Benefícios do Arquivo XML no Recebimento de Materiais

O arquivo XML (Extensive Markup Language) é a sigla de uma linguagem para a estruturação dos dados, com regras específicas para a formatação de documentos, de forma que possa ser facilmente compartilhado pela internet e ser lido e interpretado por diferentes sistemas de informação. No Brasil foi adotado pelo Governo Federal para os arquivos das Notas Fiscais Eletrônicas que podem ser obtidas no site da Secretaria da Fazenda.

A obtenção dos dados das notas fiscais via arquivo XML permitem a realização da análise de divergência das informações dos materiais que serão recebidos de forma antecipada, tais como pedidos em aberto, quantidades, preços, impostos, etc.. O que antes era de forma manual e realizada somente na chegada dos veículos e com a apresentação física da nota fiscal, com arquivo XML existe a possibilidade inclusive de ser realizado de forma automatizada, com a integração ao sistema de informações.

Havendo divergência nos dados fiscais, a possibilidade é de corrigi-los antes dos veículos encostarem na doca para a descarga, de acessarem o site operacional, ou até mesmo antes de serem expedidos pelos fornecedores. Evitando que os materiais fiquem aguardando no recebimento até a resolução das pendências para a continuidade dos processos de armazenagem e de abastecimento da produção ou manutenção.

Proporcionando maior agilidade no fluxo de entrada de veículos, estocagem de materiais e a sua disponibilização para as áreas produtivas de forma controlada, com a devida entrada contábil dos estoques no sistema de informações, com a análise fiscal previamente realizada é feita a conferência física e os materiais podem ser destinados às operações com agilidade e controle dos estoques.

Podendo reduzir a necessidade de espaço no recebimento de materiais, melhorar o aproveitamento das docas de descarga e reduzir a espera de veículos no pátio, dependendo do porte da operação, dos processos internos e do fluxo de materiais e de veículos.

Promovendo também a melhoria da Acuracidade dos Estoques (Indicador sinônimo de confiabilidade/qualidade das informações do inventário físico x sistêmico) devido a tendência dos materiais urgentes, que estão com problemas de divergência de Nota Fiscal, serem utilizados pela produção ou manutenção sem a entrada no estoque contábil, ocasionando falta de acuracidade logo no início do processo operacional.

Veja também: Bloco K: Dificuldades e Ganhos da Implementação

Por: Guilherme Almada