avaliada juntamente com outros indicadores (custos, nível de serviço, etc.), sempre pensando no processo como um todo.

Lembre-se: EFICIÊNCIA é apenas MEIO e não FIM.

Veja o curso em https://www.imam.com.br/cursos2/abertos/metodo-reducao-ineficiencias/

Veja também: Eficiência Além do OEE

Eficiência e eficácia segundo o post

Em resumo, a diferença entre as duas visões:

Aspecto	Busca da eficiência local	Busca da eficácia
Foco	Ocupação máxima de cada posto	Atendimento da demanda do cliente
Indicador	Itens produzidos, máquina parada ou OEE isolados	Eficiência junto com custos e nível de serviço
Resultado	Estoques em processo e falta de sincronismo	Produzir só o necessário, no momento correto
Gargalo	Tratado como qualquer outro posto	Único recurso que deve produzir ao máximo

Conteúdos complementares recomendados

• Eficiência do OEE: Leitura indicada pelo post.
• Gestão das restrições: Por que o gargalo é o foco.
• Redução de WIP com Lean: Como cortar o estoque em processo.

Perguntas frequentes sobre a ineficácia da eficiência