Recebimento de mercadorias em pequenas e médias empresas: problemas e boas práticas

Sumário executivo

Recebimento de mercadorias em resumo: O recebimento de mercadorias é a etapa que garante que os materiais comprados cheguem na quantidade e na qualidade especificadas e no local certo. Nas pequenas e médias empresas, ele costuma ser negligenciado, o que gera atrasos, erros de estoque, produtos avariados e falhas de segurança. Por isso, o post recomenda processo padronizado, tecnologia, treinamento e bons fornecedores.

O processo de recebimento de mercadorias é uma etapa fundamental para o bom andamento das demais atividades operacionais e administrativas das empresas, independente do seu tamanho ou faturamento.

Por ser tratar de um processo que demanda recursos: pessoas, sistemas e equipamentos por vezes ele é negligenciado nas pequenas e médias empresas, podendo causar uma série de problemas como:

Atrasos na produção e no atendimento ao cliente: Se as mercadorias não forem recebidas e conferidas com precisão no momento de entrega, isso pode causar um atraso na produção, na montagem ou a revenda dos produtos;

Erros no estoque: Divergências entre as quantidades de produtos no sistema versus a quantidade real, podem causar problemas no planejamento de compras e reposição dos produtos, por conta de uma baixa qualidade na informação disponível em sistema, fruto da ausência de um processo adequado;

Produtos avariados ou com defeitos (má qualidade): A falta de um processo adequado permite que os produtos com defeitos e/ou avarias, passem despercebidos, ocasionando custos com devoluções, retrabalho e perda de reputação;

Falta de segurança: Acesso de pessoas não autorizadas, acesso a informações confidenciais, ocorrência de roubos são riscos aos quais as empresas estão suscetíveis, por não terem controle do seu processo de recebimento.

Importante ressaltar os objetivos do processo de recebimento de mercadorias na empresa:

Assegurar que os materiais adquiridos sejam recebidos na quantidade e qualidade especificadas.

Assegurar que o material adequado esteja, na quantidade devida e no local certo, quando necessário.

Impedir que haja divergências no inventário e perdas de qualquer natureza não identificadas.

Para que isso seja possível é crucial que a empresa tenha uma área com as instalações adequadas e recursos suficientes para um atendimento rápido e eficiente aos fornecedores que realizam as entregas, bem como para as demais áreas da empresa que demandam os produtos recebidos.

Destacamos abaixo as principais ações que as pequenas e médias empresas precisam adotar para que implementar um processo eficiente de recebimento de mercadorias:

Construir um processo de recebimento padronizado: Definir o processo com etapas claras, definindo o papel e responsabilidade de cada integrante. Importante conter as regras de recebimento alinhado com as diretrizes fiscal, financeira e qualidade da empresa.

Sempre que possível utilizar tecnologia para automatizar as tarefas: Softwares de gestão do estoque e do processo de recebimento, ferramentas para leitura de código de barras, podem ser utilizados para automatizar tarefas repetitivas.

Treinamento: Treinar e manter os funcionários atualizados sobre as mudanças do processo é de extrema importância para garantir a qualidade e produtividade do processo.

Estabelecer um bom relacionamento com os fornecedores: Desenvolver uma cadeia de fornecedores confiável, que cumpram prazos e entreguem produtos com as especificações estabelecidas com objetivo de minimizar erros e retrabalhos.

Aliadas as ações acima descritas, não podemos deixar de citar práticas que auxiliam na manutenção da qualidade do processo: garantem de forma consistente a sua performance:

Realizar auditorias do processo: Avaliar periodicamente o processo com objetivo de identificar oportunidades de melhoria e garantir que o processo esteja funcionando conforme o planejado.

Estabelecer um processo eficaz de comunicação com o fornecedores: Eficiência e agilidade nas tratativas de não conformidades que possam ser encontradas no decorrer do processo de recebimento.

Gestão do processo via indicadores chaves (KPI´s):  Monitorar o desempenho do processo propor melhorias e desafios para o time.

Com base em nossa experiência em diversos projetos de implementação do processo de recebimento de mercadorias, constatamos que o maior desafio é a falta de regras e procedimentos, investir tempo e recursos para otimizar o processo podem trazer uma série de benefícios para pequenas e médias empresas a longo prazo.

Em nossos projetos avaliamos o nível de maturidade em gestão de processos e recebimento de mercadorias, fornecemos capacitação das equipes e através de um processo de mentoria, trabalhamos a consistência na análise e solução de problemas através da nossa metodologia de gestão e com isso garantimos um processo robusto alinhado com os objetivos da empresa.  

Problemas de um recebimento de mercadorias sem processo

Em resumo, os problemas apontados no post:

Problema	O que o post aponta
Atrasos na produção e no atendimento	Mercadorias não conferidas com precisão atrasam a produção, a montagem ou a revenda
Erros no estoque	Divergência entre o sistema e a quantidade real prejudica compras e reposição
Produtos avariados ou com defeito	Passam despercebidos e geram devoluções, retrabalho e perda de reputação
Falta de segurança	Acesso de pessoas não autorizadas, acesso a informações confidenciais e roubos

Perguntas frequentes sobre recebimento de mercadorias

Conteúdos complementares recomendados

• Recebimento de mercadoria: Além disso, o processo de recebimento em detalhe.
• Dicas de inspeção no recebimento de materiais: Como conferir quantidade e qualidade.
• Arquivo XML no recebimento de materiais: Por fim, a nota fiscal analisada antes da chegada.