Organização de almoxarifado: estratégias para manter o controle do armazém ou CD

Sumário executivo

Organização de almoxarifado em resumo: Manter a organização de almoxarifado e o controle da intralogística traz ganhos de produtividade, menos erros e falhas, melhor ambiente de trabalho e mais segurança. As recomendações para manter o 5S vivo cobrem seis frentes: produtividade, inventário e acuracidade, espaço, colaboradores, softwares e manutenção, sempre revisando os processos do recebimento à expedição.

A manutenção da organização e do controle das atividades da intralogística, que envolvem o “gate to gate” do Almoxarifado ou Armazém, contribuem para ganhos substanciais de produtividade, redução de erros e falhas, melhoria do ambiente de trabalho e aumento do nível de segurança  operacional, contribuindo para a elevação do nível de serviço prestado aos clientes internos e externos.

Algumas recomendações estratégicas para manter o 5S vivo nas atividades da intralogística do Almoxarifado ou Armazém:

 – PRODUTIVIDADE

• Alguns SKU´s se movimentam mais rápido que outros, portanto, revise consistentemente a frequência de apanhe de cada produto e se necessário, realoque os SKU´s que passaram de rápido para lento, ou vice-versa em novos endereços. Garanta que os produtos mais populares (de maior demanda), estejam em uma localização ideal (acessível e ergonomicamente posicionados).
• Produtos estocados em estantes abertas ficam expostos a sujeira, poeira e poluição. Avalie o uso de contenedores, caixas, divisórias que propiciem melhor proteção, acondicionamento e maximize o uso do espaço.
• Avalie a possibilidade de realizar a separação de pedidos em lote, permitindo que o separador atenda vários pedidos ou a um lote de pedidos, simultaneamente, visitando cada endereço uma vez. Essa estratégia reduz o tempo de deslocamento e dependendo do perfil dos pedidos, aumentará significativamente a produtividade da separação.
• Considere o uso do conceito de separação de pedidos por “onda”. A liberação dos pedidos em “ondas” ajuda a manter a carga de trabalho equilibrada, em cada uma das etapas (separação, consolidação, embalagem, reabastecimento do estoque, embalagem e carregamento) diminuindo o risco de sobrecarregar os separadores, criando um gargalo na operação.
• Implemente a estratégia do cross docking para aqueles produtos recebidos e que serão expedidos em curto espaço de tempo, eliminando a atividade de endereçamento e estocagem.
• Utilize “rotas” ou sequência de separação de pedidos para reduzir o tempo e a distância percorrida pelos separadores.
• Priorize e encontre os horários mais adequados para a atividade de reabastecimento da área de separação de pedidos (“supermercado”) evitando lentidão ou falta de produtos no momento do picking.
• Flexibilidade significa estar preparado para variações e ocorrências. Planeje suas operações de forma antecipada para minimizar os efeitos de sazonalidade.

– INVENTÁRIO E ACURACIDADE

• Implemente um rígido controle de estoque para evitar desvios, extravios e roubos. Se possível, utilize sistema de gerenciamento por câmeras em pontos estratégicos, principalmente nos locais de estocagem de produtos de alto valor agregado.
• Ninguém gosta de contar aqueles parafusos, porcas, arruelas e outros SKU´s de pequena dimensão. A contagem com uso de balança eletrônica (“balanças contadoras”) irá aumentar a produtividade e reduzir erros de contagem.
• A gestão dos níveis de estoque (máximo, mínimo, ponto de pedido, estoque de segurança) é a estratégia básica para evitar as ocorrências de ruptura ou os casos de super dimensionamento do estoque.
• Implemente o processo de controle do estoque que melhor se adapte ao seu negócio. O método mais comum é o FIFO (“First In First Out”) mas não necessariamente atende à todos os modelos de operação. Avalie qual o método mais adequado à sua necessidade.
• Ninguém precisa ser maníaco por controle de estoque mas implementar a estratégia de Contagens Cíclicas Diárias, poderá evitar a realização do Inventário Geral de final de ano que reconhecidamente é caro, inoportuno e traz aborrecimentos.
• Diz o ditado que “Acertar é Humano” mas erros podem acontecer. Saiba como analisar as causas das divergências de inventário, para melhorar e trazer confiabilidade ao processo operacional.

– ESPAÇO

• “Olhe para o alto” – consegue observar a altura do espaço não utilizado? Todo esse espaço desperdiçado é dinheiro perdido e no âmbito operacional, prejuízo para as atividades. Utilize racionalmente o espaço “aéreo”.
• Avalie a dimensão dos corredores de circulação com base no tipo do equipamento utilizado e nas dimensões dos SKU´s (“Stock Keeping Unit”) movimentados. 

