Digital Procurement: Definindo o Valor Agregado

Para aproveitar ao máximo a digitalização do processo de compras, os líderes devem elevar suas ambições junto com suas habilidades.

A digitalização do processo de compras parece estar na agenda de cada CPO atualmente. Contudo, esse assunto carrega em sua mochila casos de frustração em projetos longos demais, de alto custo e resultados muito aquém do esperado.

Algumas organizações descobrem que suas capacidades de TI não estão maduras o suficiente para implementar certas soluções digitais. Outros acabam de implementar novas ferramentas apenas para descobrir que os usuários simplesmente não os adotam, ou que o escalonamento em toda a empresa exige muito tempo e esforço. Mas quando solicitado a examinar por que a digitalização ficou aquém, muitos CPOs apontam para três fatores centrais:

1. Tentativa de acelerar em meio à corrida inicial para implementar as soluções propostas, a definição do escopo do projeto de digitalização pode ter sido falho;

2. A digitalização pode ter sido impulsionada mais pelo que a tecnologia poderia fazer do que pelo valor real que ela poderia criar;

3. Finalmente os CPOs avaliam que esse tipo de projeto tende a focar muito mais na solução de seus desafios internos da área de compras ao invés de olhar para as necessidades reais da empresa e como a função “procurement” pode entregar mais valor ao negócio.

Esses três problemas compartilham a mesma causa básica: a busca por soluções disponíveis no mercado, ou seja, sem nenhum tipo de personalização, para resolver problemas pontuais.

A experiência na implementação de soluções de compras digitais mostra que para uma organização concretizar todo o potencial de um processo e-procurement é necessário redesenhar todo o processo chamado “procure-to-pay” (P2P) para que os usuários envolvidos com o fluxo de aquisição possam operar em um ambiente extremamente ágil e digital.

A contrapartida do fluxo redesenhado para um processo digital é a necessidade de uma profunda mudança na forma como os usuários interagem com as atividades de solicitação, revisão e aprovação das solicitações de compras. Isso ocorre porque certas ineficiências passam a ficar evidentes como: requisições de compras ficam “travadas” nas caixas de entrada dos aprovadores, os requisitantes se deparam com a responsabilidade de submeter descritivos mais detalhados sob pena duas solicitações recusadas, novas habilidades de comunicação e de visão de negócio começam a ser demandadas dos compradores.

Mas quando um projeto de digitalização de compras é bem definido e desenhado por uma equipe experiente e qualificada os benefícios são inquestionáveis e não deixam nenhuma saudade do passado. Alguns pontos que podemos destacar como mais significativos nesse tipo de solução digital é o aumento, em até três vezes, da produtividade da equipe de compras, o incremente da confiabilidade dos processos, a geração de instrumentos de controle e governança, a mudança no perfil do comprador que passa a ter condições de atuar de maneira inteligente, estratégica e até consultiva em relação aos seus clientes internos.

Cases mostram que o redirecionamento do foco dos compradores gerou resultados financeiros provenientes de projetos de redução de custos no mínimo 100% maiores quando comparados à antiga estrutura do departamento.

Qual é o futuro do processo de compras?

A digitalização de processos recorrentes já é uma realidade dentro de um número significativo de empresas. Através dela, as organizações passam a ser mais ágeis, mais competitivas e menos expostas a riscos.

O mundo de TI passa a falar em Inteligência Artificial e Analytics suportando processos e provendo informações que serão utilizadas no dia a dia dos compradores. Com isso, esses profissionais terão mais condições de desenvolver análises confiáveis e rápidas auxiliando seus pares e atuando de forma preventiva dentro da organização. Isso se traduz através do termo “aumento de competitividade”.

Podemos afirmar, sem receio de incorrer em retórica, que esse é um caminho sem volta e as empresas que demorarem para migrar para essa realidade sofrerão amargas perdas, se é que já não estão sofrendo com isso.

Onde as compras de amanhã podem ter o maior impacto?

Ainda há um mar de oportunidades a serem descobertas através do uso de tecnologias digitais. Mas mesmo sem termos chegado ao fundo dessas águas profundas e agradáveis já podemos vislumbrar resultados ainda mais impactantes na forma como a área de compras agrega valor ao negócio.

Muito em breve CPOs estarão participando na definição dos caminhos estratégicos da empresa, dando orientações sobre os melhores destinos para a abertura de filiais, influenciando os engenheiros na escolha dos materiais a serem utilizados em novos produtos, provendo informações para auxiliar o CFO da organização no estabelecimento dos melhores modelos de financiamento de máquinas e equipamentos, entre outros.

O departamento de compras muito em breve passará do papel de coadjuvante e de suporte ao negócio para peça fundamental na definição de planos estratégicos de longo prazo. E tudo isso graças ao uso inovador das soluções digitais já disponíveis no mercado.