Necessidades de informação para planejamento e gerenciamento das operações do armazém

Talvez a tendência mais significativa em armazenagem hoje seja o crescente interesse dos gerentes do armazém nos sistemas de controle. Seu apetite por informação é crescente, não apenas por relatórios históricos, mas pela informação em tempo real. O motivo é simples. A gerência de operação entende que esta ferramenta pode ser utilizada para integrar o fluxo de informação e material e ajudá-los a fazer melhor utilização dos recursos como espaço, equipamento e mão-de-obra. Esta seção define a necessidade de informação precisa e oportuna e descreve como ela atende o duplo propósito de planejamento e gerenciamento das operações do armazém. Existem várias forças trabalhando por trás da necessidade de dados quantitativos no armazém:

• A complexidade está aumentando devido às necessidades do mercado e à adoção de tecnologias modernas como códigos de barras, computadores e sistemas de estocagem e movimentação
• A proliferação de produtos continua desafiando as operações do armazém com mais e mais itens a receber, estocar, separar e expedir
• A competição está aumentando e os clientes estão capitalizando este fato com demandas por lead-times mais curtos, embarques mais freqüentes e serviços de valor agregado sob as bandeiras do JIT e resposta rápida
• Como resultado da globalização, a freqüência de embarques internacionais com maior complexidade de informação e necessidades de movimentação está aumentando
• A própria tecnologia está mudando rapidamente. O computador usado para processar e controlar a informação está se tornando muito disponível. Microprocessadores para computadores pessoais se tornam poderosos e com queda de custo
• Ao mesmo tempo, a experiência das empresas no fornecimento de sistemas de operação está reduzindo o risco do usuário. A boa notícia é que conforme a necessidade de informação está aumentando, o mesmo acontece com a habilidade de capturá-la e gerenciá-la

O objetivo de um armazém é atender às necessidades de seus clientes, e ao mesmo tempo, utilizar totalmente seus recursos de espaço, equipamento e mão-de-obra. O dado é usado para gerenciar um armazém por meio da medição do desempenho e controle de operações.

4.1. Medição do desempenho

O valor da medição do desempenho é definido no conceito, você não pode gerenciar o que não pode medir. Alguns dos objetivos de administração mais comuns hoje tratam do serviço ao cliente, acuracidade do estoque, utilização de espaço e produtividade da mão-de-obra.

? 4.1.1. Serviço ao cliente

Os armazéns melhor administrados entendem o valor da armazenagem como arma de marketing. Empresas de destaque estão medindo o desempenho de embarque de seus fornecedores. Como resultado da tendência voltada a menos fornecedores, a competição está aumentando. As medições de serviços críticos trata das necessidades dos clientes – o produto certo, na condição boa, na quantidade correta, no momento esperado. A aquisição de dados úteis vem de uma variedade de fontes:

• Erros de expedição são levantados através das reclamações e devoluções dos clientes
• A habilidade de expedir pedidos dentro de uma janela de tempo predefinida é medida acompanhando o ciclo de atendimento do pedido
• O número de vezes que um cliente deve processar um recebimento está diretamente relacionado às linhas de pedidos em carteira e pode ser medido pelos “embarques por pedidos”

? 4.1.2. Acurácia do estoque

Freqüentemente, a acuracidade do estoque é medida em dinheiro, onde excessos e faltas para um grande número de itens pode resultar num pequeno ajuste líquido. Julgar o estoque como acurado é incorreto. Uma medição mais acurada é obtida somando o valor absoluto de todas as discrepâncias, indiferente de serem excessos ou déficits. Para atender às necessidades dos clientes, a quantidade de cada item em cada local de estoque deve ser correta.

? 4.1.3. Utilização de espaço

A preocupação mais comum no armazém é a falta de espaço. A redução do estoque e a necessidade de espaço de manufatura têm levado a reduções obrigatórias no espaço do armazém. Mas as reduções no estoque nem sempre resultam numa redução proporcional nas necessidades de espaço. Na verdade, se for comprada muita coisa errada, as necessidades podem aumentar. Comparar a quantidade de espaço necessária para efetivamente estocar o material no espaço utilizado resulta uma medida racional.