Lembre-se: Corredor é perda!

• Revise o fluxo de material para garantir que ele flua na direção correta.

Quanto mais reto melhor (lembrando o conceito da geometria euclidiana: A menor distância entre dois pontos, é uma reta).

• Pratique o conceito de Lean em seus estoques, guarde apenas o que é essencial e procure reduzir o excesso de estoque.
• Mantenha sempre livre os corredores de circulação, facilitando o acesso aos produtos, melhorando o fluxo de materiais e aumentando a segurança da operação.

– COLABORADORES

• Os colaboradores são seu recurso mais importante, ofereça um bom ambiente de trabalho. Isso ajudará na execução das atividades, facilitará o entendimento do que deve ser feito, aumentará o nível de segurança e poderá ajudar na retenção e evolução dos talentos da empresa.
• Exercite o uso do feedback para toda sua equipe. Certifique-se que de que eles entendam seus papéis, suas responsabilidades e que se sintam confortáveis no desenvolvimento das atividades.
• Avalie a necessidade de treinamento para capacitação ou reciclagem da equipe. Importante que todos os profissionais estejam qualificados e treinados para realizar o trabalho.
• Faça uma análise crítica dos processos da intralogística do Almoxarifado ou Armazém para determinar o que é possível melhorar. Reduza a quantidade de movimentos dos produtos, melhore a ergonomia para os colaboradores com a redução de flexões, facilidade de acesso para alcançar os produtos e redução do desgaste físico com longos deslocamentos, tudo isso trará um resultado mais produtivo.

– SOFTWARES

• ERP, WMS, WCS, WES……são essenciais para obtenção de dados. Obter informações em tempo real conectando dados em várias plataformas ajudará a começar a tomar decisões operacionais baseadas em dados.
• Ninguém mais quer gerenciar suas operações de intralogística através de planilhas e relatórios impressos. Avalie o uso de tecnologias (coletores, smartphones, scanners, etc.) para eliminar ou reduzir o uso de “papeis” ou planilhas.
• O uso de um leitor de código de barras para coleta de informação eliminará o risco de errar. Confirmando a leitura de um item durante o processo de separação de pedidos, simplesmente escaneando-o, garante a precisão e a qualidade do pedido.
• Se possível, use um banco de imagens com fotos das peças do estoque, isso aumenta a precisão, a agilidade da separação de pedidos e reduz os erros. É muito mais fácil identificar o item por uma foto do que por um código com vários dígitos e letras. Esse processo pode ser usado também no Cadastro de Materiais (conceito do PDM – Padrão de Descrição de Material).
• Utilizando a Internet das Coisas (IoT) você poderá conectar seus Almoxarifados ou Armazéns e controlar todo inventário de um único local. A capacidade de monitorar o inventário remotamente trará maior eficiência.

– MANUTENÇÃO

• É uma prioridade cumprir as recomendações e instruções de manutenção preventiva do fabricante dos equipamentos, minimizando o risco de indisponibilidade e tempo de máquina parada. Avalie a opção de garantia estendida, pode valer a pena!
• Falhas nos equipamentos são grandes pesadelos na rotina das operações de Almoxarifado ou Armazém. Tenha peças de reposição disponíveis (se a responsabilidade pelo serviço de manutenção é da própria empresa) de maneira que possa realizar o reparo e colocar o equipamento em operação rapidamente, reduzindo o período de inatividade.

Enfim, revise os processos intralogísticos do seu Almoxarifado ou Armazém regularmente, desde o Recebimento até a Expedição, para buscar melhorias, racionalizações, ganhos de produtividade e agilidade nos processos. Seus Clientes ficarão gratos!

Recomendações por frente

Em resumo, um exemplo de recomendação do post para cada frente:

Frente	Exemplo de recomendação
Produtividade	Realocar SKUs pela frequência de apanhe e separar pedidos em lote ou em ondas
Inventário e acuracidade	Contagens cíclicas diárias e balanças contadoras para itens pequenos
Espaço	Usar a altura disponível e manter os corredores livres
Colaboradores	Feedback, treinamento e melhor ergonomia
Softwares	ERP, WMS, leitor de código de barras e banco de imagens das peças
Manutenção	Seguir a preventiva do fabricante e ter peças de reposição

Perguntas frequentes sobre organização de almoxarifado

Conteúdos complementares recomendados

• Almoxarifado: O que é e como funciona.
• Programa 5S em 100 dias: Como implantar o 5S.
• Como controlar a acuracidade no armazém: Saldo físico igual ao do sistema.