Padrão Descritivo de Materiais (PDM): o que é e como implementar

PDM em resumo: O padrão descritivo de materiais (PDM), chamado de Master Data Management (MDM) fora do Brasil, é um sistema de catalogação que identifica, descreve, classifica e parametriza cada material de forma padronizada. Ele se apoia em quatro elementos: o manual PDM, as estruturas PDM, a taxonomia e os procedimentos. Assim, acaba com as confusões de troca de produtos.

O padrão descritivo de materiais (PDM) nasce de um problema comum: o cadastro de materiais que chega ao caos. Duplicidades, inconsistências, lacunas, erros e falhas de vínculo se multiplicam com o tempo. Além disso, o quadro piora quando faltam procedimentos, quando a manutenção dos dados é descentralizada ou quando faltam recursos para manter a ordem.

De acordo com o acervo técnico da IMAM, poucas empresas podem afirmar com certeza que não têm duplicidades ou inconsistências no cadastro do sistema de gestão. Por isso, este artigo explica o que é o PDM e como ele se organiza.

O que é o padrão descritivo de materiais?

O PDM é um processo para eliminar confusões de troca de produtos. Em outras palavras, é um sistema de catalogação efetivo. No Brasil, ele é conhecido como Padrão Descritivo de Materiais; em outros países, como Master Data Management (MDM).

Na metodologia da IMAM Consultoria, então, a implementação começa por um manual. Esse manual estabelece procedimentos e ferramentas que facilitam a identificação, a descrição, a classificação e a parametrização de todos os materiais armazenados e controlados na empresa. Dessa forma, o objetivo é um padrão preciso, unificado e uniforme. Assim, o PDM funciona como um protocolo de comunicação.

Benefícios do padrão descritivo de materiais

• Precisão na identificação dos materiais.
• Organização das informações cadastrais, da documentação e dos contratos.
• Menos erros operacionais, não conformidades e devoluções.
• Contenção de custos operacionais.
• Saneamento do capital de giro imobilizado.
• Agilidade nos processos de compras, armazenagem e atendimento.
• Viabilidade de sistemas de resposta rápida.
• Melhor acurácia das informações e melhor rastreabilidade na cadeia de abastecimento.
• Unificação de empresas, sistemas e catálogos.
• Apoio às incorporações e consolidações de estoques e às compras e vendas por catálogos eletrônicos.

Os quatro elementos do PDM

Em síntese, o sistema envolve o manual PDM, um modelo de taxonomia, as estruturas PDM e os procedimentos. Além disso, softwares de apoio entram quando o volume de informações exige.

1. Manual do padrão descritivo de materiais

Em primeiro lugar, o manual define as políticas e as regras de manutenção do cadastro. Além disso, esclarece os termos, a fim de nivelar o conhecimento entre os envolvidos. Por exemplo, ele trata da centralização do cadastramento, da abrangência, das incorporações, da homologação, do saneamento dos estoques, do controle, da auditoria e das responsabilidades.

O princípio mais importante é que a finalidade do código é identificar, e não catalogar. Afinal, o erro mais comum é codificar os materiais pela aplicação. No entanto, diferentes aplicações não determinam diferentes códigos. Para identificar corretamente, o código precisa de nove atributos:

Atributo	O que o código deve ter
Unicidade	Apenas um código para cada SKU (unidade distinta mantida em estoque)
Simplicidade	Ser fácil de compreender e de usar
Formato	Ser estruturado, de preferência com numeração sequencial automatizada
Concisão	Ser sucinto e objetivo
Expansividade	Suportar o crescimento da empresa
Operacionalidade	Ser prático e robusto
Versatilidade	Prever as diversas aplicações
Estabilidade	Ser perene
Confiabilidade	Assegurar a identificação esperada

Já na descrição, é preciso normalizar o conteúdo. Ou seja, o manual define regras de redação, tamanho máximo, abreviações, separadores, caracteres vetados, um formato padrão e um processo de validação. A descrição combina um nome padronizado com características:

• Nome básico: o substantivo que diz o que o item é.
• Nome modificador: o termo que qualifica o nome básico.
• Característica técnica: obrigatória, porque especifica e distingue a SKU.
• Característica complementar: não distingue uma SKU das demais, mas associa informações administrativas relevantes.

2. Estruturas PDM

A estrutura PDM é a relação de características técnicas obrigatórias e complementares necessárias e suficientes para descrever uma SKU ou um grupo de SKUs. Assim, ao definir a estrutura, a empresa identifica os campos exigidos e, quando cabe, as regras de validação desses campos. Por vezes, o volume de informações pede um software especializado para gerenciar esses procedimentos.

3. Taxonomia

Para classificar o universo de materiais, a empresa monta uma árvore PDM. Ou seja, essa árvore agrupa as SKUs por critérios de similaridade, como as características técnicas mais relevantes do grupo. Os modelos de classificação mais populares são dois:

• UNSPSC: classifica os itens em ramificações, numa hierarquia de importância baseada na natureza dos materiais.
• NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): baseada no Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias, facilita as transações entre Brasil, Argentina, Paraguai e Uruguai com tarifas comuns. No Brasil, a NCM está conjugada com a tabela de incidência do IPI.

4. Procedimentos

Por fim, os procedimentos formalizam a inclusão, a alteração e a exclusão de registros no cadastro. Da mesma forma, orientam a manutenção das estruturas PDM, a requisição de novos materiais e o saneamento de itens similares.

Fonte: acervo técnico da IMAM, revista intraLOGÍSTICA. Leia o artigo original em PDF. Conheça também a IMAM Consultoria.

Conclusão

Em conclusão, muitas empresas ainda subestimam a catalogação correta de materiais. Contudo, a solução definitiva para eliminar as confusões de troca de produtos é implementar o padrão descritivo de materiais. Para isso, a empresa deve começar pela capacitação de quem planeja e controla o procedimento e de quem fará o saneamento dos dados, ajustando a solução à sua realidade.

Conteúdos complementares recomendados

• Codificação de materiais: O tema de código e descrição em detalhe.
• SKU: significado e como definir: A unidade que o código PDM identifica.
• Acuracidade de estoque: Um dos ganhos de um cadastro saneado.