? 4.1.4. Produtividade da mão-de-obra

Apesar da ênfase sobre a redução das despesas, muitas operações do armazém exigem intensa mão-de-obra e seus gerentes entendem claramente a importância da produtividade da mão-de-obra. Existem dois níveis de medição da produtividade:

• Relatórios de atividade. Medem o processamento em termos de cargas unitárias, recebimentos, pedidos de clientes e itens de linha do recebimento na expedição
• Índices de mão-de-obra, isto é, processamento comparado com as horas-homem gastas e com o custo da mão-de-obra
• Quando os padrões de mão-de-obra são estabelecidos na mesma base da data do relatório de atividade, a comparação da mão-de-obra esperada e real resulta num verdadeiro sistema de medição da produtividade

4.2. Controle de operações

Talvez o benefício mais poderoso de um sistema de informação em tempo real seja a capacidade de próativamente, controlar a operação do armazém. Os tradicionais sistemas de controle de informação possuem, como nos indicadores de desempenho, um histórico registrado. Alguma das deficiências dos tradicionais sistemas de controle de informação:

• Como a informação é processada em lotes e os dados coletados durante um período não especificado ou variável do passado
• Quando o papel é usado para coleta de dados, lançamentos, movimento de pedidos e separação de documentos, erros de transposição e substituição resultarão em problemas de localização do estoque e acurácia do estoque
• Documentos de despacho manuais movimentam os pedidos de uma fila de atividades não priorizada para disposição, reabastecimento e separação de pedidos resultando em atrasos inevitáveis, custos excessivos de mão-de-obra e baixos níveis de serviço

A alternativa é um sistema de controle que colete dados automaticamente, processe os dados em tempo real e pró-ativamente gerencie a operação com pouco ou nenhum papel. A necessidade de informação para um sistema de controle sem papéis em tempo real é um banco de dados. O banco de dados define os parâmetros de operação e situação atual do armazém em termos de unidades de manutenção de estoque (SKUs), locais de estocagem, material recebido e pedidos de clientes. Com um banco de dados voltado às necessidades, torna-se prático a disposição direcionada, confirmação da disposição, separação direcionada, confirmação da separação, ciclos combinados de disposição/separação, aceleração transparente de pedidos urgentes e cross-docking. Os resultados serão maior produtividade, menor espaço necessário, melhor utilização de ativos e melhoria no serviço ao cliente.

4.3. Necessidades de planejamento estratégico

Como o desenvolvimento de sistema de controle sem papéis em tempo real, o planejamento e a implementação do aumento de capacidade do armazém é um processo de longo prazo. Os ingredientes para o sucesso incluem:

• Entender as tecnologias de movimentação, estocagem e controle de material
• Suporte em toda organização
• Análise metódica e imparcial, fundamentada num sólido banco de dados de informação

Os resultados serão o correto mix de tecnologia e procedimentos que atendem às futuras necessidades de estoque e do cliente. Muitas, se não todas as necessidades de informação para operação de um armazém também são necessárias para estabelecer a visão de onde a operação está encabeçada. Além disso, o planejador dependerá dos planos e negócios ou previsão de produção para prever necessidades futuras de estocagem, processamento e controle. Virtualmente, todo negócio viável possui um plano de negócios. Alguns são desenvolvidos formalmente, abordam um horizonte de planejamento específico e são atualizados periodicamente em conseqüência das mudanças das condições de negócio. Outros são menos formais e no mínimo refletem os objetivos da administração. Freqüentemente a previsão é reduzida como nada mais que uma suposição educada. Independentemente disso, o plano de negócios representa a visão da admistração em termos quantitativos e a missão do armazém a ser preparada para sustentar esta visão. A informação crítica fornecida pela previsão inclui:

• Níveis de vendas futuras
• Níveis de estoque
• Número do SKU por linha de produto

O desenvolvimento e a manutenção de um banco de dados de operação do armazém podem ser realizados ou com a cooperação e suporte do grupo de suporte aos sistemas de informação em sua empresa ou com a compra de um sistema de controle do armazém de um fornecedor. O que é crítico é que o sistema seja dirigido pelas necessidades do armazém, ofereça um local para estocar, gerenciar e processar a informação e atenda às necessidades de operação.

Veja também: Avaliação das operações do armazém

Veja também: Planejamento do armazém: uma atividade contínua

Por: IMAM