Projetos logísticos: como evitar o fracasso em oito ações

Projetos logísticos em resumo: Projetos logísticos fracassam por gerentes inexperientes, escopo mal definido, falta de apoio da direção, comunicação falha e riscos não mapeados. Para evitar isso, defina escopo e premissas, escolha bem os envolvidos, crie um plano de comunicação, garanta ferramentas e apoio, envolva a direção, mapeie os riscos e decida em conjunto.

Evitar que projetos logísticos fracassem é essencial para todo gerente de projetos e para as equipes de execução. Para isso, são necessários planejamento, capacitação e organização. Este artigo, baseado no acervo técnico da IMAM, mostra as causas mais comuns de fracasso, como medir o sucesso e oito ações preventivas.

Por que projetos logísticos fracassam

O PDF lista 19 aspectos que podem levar um projeto ao fracasso. Em resumo, dá para agrupá-los assim:

• Pessoas: gerentes inexperientes ou mal treinados, equipe sem capacitação técnica, falta de liderança e de poder de decisão, stakeholders inadequados ou pouco envolvidos.
• Gestão: falta de apoio gerencial, equipe interna isolada do time externo, falhas de comunicação, documentação e acompanhamento.
• Planejamento: escopo inadequado aos recursos, prazos e custos, estimativas pouco precisas, premissas mal definidas e implementação frágil.
• Contexto: falta de entendimento da cultura da empresa, riscos mal mapeados, metodologia e ferramentas inadequadas e infraestrutura ausente.
• Decisão: falta de flexibilidade do gerente e decisões por convicção pessoal, sem base técnica.

Evidentemente, outros fatores também podem atrapalhar. Por isso, eles devem ser identificados com antecedência.

Como saber se o projeto teve sucesso

Medir o sucesso nem sempre é fácil, porque nem todos os critérios são exatos. A tabela resume os quatro pontos principais.

Critério	Tipo	Como avaliar
Prazo e orçamento atendidos	Quantitativo	Indicadores exatos
Requisitos de escopo e produtos	Qualitativo	Depende de interpretação e pode gerar discussão
Resultados operacionais positivos	Quantitativo	Indicadores exatos
Convencimento dos executivos	Qualitativo	Depende de percepção e convicção pessoal

Além disso, por mais clara que seja a proposta técnica, sempre haverá espaço para interpretações. Mesmo com tudo atendido, aliás, os executivos podem achar que o projeto não deu certo. Por isso, o relacionamento interpessoal e a empatia do gerente e da equipe pesam muito no quadro final.

Um bom projeto não garante o resultado

Por exemplo, um especialista americano em projetos resumiu assim: a operação pode ser bem sucedida, mas o paciente morrer mesmo assim. Ou seja, um excelente projeto é fundamental, mas a implementação também depende do envolvimento dos líderes, do apoio da alta direção, da prioridade dada ao projeto e da liberação dos recursos.

Além disso, o PDF cita grandes fracassos de projetos logísticos. Primeiro, um novo armazém automatizado de uma atacadista de medicamentos reduziu a capacidade de atendimento e levou a empresa a ser vendida. Em seguida, uma montadora investiu US$ 40 bilhões em robôs com muitos problemas, enquanto uma concorrente focou o lean, sem grandes investimentos e com resultados superiores. Por fim, a reformulação da cadeia de uma fabricante de aeronaves, em 2007, atrasou um lançamento em dois anos e custou US$ 2 bilhões a mais.

Oito ações para proteger projetos logísticos

1. Defina o escopo e as premissas, e alinhe todos os envolvidos sobre execução e produtos.
2. Defina os stakeholders: em primeiro lugar, uma equipe capacitada; além disso, responsáveis do cliente com poder de decisão.
3. Crie um plano de gestão e comunicação, com documentos, periodicidade e conteúdo.
4. Garanta infraestrutura e ferramentas, por exemplo TI, sistemas e local adequado.
5. Obtenha apoio e comprometimento dos contratantes para cumprir escopo e cronograma.
6. Envolva a direção, que deve concordar antes com escopo, objetivos e premissas.
7. Mapeie todos os riscos, assim você reduz problemas na implementação.
8. Crie um fórum de decisões, sem ações baseadas só em opinião pessoal.

Fonte: acervo técnico da IMAM, revista intraLOGÍSTICA. Leia o artigo original em PDF. Conheça também a IMAM Consultoria.

Conclusão

Em suma, projetos logísticos fracassam mais por falhas de gestão e de pessoas do que por falta de técnica. Além disso, os grandes casos mostram que o projeto precisa ser planejado em detalhe, com todos os riscos mapeados. Assim, quem cuida das oito ações acima reduz bastante a chance de fracasso e chega ao fim com resultados que os executivos reconhecem.

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