Supply Chain e Logística
Arquivo XML no recebimento de materiais: benefícios para a operação
Sumário executivoXML no recebimento de materiais em resumo: O arquivo XML é uma linguagem de estruturação de dados que, no Brasil, o Governo Federal adotou para as Notas Fiscais Eletrônicas. No recebimento de materiais, ele permite analisar divergências de pedidos, quantidades, preços e impostos antes da chegada do veículo. Assim, a empresa corrige pendências com antecedência, agiliza a descarga e melhora a acuracidade dos estoques.
O arquivo XML (Extensive Markup Language) é a sigla de uma linguagem para a estruturação dos dados, com regras específicas para a formatação de documentos, de forma que possa ser facilmente compartilhado pela internet e ser lido e interpretado por diferentes sistemas de informação. No Brasil foi adotado pelo Governo Federal para os arquivos das Notas Fiscais Eletrônicas que podem ser obtidas no site da Secretaria da Fazenda.
A obtenção dos dados das notas fiscais via arquivo XML permitem a realização da análise de divergência das informações dos materiais que serão recebidos de forma antecipada, tais como pedidos em aberto, quantidades, preços, impostos, etc.. O que antes era de forma manual e realizada somente na chegada dos veículos e com a apresentação física da nota fiscal, com arquivo XML existe a possibilidade inclusive de ser realizado de forma automatizada, com a integração ao sistema de informações.
Havendo divergência nos dados fiscais, a possibilidade é de corrigi-los antes dos veículos encostarem na doca para a descarga, de acessarem o site operacional, ou até mesmo antes de serem expedidos pelos fornecedores. Evitando que os materiais fiquem aguardando no recebimento até a resolução das pendências para a continuidade dos processos de armazenagem e de abastecimento da produção ou manutenção.
Proporcionando maior agilidade no fluxo de entrada de veículos, estocagem de materiais e a sua disponibilização para as áreas produtivas de forma controlada, com a devida entrada contábil dos estoques no sistema de informações, com a análise fiscal previamente realizada é feita a conferência física e os materiais podem ser destinados às operações com agilidade e controle dos estoques.
Podendo reduzir a necessidade de espaço no recebimento de materiais, melhorar o aproveitamento das docas de descarga e reduzir a espera de veículos no pátio, dependendo do porte da operação, dos processos internos e do fluxo de materiais e de veículos.
Promovendo também a melhoria da Acuracidade dos Estoques (Indicador sinônimo de confiabilidade/qualidade das informações do inventário físico x sistêmico) devido a tendência dos materiais urgentes, que estão com problemas de divergência de Nota Fiscal, serem utilizados pela produção ou manutenção sem a entrada no estoque contábil, ocasionando falta de acuracidade logo no início do processo operacional.
Veja também: Bloco K: Dificuldades e Ganhos da Implementação
Benefícios do XML no recebimento de materiais
Em resumo, os benefícios apontados no post:
| Benefício | O que o post afirma |
|---|---|
| Análise antecipada | Divergências de pedidos, quantidades, preços e impostos verificadas antes da chegada |
| Correção prévia | Pendências corrigidas antes da descarga ou até antes da expedição pelo fornecedor |
| Fluxo mais ágil | Menos espaço no recebimento, melhor uso das docas e menos espera de veículos no pátio |
| Acuracidade dos estoques | Evita o uso de material urgente sem entrada no estoque contábil |
Perguntas frequentes sobre arquivo XML no recebimento de materiais
O que é arquivo XML?
XML é a sigla de Extensible Markup Language, uma linguagem de marcação para estruturar dados, com regras específicas de formatação, para que os documentos possam ser compartilhados pela internet e lidos por diferentes sistemas de informação. No Brasil, é o formato adotado pelo Governo Federal para as Notas Fiscais Eletrônicas, obtidas no site da Secretaria da Fazenda.
Para que serve o XML da nota fiscal no recebimento?
Serve para analisar antecipadamente as divergências dos materiais que vão chegar, como pedidos em aberto, quantidades, preços e impostos. O que antes era manual e feito só com a nota física na chegada do veículo pode ser automatizado com a integração ao sistema, permitindo corrigir problemas antes da descarga ou até antes da expedição pelo fornecedor.
Como o XML agiliza o recebimento de materiais?
Com a análise fiscal feita antes, a conferência física libera os materiais com agilidade para a armazenagem e para as áreas produtivas, com a devida entrada contábil no estoque. Isso pode reduzir o espaço necessário no recebimento, melhorar o uso das docas e diminuir a espera de veículos no pátio.
Qual a relação entre o XML e a acuracidade dos estoques?
Materiais urgentes com divergência de nota fiscal tendem a ser usados pela produção ou pela manutenção sem entrada no estoque contábil, o que gera falta de acuracidade logo no início do processo. Ao antecipar a correção pelo XML, a empresa evita esse problema e melhora a confiabilidade entre o inventário físico e o sistêmico.
Conteúdos complementares recomendados
- Recebimento de mercadorias em pequenas e médias empresas: Além disso, como estruturar o processo de recebimento.
- Bloco K: dificuldades e ganhos: O artigo indicado no post.
- Acuracidade de estoque: Por fim, como medir a confiabilidade do saldo.
