Arquitetura organizacional: por que organizar a empresa por processos

Sumário executivo

Arquitetura organizacional em resumo: Arquitetura organizacional baseada em processos é agrupar as pessoas em torno de processos e projetos, e não de departamentos e organogramas. Os processos entregam os produtos e serviços, e os projetos os melhoram continuamente. Além disso, ela exige times multidepartamentais e autogerenciáveis, objetivos e indicadores bem definidos e uma rotina de gestão com o PDCA.

Não existem empresas que não tem problemas. As empresas se dividem em dois grupos: as que buscam métodos para resolvê-los e as que convivem com eles, pacientemente.

Desde a década de 80, aprendemos a mapear processos e identificar suas oportunidades e melhorá-los.

Não melhoramos departamentos.

Departamentos são apenas agrupamentos que visam melhorar localmente as empresas, formados por profissionais que normalmente tem as mesmas competências e visão do negócio, portanto pensam parecido.

Por exemplo, vendas querem vender cada vez mais e a produção quer produzir cada vez mais.

Também aprendemos há muito tempo com a Teoria das Restrições que a soma dos ótimos locais não gera um ótimo global.

Por isso o “departamentalismo”, se me perdoarem a “licença poética”, é uma restrição a competitividade das empresas, pois nesta situação, os interesses dos departamentos tornam-se mais importantes do que o interesse da Organização e quem perde é o todo, ou seja a Empresa.

Uma vez fui conhecer uma empresa e visitando o departamento de engenharia me deparei com a seguinte placa na porta: “Horário de atendimento à fábrica: das 7 h às 12 h, não insista”.

Para mim esta placa tornou-se sinônimo de “departamentalismo”. Pois se a fábrica estiver com um problema de processo e não conseguir fabricar os produtos, não haverá faturamento, nem entrada de dinheiro, portanto estaremos restringindo o atingimento da meta de qualquer empresa com fins lucrativos “ganhar mais dinheiro hoje e sempre”. O que poderia ser mais importante do que socorrer a fábrica ?

Por isso há muitos anos temos ajudado as empresas a implementarem uma nova arquitetura organizacional, baseada em processos, nem em departamentos e nem em organogramas.

No máximo teremos o gestor ou líder de cada processo, pois acreditamos na formação de times multidepartamentais, autogerenciáveis e transcendentes, onde mais importante do que a hierarquia está a responsabilidade bem definida de cada um, com seus objetivos.

O papel de gestão é de responsabilidade de todos e aos gestores caberá ajudar os times a se desenvolver e remover os obstáculos que os times não conseguiram.

Nesta nova arquitetura organizacional, agrupamos as pessoas em torno de processos e projetos.

Os processos para entregarem os produtos e serviços e os projetos para melhorarem os produtos e serviços continuamente.

Quem melhora ? É óbvio que é quem faz. Não existe pessoa melhor para melhorar um processo do que a que executa o tal processo. Por isso a importância de termos do P ao P, do Presidente ao Porteiro da Empresa, um método bem definido de solução de problemas.

Depois de agruparmos as pessoas em torno dos projetos e processos, é só definirmos os objetivos da organização, medirmos tais objetivos, e definirmos as estratégias e indicadores que orientarão os Times no dia a dia.

Ou seja, todos orientados aos clientes internos ou externos, com as metas bem definidas  e com a autonomia necessária para poderem exercer sua competência na melhoria dos processos e produtos, entregando aos clientes cada vez mais valor agregado com cada vez menos perdas.

Falta ainda uma pitada de sistemática de gestão, com o PDCA, criando uma rotina de gestão, em torno dos indicadores, processos e projetos e está criada uma arquitetura organizacional competitiva.

Parece simples ? Pois é. Nós é que adoramos complicar, como nos ensinou há muitos anos atrás o Sr. Taiichi Ohno da Toyota.

Grande abraço.

Veja também: O Poder da Autonomia

Departamentos e arquitetura por processos

Em resumo, o contraste que o post apresenta:

Aspecto	Modelo por departamentos	Arquitetura por processos
Foco	Melhorar localmente cada área	Otimizar a organização como um todo
Pessoas	Profissionais com as mesmas competências, que pensam parecido	Times multidepartamentais, autogerenciáveis e transcendentes
Gestão	Interesses do departamento acima dos da empresa	Responsabilidade de todos; gestores removem obstáculos
Melhoria	Cada área otimiza a sua parte	Quem executa o processo é quem o melhora

Perguntas frequentes sobre arquitetura organizacional

Conteúdos complementares recomendados

• O poder da autonomia: Além disso, o artigo indicado pelo autor.
• Teoria das restrições: Por que a soma dos ótimos locais não gera um ótimo global.
• PDCA na gestão de processos: Por fim, a rotina de gestão da nova arquitetura.